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Automatische E-Mails verstehen

weboffice verschickt automatisch verschiedene Arten von E-Mails an Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter – je nachdem, welche Vorgänge in deinem Betrieb stattfinden. Diese Seite zeigt dir, welche automatischen E-Mails das System versendet und was darin enthalten ist.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die E-Mails werden automatisch verschickt, sobald der entsprechende Vorgang in weboffice stattfindet. Damit der E-Mail-Versand funktioniert, muss die E-Mail-Verbindung zuvor eingerichtet sein – siehe dazu E-Mail-Versand einrichten.

So gehst du vor

weboffice versendet E-Mails vollautomatisch. Du rufst die jeweilige Funktion auf und weboffice sendet die entsprechende E-Mail – du musst nichts Weiteres tun. Hier ist ein Überblick, wann welche E-Mail versendet wird:

1. Test-E-Mail verschicken

Wenn du die E-Mail-Einstellungen testest, verschickt weboffice eine Test-E-Mail. Sie enthält den Text, den du zum Testen eingegeben hast. So kannst du prüfen, ob der E-Mail-Versand richtig konfiguriert ist.

2. Rechnung an Kunden

Sobald du eine Rechnung verschickst, sendet weboffice eine E-Mail mit der Rechnungsnummer und einer Kopie der Rechnung als Anlage. Der Kunde erhält so sofort eine digitale Kopie.

3. Mahnung bei Zahlungsverzug

Wenn eine Rechnung überfällig ist, kann weboffice eine Mahnung verschicken. Die E-Mail enthält den Mahntext und eine Kopie der ursprünglichen Rechnung.

4. Eingangsrechnung von Lieferanten verarbeitet

Wenn ein Lieferant dir eine Rechnung per E-Mail sendet und weboffice diese einliest, versendet das System automatisch eine Rückmeldung an den Lieferanten:

Bei erfolgreicher Verarbeitung: weboffice sendet eine Bestätigung mit der neuen Belegnummer, dem Lieferantennamen, dem Betrag und dem Rechnungsdatum.
Bei Verarbeitungsproblemen: weboffice sendet eine Warnung, dass die Rechnung nicht automatisch ausgelesen werden konnte. Sie liegt als Entwurf vor, und du kannst sie manuell fertigstellen.
Bei unbekanntem Absender: Wenn die E-Mail-Adresse des Lieferanten nicht im System bekannt ist, erhält er eine Benachrichtigung, dass die Verarbeitung nicht möglich war.

5. Kontaktanfrage über Website-Formular

Wenn ein Interessent über ein Kontaktformular auf deiner Website eine Anfrage stellt, erhält dein Team eine E-Mail mit allen eingefüllten Informationen und der Bitte, zeitnah zu antworten. Die E-Mail listet alle Formularfelder mit den eingetragenen Werten auf.

6. Reservierungsbestätigung oder Absage (Restaurant)

Wenn du ein Restaurant betreibst und Gäste eine Reservierung buchen, sendet weboffice eine E-Mail mit der Bestätigung oder Absage. Sie enthält das Datum, die Uhrzeit, die Anzahl der Personen, den Namen des Gastes und die Adresse des Restaurants.

7. Bestellung an Lieferanten

Wenn du eine Bestellung an einen Lieferanten aufgibst, verschickt weboffice eine E-Mail mit den Bestelldetails – entweder als Kopie an den Lieferanten oder als interner Beleg.

8. Gutschein an Empfänger

Wenn du einen Gutschein verschickst, erhält der Empfänger eine E-Mail mit den Gutscheindaten.

9. Bon vom Kassensystem

Wenn du an der Kasse einen Bon druckst und gleichzeitig eine E-Mail-Adresse eingibst, kann weboffice den Bon automatisch per E-Mail versenden.

10. Zeiterfassungsanfrage an Vorgesetzten

Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag zur Zeiterfassung einreicht (etwa für Urlaubstage oder Krankheit), erhält sein Vorgesetzter eine E-Mail mit einem Link zur Bearbeitung des Antrags direkt in weboffice.

Aufbau der automatischen E-Mails

Alle automatischen E-Mails folgen einem einheitlichen Design deines Unternehmens. Jede E-Mail:

Betreffzeile: Beschreibt kurz den Vorgang (z. B. „Rechnung #12345", „Ihre Reservierung bei [Restaurantname]")
Relevante Daten: Zeigt Nummern, Beträge, Daten, Namen und andere wichtige Informationen übersichtlich auf
Links: Bei Bedarf verlinkt die E-Mail direkt zum entsprechenden Arbeitsbereich in weboffice, damit der Empfänger schnell handeln kann
Responsive Design: Die E-Mail ist so gestaltet, dass sie auf dem Handy und am Desktop lesbar ist

Was danach passiert

Die E-Mail wird unmittelbar nach dem Vorgang versendet. Der Empfänger erhält sie in seinem E-Mail-Postfach und kann darauf reagieren – etwa indem er eine Rechnung bezahlt, eine Reservierung bestätigt oder einen Antrag bearbeitet.

Die meisten E-Mails sind reine Benachrichtigungen. Manche enthalten Links, über die der Empfänger direkt in weboffice zur Bearbeitung springen kann. Bei Eingangsrechnungen von Lieferanten erhält dieser automatisch Rückmeldung, ob die Verarbeitung erfolgreich war.

Tipps und Hinweise

Test-E-Mails vor dem Produktivbetrieb: Versende immer eine Test-E-Mail, bevor du mit automatischen E-Mails arbeitest. So prüfst du, ob der E-Mail-Versand richtig konfiguriert ist und die Absenderadresse gültig ist.
Absenderadresse und Firmendaten korrekt eintragen: Die E-Mails werden von der Adresse versendet, die du in den E-Mail-Einstellungen hinterlegt hast. Viele E-Mails enthalten außerdem den Namen deines Unternehmens oder deines Standorts – trage diese Daten in den Firmendaten und Standortdaten ein.
Eingangsrechnungen nicht verarbeitet?: Wenn E-Mails von Lieferanten nicht verarbeitet werden, überprüfe, ob die Absenderadresse im System als Lieferant bekannt und mit einer E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
E-Mail-Vorlagen anpassen: Für manche E-Mails (etwa Rechnungen, Mahnungen, Gutscheine) kannst du die Vorlage und den Inhalt anpassen – siehe E-Mail-Vorlagen verwalten.