weboffice verschickt automatisch E-Mails in verschiedenen Situationen – etwa wenn ein Kunde ein Kontaktformular absendet, eine Reservierung bestätigt wird oder eine Eingangsrechnung verarbeitet wurde. Diese Seite zeigt dir, welche automatischen E-Mails das System versendet und was darin enthalten ist.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen, um diese E-Mails zu erhalten. Sie werden automatisch versendet, wenn die entsprechende Situation eintritt.
So gehst du vor
Die automatischen E-Mails versendest du nicht selbst – weboffice versendet sie. Trotzdem ist es hilfreich zu wissen, welche E-Mails wann ankommen und was du darin erwartest. Hier sind die verschiedenen Situationen, in denen du automatisch benachrichtigt wirst:
Kontaktanfrage eingegangen: Wenn über ein Formular eine Kontaktanfrage abgesendet wird, erhältst du eine E-Mail. Sie zeigt dir alle ausgefüllten Felder aus dem Formular. Die E-Mail fordert dich auf, die Anfrage zu prüfen und zeitnah Kontakt mit dem Absender aufzunehmen.
Eingangsrechnung verarbeitet: Wenn du eine Rechnung hochlädst, wertet weboffice sie automatisch aus und sendet dir eine Bestätigung. Die E-Mail enthält die Belegnummer, den Lieferantennamen, den Rechnungsbetrag und das Rechnungsdatum. Wenn die Rechnung noch bezahlt werden muss, wird dir das in der E-Mail angezeigt.
Rechnung konnte nicht automatisch ausgelesen werden: Die E-Mail teilt dir mit, dass du die Rechnung manuell unter Ausgaben in der Liste der Rechnungsentwürfe verarbeiten kannst. Der Beleg liegt bereits im System.
Unbekannte E-Mail-Adresse: Wenn du eine Eingangsrechnung mit einer E-Mail-Adresse hochlädst, die weboffice nicht kennt, erhältst du diese Benachrichtigung. Das System konnte die Rechnung daher nicht verarbeiten.
Reservierung bestätigt oder abgelehnt: Wer über dein Online-Terminbuchungssystem einen Tisch reserviert, erhält sofort eine E-Mail. Sie enthält das Reservierungsdatum, die Uhrzeit, die Anzahl der Plätze, den Namen des Gastes, deine Adresse und Telefonnummer.
Bestellung beim Lieferanten: Wenn du eine Bestellung an einen Lieferanten aufgibst, wird diese per E-Mail versendet.
Arbeitszeit-Antrag eingereicht: Wenn ein Mitarbeiter einen Antrag zur Arbeitszeit einreicht (etwa für Urlaub oder Krankmeldung), erhältst du eine E-Mail mit dem Namen des Mitarbeiters und einem Link, über den du den Antrag direkt aufrufen kannst.
Gutschein versendet: Wenn ein Gutschein versendet wird, erfolgt dies per E-Mail.
Test-E-Mail: Du kannst eine Test-E-Mail verschicken, um deine E-Mail-Einstellungen zu prüfen.
Aufbau der automatischen E-Mails
Jede E-Mail folgt einem ähnlichen Aufbau:
- Betreffzeile und Kurzbeschreibung: Sie fasst zusammen, was die E-Mail mitteilt – etwa „Kontaktanfrage eingegangen" oder „Rechnung erfolgreich verarbeitet".
- Inhalt: Die E-Mail enthält alle relevanten Daten zu dem Vorgang – Angaben zum Kunden, zur Rechnung, zur Reservierung oder zum Antrag.
- Aufforderung: Bei manchen E-Mails (etwa Kontaktanfragen oder Anträge) wird dir mitgeteilt, welche nächste Aktion erforderlich ist.
- Absender: Die E-Mail ist signiert mit dem Namen deines Unternehmens.
Was danach passiert
Die meisten dieser E-Mails erfordern dein Handeln – etwa die Kontaktanfrage beantworten, einen Arbeitszeit-Antrag prüfen oder eine Rechnung freigeben. Bei anderen, wie der erfolgreichen Rechnungsverarbeitung, dient die E-Mail nur zur Bestätigung.
Um die E-Mail-Versände zu verwalten und anzupassen, siehe E-Mail-Versand einrichten und E-Mail-Vorlagen bearbeiten.
Tipps und Hinweise
- Test-E-Mail nutzen: Bevor du E-Mail-Einstellungen änderst, versende eine Test-E-Mail, um sicherzustellen, dass deine Konfiguration korrekt ist.
- E-Mail-Adressen prüfen: Wenn eine Eingangsrechnung nicht verarbeitet wird und du die Meldung „Unbekannte E-Mail-Adresse" erhältst, überprüfe die E-Mail-Adresse des Lieferanten in dessen Stammdaten.
- Reservierungen konfigurieren: Die Bestätigungs- oder Ablehnungs-E-Mails für Reservierungen werden nur versendet, wenn du die Online-Terminbuchung aktiviert und konfiguriert hast. Siehe dazu Online-Terminbuchung einrichten.
- Kontaktformulare überwachen: Kontaktanfragen per E-Mail zu erhalten ist nur der erste Schritt – stelle sicher, dass du zeitnah antwortst, um gute Geschäftsmöglichkeiten nicht zu verpassen.