Ein Restaurant mit Räumen und Tischen einrichten

Hier legst du dein Gastronomie-Geschäft an: du bestimmst, wie Reservierungen funktionieren, welche Druckereinstellungen gelten und wie die Speisekarte aussieht. Danach teilst du das Restaurant in Räume (Gaststube, Terrasse, Bar) auf und definierst, welche Tische dort stehen. Das alles brauchst du, bevor deine Gäste buchen oder bestellen können.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Gastronomie > Tische.
2. Du siehst eine Liste der bestehenden Restaurants und Räume.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Gastronomie verwalten und die Module Kasse und Lager (falls du Lagerbestände anzeigen möchtest). Dein Betrieb muss bereits einen Standort haben.

So gehst du vor

Restaurant einrichten

1. Klicke im oberen Bereich auf die Schaltfläche Neues Restaurant, oder wähle ein bestehendes Restaurant doppelt an, um es zu bearbeiten.

2. Im Reiter Stammdaten trägst du die Grunddaten ein:

   • Name: Gib einen Namen ein, unter dem du das Restaurant erkennst.
   • Standort: Wähle einen Betriebsstandort – dieser ist erforderlich.
   • Kasse: Wenn du die Kasse-Anwendung nutzt, verbinde sie hier mit diesem Restaurant. Dann werden Bestellungen direkt am POS-System verarbeitet.

3. Im Bereich Anzeige passt du die Bedienoberfläche an:

   • Bonierlayout: Wähle, ob der Bon schmal oder breit ausgedruckt wird.
   • Schalte Funktionen ein oder aus – z. B. Zeige "offene Tische" an, Zeige "To-Go" an, Gänge verwenden, Gesellschaften verwenden oder Bestellung über QR-Code ermöglichen.
   • Mit Zeige Lagerstand an (nur wenn das Lager-Modul vorhanden ist) sehen Servicekräfte beim Bestellen, ob ein Artikel verfügbar ist.

4. Im Bereich Geldtasche legst du fest, wie Servicekräfte ihre Wechselgeldbörse handhaben:

   • Schalte Geldtasche automatisch öffnen ein, um Servicekräften beim ersten Kassieren automatisch Wechselgeld bereitzustellen.
   • Gib den Betrag ein, mit dem die Geldtasche geöffnet wird.

5. Im Bereich Druck bestimmst du, wie Bestellungen und Rechnungen aussehen:

   • Drucker aktiv: Schalte den Bon-Drucker ein oder aus.
   • Schriftgröße auf Druck und Schriftgröße für Schaltflächen: Passt die Lesbarkeit an.
   • Positionen auf Druck zusammenführen: Gleiche Gerichte werden auf dem Bon nur einmal mit Menge gelistet.
   • Küchendruck nach Gang gruppieren: Der Küchendrucker zeigt Gänge untereinander.
   • Preis auf Küchendruck drucken: Nur für manche Betriebe nötig.
   • Beim Gang-Abruf Bon drucken: Relevant, wenn du Gänge manuell freigeben möchtest.

6. Im Bereich Zahlung (nur mit Kasse-Modul) aktivierst du schnelle Zahlungsvarianten wie Schnellzahlung "BAR" und Schnellzahlung "Karte".

7. Im Bereich Bestellterminal legst du fest, wann Self-Ordering-Terminals Bestellungen in die Küche schicken:

   • Bestellung erst nach der Zahlung in die Küche: Mit dieser Einstellung erscheinen Terminal-Bestellungen am Küchenmonitor erst, wenn der Gast bezahlt hat.

8. Falls dein Betrieb Reservierungen anbietet, öffne den Reiter Reservierungen und richte die Online-Buchung ein:

   • Online-Reservierung: Schalte Online-Buchungen ein.
   • Automatisch Reservierungen bestätigen: Buchen werden sofort ohne Rückfrage akzeptiert.
   • Reservierungserinnerungen senden: weboffice schickt den Gästen Erinnerungen (siehe auch Automatische E-Mails).
   • Zahlungsmittel muss hinterlegt werden: Der Gast muss eine Kreditkarte angeben, um zu reservieren.

