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Automatische E-Mails verstehen

weboffice verschickt in verschiedenen Situationen automatisch E-Mails an deine Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter. Diese Seite zeigt dir, welche automatischen E-Mails das System generiert und wann sie versendet werden.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die E-Mails werden automatisch versendet, wenn die entsprechenden Ereignisse im System auftreten.

Aufbau der automatischen E-Mails

weboffice versendet automatische E-Mails in verschiedenen Szenarien. Jede E-Mail ist auf den jeweiligen Zweck zugeschnitten und enthält die relevanten Informationen für den Empfänger.

So gehst du vor

Die E-Mails werden vollautomatisch versendet – du musst nichts dafür tun. Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Arten:

Angebotsanfragen und Kontaktanfragen

Wenn über dein Online-Formular eine Angebotsanfrage oder allgemeine Kontaktanfrage eingeht, erhältst du automatisch eine E-Mail mit allen eingegebenen Informationen: Name, Unternehmen, Telefon, E-Mail-Adresse und die vom Absender ausgewählten Optionen. Bei Rückrufanfragen wird dir die Telefonnummer des Kunden mitgeteilt, damit du ihn zeitnah kontaktieren kannst.

Rechnungen und Mahnungen

Wenn du eine Rechnung an einen Kunden verschickst oder eine Mahnung ausstellen möchtest, wird die entsprechende E-Mail mit dem Beleg als Anlage versendet.

Eingangsrechnungen (Rechnungsverarbeitung)

Wenn du eine Rechnung von einem Lieferanten hochlädst, versucht weboffice diese automatisch auszulesen und zu verarbeiten. Nach Abschluss erhältst du eine E-Mail mit dem Ergebnis:

Bei erfolgreicher Verarbeitung: Du siehst eine Übersicht der erkannten Rechnungen mit Belegnummer, Lieferant, Betrag und Rechnungsdatum. Falls eine Zahlung noch ausstehend ist, wird dir dies angezeigt.
Bei fehlgeschlagener Verarbeitung: Die Rechnung liegt als Entwurf im System und du kannst sie manuell erfassen.
Unbekannte Absender-Adresse: Wenn die E-Mail-Adresse des Lieferanten in deinen Kontaktdaten nicht registriert ist, erhältst du einen entsprechenden Hinweis.

Kassenbelege

Nach einem Kassenabschluss kann der Beleg per E-Mail versendet werden.

Reservierungen (Restaurant)

Wenn ein Gast eine Reservierung über das Online-Buchungssystem aufgibt, erhält er automatisch eine Bestätigung mit Datum, Uhrzeit, Anzahl der Personen und Restaurantadresse. Falls die Reservierung abgelehnt wurde, erhält der Gast einen Ablehnungsbescheid.

Bestellungen beim Lieferanten

Wenn du eine Bestellung an einen Lieferanten aufgibst, wird sie per E-Mail versendet und enthält alle Bestelldetails.

Gutscheine

Gutscheine können per E-Mail an den Empfänger versendet werden.

Arbeitszeit und Anträge

Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag in der Arbeitszeitverwaltung einreicht (z. B. Urlaubsantrag oder Schichtanfrage), erhält der zuständige Vorgesetzte eine E-Mail mit einem Link zum Bereich Offene Anträge, um diesen direkt aufzurufen und zu bearbeiten.

Test-E-Mail

Um deine E-Mail-Einstellungen zu überprüfen, kannst du eine Test-E-Mail verschicken. Diese dient zur Validierung deiner Mailkonfiguration.

Was danach passiert

Die E-Mails werden automatisch versendet – du erhältst sie oder deine Geschäftspartner erhalten sie, je nachdem welcher E-Mail-Typ ausgelöst wurde. Die E-Mails enthalten jeweils die für den Empfänger relevanten Informationen und ermöglichen ihm, die nächste Aktion vorzunehmen (z. B. Zahlung, Antragsbearbeitung oder Reservierungsbestätigung).

Überprüfe regelmäßig deine E-Mail-Versandeinstellungen, damit alle automatischen E-Mails korrekt versendet werden.

Tipps und Hinweise

Eingangsrechnungen werden nur verarbeitet, wenn die absendende E-Mail-Adresse in deinen Kontaktdaten registriert ist.
Bei der Rechnungsverarbeitung kann es notwendig sein, Zahlungen manuell auszulösen – dies wird dir in der Bestätigungs-E-Mail angezeigt.
Die Vorlagen dieser E-Mails können bei Bedarf angepasst werden – wende dich an deinen Administrator oder den Support.