Hier stellst du ein, wie deine Kunden online Termine bei dir buchen können. Du legst fest, welche Dienstleistungen buchbar sind, welche Mitarbeiter sie durchführen dürfen, und konfigurierst die Bedingungen und Texte für das Buchungsportal.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration.
- Wähle System-Standorte.
- Klicke auf einen Standort.
- Scrolle zur Registerkarte Online-Terminbuchung.
Voraussetzungen
Dein Modul muss Online-Terminbuchung unterstützen. Es müssen bereits Dienstleistungen als Artikel angelegt sein.
So gehst du vor
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten
- Im Bereich E-Mail-Empfänger klickst du auf Hinzufügen.
- Trage eine E-Mail-Adresse ein – diese Person wird bei jeder Buchung benachrichtigt.
- Wiederhole das für alle E-Mail-Adressen, die Benachrichtigungen erhalten sollen. Zum Löschen einer Adresse klickst du auf das Mülleimer-Symbol in ihrer Zeile.
Mitarbeiter und ihre Dienstleistungen freigeben
Im Bereich Mitarbeiter-Dienstleistungen lässt du fest, welcher Mitarbeiter welche Dienstleistung durchführen darf. Dies ist die Grundlage dafür, dass Kunden später buchen können.
- Sieh dir die Tabelle an. Oben links befindet sich eine Spalte mit Checkboxen, darunter die Spalte Artikel mit deinen Dienstleistungen. Danach folgen Spalten mit den Mitarbeiter-Bildern.
- Setze ein Häkchen in der Zeile einer Dienstleistung, um sie für einen Mitarbeiter freizugeben – oder mehrere Häkchen gleichzeitig:
- Ein Mitarbeiter für alle Dienstleistungen: Klicke auf das Bild des Mitarbeiters in der Kopfzeile.
- Eine Dienstleistung für alle Mitarbeiter: Klicke auf die Checkbox ganz links in der Zeile der Dienstleistung.
- Einzelne Kombination: Klicke auf die Checkbox im Schnittpunkt von Mitarbeiter und Dienstleistung.
- Wiederhole das für alle Artikel-Optionen (Auswahlmöglichkeiten innerhalb von Dienstleistungen), wenn es welche gibt. Sie werden darunter in einer zweiten Tabelle angezeigt.
Buchungslinks vorbereiten
Im Bereich Link-Generator für Terminbuchungen kannst du direkt Links erzeugen, die Kunden zu einer bestimmten Dienstleistung, einem Mitarbeiter oder einem Datum führen – praktisch für E-Mails oder deine Website.
- Wähle optional eine Dienstleistung, einen Mitarbeiter und ein Datum aus den Auswahlfeldern.
- Klicke auf Link kopieren – der Link wird in deine Zwischenablage kopiert und du kannst ihn versenden.
- Mit Zurücksetzen leerst du die Auswahl wieder.
Online-Buchungen freigeben und konfigurieren
Im Bereich Online-Terminbuchung aktivierst du das Portal und stellst die Texte ein, die deine Kunden sehen.
- Trage eine Standort-Beschreibung ein (optional), die im Buchungsportal sichtbar ist.
- Trage unter Bedingungen bei Onlinebuchung die Regeln ein, die gelten (z.B. Mindestdauer, Vorbereitungszeit).
- Trage unter Stornobedingungen auf, wie Kunden Termine absagen können – dieser Text erscheint in der Bestätigung und in Erinnerungen.
- Trage unter Wichtige Informationen zusätzliche Hinweise ein (z.B. Anfahrtsweg, erforderliche Unterlagen) – dieser Text wird überall angezeigt.
- Wenn deine Kunden sich mit einer SMS bestätigen sollen, setze ein Häkchen bei Registrierung mit SMS-Code bestätigen.
- Setze ein Häkchen bei Online-Terminbuchung aktivieren – damit ist das Portal live.
- Falls aktiviert: Setze Paralleles Buchen verhindern auf Häkchen, wenn mehrere Buchungen zur gleichen Zeit nicht erlaubt sind.