9. Im Bereich Zeiten gibst du vor, wann und wie lange Gäste buchen dürfen:

   • Reservierungsintervall: Wie oft am Tag darf ein Zeitslot frei werden – z. B. jede halbe Stunde?
   • Aufenthaltsdauer: Wie lange sitzt ein Gast typischerweise?
   • Toleranzzeit zwischen Reservierungen: Puffer zum Tische decken.
   • Letzte Reservierung (Uhrzeit): Nach dieser Uhrzeit nimmt das System keine Buchungen mehr entgegen.
   • Vorlaufzeit für Reservierungen: Wie viele Stunden voraus darf der Gast buchen?
   • Stornofrist: Wie lange vorher muss er absagen, sonst wird die Anzahlung fällig?
   • Reservierbar im Voraus: Maximal wie viele Wochen im Voraus?
   • Klicke auf Ausnahmeöffnungszeiten, um Tage festzulegen, an denen die normalen Zeiten nicht gelten (z. B. geschlossen an Silvester, oder an Feiertagen andere Zeiten).

10. Im Bereich Kapazität bestimmst du, wer buchen darf:

    • Minimale Gruppengröße und Maximale Gruppengröße: Welche Tischgröße akzeptierst du?
    • Max. Reservierungen pro Zeitslot: Wie viele Gruppen passen gleichzeitig rein?
    • Maximale Online-Kapazität: Welcher Prozentsatz deiner Plätze darf online gebucht werden? Der Rest bleibt für Laufkundschaft frei.

11. Im Bereich Sperrtage kannst du Schließungstage eintragen (z. B. Weihnachtstag, Betriebsferien):

    • Klicke Sperrtag hinzufügen.
    • Trage den Zeitraum und optional einen Grund ein (wird Gästen angezeigt).

12. Im Bereich Bestätigungstext schreibst du einen Willkommenstext, den der Gast nach der Buchung erhält.

13. Im Bereich E-Mail-Empfänger (Team) trägst du E-Mail-Adressen deines Personals ein – sie werden benachrichtigt, wenn eine neue Reservierung eingeht.

14. Im Bereich Darstellung wählst du eine Primärfarbe für die Online-Buchungsseite.

15. Klicke Speichern. Das Restaurant ist angelegt.

Räume und Tische hinzufügen

Nachdem du das Restaurant gespeichert hast, erscheint die Liste der Räume. Hier legst du fest, wie dein Gastrobereich unterteilt ist (z. B. Gaststube, Terrasse, VIP-Bereich).

1. Klicke Hinzufügen, um einen neuen Raum zu erstellen.

2. Im Fenster trägst du ein:

   • Restaurant: Das Restaurant, das du gerade angelegt hast – bereits vorgefüllt.
   • Name: z. B. "Gaststube", "Terrasse" oder "Bar".
   • Kürzel: Ein kurzes Zeichen (z. B. "G", "T", "B") – hilft bei der Anzeige.
   • Sortierung: Eine Nummer, nach der die Räume in der Anzeige geordnet werden.
   • Icon und Farbe: Für die visuelle Unterscheidung im Raumplan.

3. Im Bereich Tische legst du die Tische dieses Raumes an:

   • Klicke Tisch hinzufügen.
   • Es öffnet sich eine Tabelle. Trage pro Tisch ein:
     • Tischnummer: z. B. 1, 2, 3.
     • Name: Optional, z. B. "Fensterplatz" oder "Ecke".
     • Sitzplatz-Anzahl: Wie viele Personen sitzen dort?
     • Sortierung: Die Reihenfolge in der Anzeige.
     • Online verfügbar: Darf dieser Tisch online gebucht werden, oder ist er nur für Laufkundschaft?
     • Farbe: Zur Unterscheidung im Raumplan.

   Zum Bearbeiten eines Tisches doppelklick auf die Zeile oder klick das Stift-Symbol. Dort kannst du die Sitzplätze und den Namen noch korrigieren. Zum Löschen klick das Papierkorb-Symbol.

