Hier bearbeitest du für einen Mitarbeiter seine Arbeitsverträge – Anfangs- und Enddatum, Arbeitszeitmodell und Personalkosten. Gleichzeitig kannst du verschiedene Verwaltungsaufgaben durchführen: den Zugang sperren, ein neues Kennwort vergeben, den Mitarbeiterausweis drucken oder eine PIN festlegen.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Stammdaten → Mitarbeiter
- Klicke auf einen Mitarbeiter
- Scrolle zu den Registerkarten und wähle Arbeitsverträge oder Aktionen
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter muss bereits angelegt sein.
So gehst du vor
Arbeitsvertrag hinzufügen oder bearbeiten
- Scrolle zur Registerkarte Arbeitsverträge
- Klicke auf Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen – wenn es noch keinen aktiven Vertrag gibt. Falls bereits ein laufender Vertrag existiert, setze zuerst das Austrittsdatum des bestehenden Vertrags; es kann immer nur ein Arbeitsvertrag gleichzeitig aktiv sein (ohne Enddatum).
- Trage das Startdatum ein – das ist der erste Tag der Anstellung.
- Trage das Austrittsdatum ein, falls der Mitarbeiter ausscheidet. Dieses Feld ist optional; solange es leer bleibt, ist der Vertrag aktiv.
Vertragsperioden mit Arbeitszeitmodell und Personalkosten
Jeder Arbeitsvertrag besteht aus mindestens einer Vertragsperiode. Eine Vertragsperiode ist ein Abschnitt mit eigenem Arbeitszeitmodell und eigenen Personalkosten – das erlaubt dir, Änderungen (wie eine Gehaltserhöhung) zeitlich versetzt anzuwenden, ohne den ganzen Vertrag zu ändern.
In jeder Vertragsperiode wählst du:
- Arbeitszeitmodell: Das Modell, das für diesen Zeitraum gilt (z. B. 40 Stunden/Woche). Wenn du keines auswählst, wird "Kein Modell" eingetragen.
- Gültig ab: Das Startdatum dieser Periode. Die erste Periode muss mit dem Vertragsstartdatum beginnen; jede weitere Periode kann nicht vor der vorherigen beginnen.
- Personalkosten p.a.: Die jährlichen Bruttopersonalkosten einschliesslich Dienstgeberanteil und Ausgleich für 13./14. Gehalt (nur sichtbar, wenn du das Recht hast, Personalkosten einzusehen).
Um eine neue Vertragsperiode hinzuzufügen, klicke auf Vertragsperiode hinzufügen. Das neue Feld wird mit dem Startdatum des nächsten Tages vorausgefüllt und übernimmt das Arbeitszeitmodell und die Personalkosten der letzten Periode.
Um eine Vertragsperiode zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol. Die erste Periode kannst du nicht löschen.
Klicke auf Arbeitszeiten neu berechnen, um die Sollzeit aller gespeicherten Zeitbuchungstage nach einer Änderung des Arbeitszeitmodells neu zu berechnen. Dies ist sinnvoll, wenn du das Modell änderst; gelöschte Buchungen werden nicht wiederhergestellt. Du kannst dies nur tun, nachdem du den Vertrag gespeichert hast und ohne ungespeicherte Änderungen.
Klicke auf Arbeitsvertrag löschen, um den gesamten Vertrag zu entfernen (falls das System es erlaubt).
Mitarbeiteraktionen durchführen
Scrolle zur Registerkarte Aktionen
Wähle eine der folgenden Aktionen:
- Sperren/Entsperren: Sperrt oder entsperrt den Zugang dieses Mitarbeiters. Du kannst deinen eigenen Account nicht sperren.
- Mitarbeiterausweis drucken: Druckt einen Ausweis für die Zeiterfassung oder zur Vorlage.
- Neues Kennwort vergeben: Öffnet ein Fenster, in dem du ein neues Passwort für den Mitarbeiter festlegst.
- Authenticator-App zurücksetzen (nur falls aktiviert): Schaltet die Anmeldung mit Authenticator-App aus – etwa wenn das Handy verloren ist. Der Mitarbeiter kann die App später neu einrichten.
- PIN festlegen (nur falls konfiguriert): Öffnet ein Fenster, in dem du eine persönliche PIN für den Mitarbeiter setzt. Diese wird z. B. an Zeiterfassungsterminals verwendet. Die PIN muss eindeutig sein; das System warnt dich, falls die eingegebene PIN bereits vergeben ist.
- PIN löschen (nur falls die PIN bereits gesetzt ist): Entfernt die PIN des Mitarbeiters.
Bestätige die Aktion – einige erfordern eine Sicherheitsbestätigung.
Aufbau der Seite
Arbeitsverträge-Registerkarte:
- Zeigt alle bestehenden Arbeitsverträge als Kärtchen an
- Jedes Kärtchen trägt im Titel das Start- und Enddatum des Vertrags
- Darin findest du die Eingabefelder für Start- und Austrittsdatum sowie die Liste der Vertragsperioden
- Ein Kärtchen mit einem Plus-Symbol bietet dir die Schaltfläche Neuen Arbeitsvertrag hinzufügen
Aktionen-Registerkarte:
- Zeigt Aktionskärtchen an, die zum Mitarbeiterzustand passen
- Jedes Kärtchen ist eine eigenständige Aktion (Sperren, Drucken usw.) und wird angeklickt, um die Aktion zu starten
Was danach passiert
Sobald du die Änderungen an den Arbeitsverträgen oder an einer Aktion speicherst, werden sie im System abgespeichert. Das System bestätigt dir mit einer Meldung, dass die Änderung erfolgreich war.
- Arbeitsvertragsdaten werden sofort gespeichert und sind danach im Mitarbeiterstammsatz festgehalten
- Mitarbeiteraktionen (Sperren, Kennwort, PIN) werden direkt ausgeführt
- Der Mitarbeiterausweis wird zum Drucken vorbereitet, sobald du die Druckbestätigung gibst
Du kehrest dann zu den Stammdaten für Mitarbeiter zurück.
Tipps und Hinweise
- Es kann nur ein aktiver Arbeitsvertrag pro Mitarbeiter bestehen. Bevor du einen neuen Vertrag hinzufügst, musst du das Austrittsdatum des laufenden Vertrags setzen.
- Eine Vertragsperiode ist sinnvoll, wenn sich die Arbeitszeit oder das Gehalt zeitlich versetzt ändert. Du kannst Änderungen damit rückwirkend dokumentieren, ohne alte Daten zu verlieren.
- Die Funktion Arbeitszeiten neu berechnen ist nur nach einer Änderung des Arbeitszeitmodells sinnvoll und sollte mit Bedacht verwendet werden. Sie füllt fehlende Arbeitstage nach, bereinigt aber keine falschen Buchungen.
- Eine PIN ist unterschiedlich von einem Kennwort: Das Kennwort ist für die Anmeldung am Computer, die PIN ist für Terminals (z. B. Zeiterfassung). Stelle sicher, dass die PIN eindeutig ist.
- Wenn du einen Mitarbeiter sperrst, kann er sich nicht mehr anmelden. Dies ist sinnvoll bei Urlaub oder Ausscheiden. Du kannst ihn später jederzeit entsperren.