- Stille unter Minimale Vorlaufzeit für Buchungen ein, wie lange vorher ein Termin mindestens gebucht werden muss (z.B. 24 Stunden).
- Falls dein Modul KI-Beratung unterstützt und du sie anbieten möchtest, setze ein Häkchen bei KI-Beratung anbieten.
- Stelle unter Terminerinnerung ein, wann Kunden eine Erinnerung erhalten (z.B. 24 Stunden vor dem Termin).
- Stelle unter Verkaufsnachricht ein, wann nach dem Termin eine Nachricht versendet wird (z.B. 1 Stunde danach).
- Wenn du eine Anzahlung verlangst:
- Setze ein Häkchen bei Anzahlung bei Onlinebuchung erforderlich.
- Wähle, ob es Prozentual oder ein Fixbetrag sein soll.
- Trage den Prozentsatz oder Betrag ein.
- Trage unter Mindestbestellwert für Anzahlung ein, ab welchem Gesamtpreis die Anzahlung fällig wird.
Buchbarkeit nach Wochentagen steuern
Im Bereich Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen legst du fest, an welchen Tagen welche Dienstleistung nicht gebucht werden kann (z.B. montags geschlossen).
- Sieh dir die Tabelle an. Jede Zeile ist eine Dienstleistung, jede Spalte ein Wochentag (abgekürzt: Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So).
- Setze ein Häkchen in einer Zelle, um die Dienstleistung an diesem Tag buchbar zu machen – oder mehrere auf einmal:
- Eine Dienstleistung an allen Tagen: Klicke auf die Checkbox ganz links in ihrer Zeile.
- Einen ganzen Wochentag freigeben: Klicke auf die Checkbox in der Kopfzeile des Wochentags.
- Einzelner Tag: Klicke auf die Checkbox im Schnittpunkt.
Speichern
- Scrolle nach oben oder unten und klicke auf Speichern (oben oder unten auf der Seite). Alle Einstellungen sind jetzt aktiv.
Aufbau der Online-Terminbuchung
E-Mail-Empfänger: Eine Liste mit E-Mail-Adressen, die bei jeder Buchung eine Benachrichtigung erhalten.
Mitarbeiter-Dienstleistungen: Eine Tabelle, in der jede Zeile eine Dienstleistung ist und jede Spalte einen Mitarbeiter darstellt. Häkchen bedeuten, dass dieser Mitarbeiter diese Dienstleistung durchführen darf.
Link-Generator für Terminbuchungen: Auswahlfelder für Dienstleistung, Mitarbeiter und Datum, mit denen du einen direkten Buchungslink erzeugst.
Online-Terminbuchung: Textfelder für Beschreibungen, Bedingungen und Informationen, sowie Schalter (Häkchen) für Aktivierungen und Optionen wie Anzahlung oder SMS-Bestätigung. Oben zeigt ein Link, unter welcher Adresse das Buchungsportal erreichbar ist.
Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen: Eine Tabelle, in der Häkchen anzeigen, an welchen Tagen welche Dienstleistung online gebucht werden kann.
Was danach passiert
Deine Einstellungen werden gespeichert. Das Online-Buchungsportal ist unter der angezeigten Adresse erreichbar – Kunden können jetzt Termine buchen, wenn du die Buchung aktiviert hast. Bei jeder Buchung erhalten die hinterlegten E-Mail-Adressen eine Benachrichtigung.
Tipps und Hinweise
- Link teilen: Kopiere den generierten Link und schicke ihn Kunden per Mail oder poste ihn auf deiner Website – so landen sie direkt bei der gewünschten Dienstleistung.
- Anzahlung optional: Wenn du keine Anzahlung brauchst, lass das Häkchen weg – Kunden können dann direkt buchen.
- Vorbereitungszeit: Die minimale Vorlaufzeit verhindert, dass Kunden Last-Minute-Termine buchen, wenn du noch Vorbereitungszeit brauchst.
- Wochentage planen: Nutze die Wochentag-Tabelle, um z.B. bestimmte Leistungen nur unter der Woche anzubieten oder freitags auszuschließen.