4. Falls dein Betrieb Reservierungen nutzt: Im Bereich Tischkombinationen kannst du später Tische zusammenfassen, z. B. zwei 2er-Tische für eine 4er-Gruppe. Das ist optional.

5. Im Bereich Reservierungen deaktivieren (nur mit Reservierungs-Modul) kannst du diesen Raum für einzelne Zeiträume sperren – z. B. für Renovierungsarbeiten oder private Events. Klick Zeitraum hinzufügen und trage einen Zeitraum ein.

6. Klicke Speichern. Der Raum wird angelegt.

7. Wiederhole die Schritte 1–6 für jeden Raum, den du brauchst.

Tische visuell anordnen (Optional)

Damit Servicekräfte den Raumplan sehen und Reservierungen schnell zuordnen können:

1. Markiere einen Raum in der Liste und klick das Symbol Raumplan (Gittermuster).
2. Du kannst nun Tische mit der Maus anordnen – siehe Raumplan einrichten.

Aufbau der Seite

Die Seite wird beim ersten Öffnen zum Restaurant und bei der Raumverwaltung genutzt:

• Reiter Stammdaten: Alle Geschäftsregeln des Restaurants – Name, Standort, Kassenzuordnung, Druckerformat, Zahlungsarten, Bestellterminal-Verhalten.
• Reiter Reservierungen: Wenn dein Betrieb Online-Reservierungen anbietet – Verfügbarkeit, Öffnungszeiten, Kapazität, Sperrungen, Kommunikation mit Gästen.
• Bereich Tische: Pro Raum die Liste aller Tische mit Nummer, Namen, Sitzplätzen, Online-Verfügbarkeit und Farbe.
• Bereich Tischkombinationen: Gruppen aus mehreren Tischen für Großgruppen (nur mit Reservierungs-Modul).
• Bereich Reservierungen deaktivieren: Zeiträume, in denen dieser Raum nicht reservierbar ist.

Was danach passiert

Nach dem Speichern ist dein Restaurant mit Räumen und Tischen bereit. Alle Einstellungen sind gespeichert und gelten sofort:

• Servicekräfte können im Raumplan arbeiten und Tische zum Bonieren nutzen.
• Wenn du Online-Reservierungen aktiviert hast, können Gäste unter den Bedingungen buchen, die du festgelegt hast.
• Der Küchenmonitor und die Druckerausgabe folgen den Einstellungen (Schriftgröße, Zusammenführung, Gänge).
• QR-Codes werden automatisch für jeden Tisch generiert, falls du QR-Bestellung aktiviert hast.

Du kannst das Restaurant oder die Räume jederzeit bearbeiten – markiere sie in der Liste und klick das Stift-Symbol. Archivieren (nicht löschen) ist auch möglich: Der Raum verschwindet dann aus der aktiven Liste, kann aber wiederhergestellt werden.

Tipps und Hinweise

• Reservierungen und Sperrtage: Wenn du häufig geschlossen hast (z. B. montags), können Gäste an diesen Tagen gar nicht buchen – richte das einmalig in den Sperrtagen ein, statt jeden Montag manuell zu sperren.
• Gänge und automatische Freigabe: Wenn du mit Gängen arbeiten möchtest (Vorspeise, Hauptgang, Dessert), aktiviere Gänge verwenden. Mit Gänge automatisch freigeben werden sie ohne manuelles Zutun freigegeben – für Gastronomie ohne klassisches Servicieren interessant.
• Kapazität und Online-Prozentsatz: Wenn du z. B. 50% Online-Kapazität einstellst, kann die Hälfte deiner Tische online gebucht werden. Die andere Hälfte bleibt für Spontanbesucher frei.
• Tisch-Farben und QR-Codes: Tische mit unterschiedlichen Farben helfen Servicekräften beim Überblick – besonders im Raumplan. QR-Codes funktionieren nur nach dem Speichern; trage die Tische also zuerst ein.