Hier legst du neue Boards an, änderst ihre Einstellungen und definierst, welche Spalten (Status) und Aufgabenfelder jedes Board haben soll. Nach dem Speichern sind die Boards für deine Arbeit bereit.
So kommst du hierher
Öffne die Seitenleiste und wähle Aufgaben > Verwaltung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Board-Verwaltung. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.
So gehst du vor
Du siehst eine Übersicht aller vorhandenen Boards (Details siehe Abschnitt "Aufbau"). Um ein neues Board anzulegen oder ein bestehendes zu bearbeiten, folge den Schritten unter aufgaben-board-anlegen.
Sobald du ein Board zur Bearbeitung öffnest, erscheint ein Fenster mit mehreren Bereichen. Trage im Bereich Daten folgende Angaben ein:
- Name: Der Name, unter dem du das Board wiederfindest
- Icon: Ein Symbol, das das Board kennzeichnet (optional)
- Standorte: Wähle, für welche Standorte dieses Board gelten soll. Später werden nur die Mitarbeiter dieser Standorte angezeigt (nur wenn das Board kein Support-Board ist)
- Sichtbar für: Wähle, welche Mitarbeiter dieses Board sehen und nutzen dürfen
Wenn dein Unternehmen die Module Artikel, Lieferant oder weitere Funktionen nutzt und du diese auf diesem Board brauchst, aktiviere im Bereich Aufgaben die entsprechenden Schalter:
- Checkliste: Aufgaben können Checklisten enthalten
- Wiedervorlage: Aufgaben können zu einem späteren Datum erinnern
- Anhänge: Aufgaben können Dateien zugeordnet werden
- Nachrichten: Aufgaben können Kommentare und Nachrichten enthalten
- Lieferant (falls Modul vorhanden): Aufgaben können einen Lieferanten enthalten
- Artikel (falls Modul vorhanden): Aufgaben können Artikel zugeordnet werden
- Eigene Felder: Das Board kann zusätzliche, frei definierbare Felder für Aufgaben haben
Wenn du Eigene Felder aktiviert hast, kannst du diese jetzt hinzufügen:
- Klicke Feld hinzufügen
- Trage einen Feldname ein
- Wähle einen Feldtyp (z. B. Text, Zahl, Datum)
- Entscheide, ob das Feld Pflichtfeld sein soll
- Du kannst Felder mit den Pfeilen verschieben oder mit dem Papierkorb-Symbol entfernen
Im Bereich Status-Übersicht definierst du die Spalten deines Boards (z. B. "Offen", "In Bearbeitung", "Erledigt"):
- Klicke Hinzufügen, um einen neuen Status anzulegen
- Im folgenden Fenster gibst du ein:
- Name: Der Statusname, den Aufgaben in dieser Spalte zeigen
- Icon: Ein Symbol für den Status (optional)
- Farbe: Die Hintergrundfarbe dieser Spalte
- Beschreibung: Ein Hinweis, was dieser Status bedeutet (optional)
- Klicke Speichern
Die Status werden dir als Liste angezeigt. Du kannst sie mit den Pfeilen nach oben und unten verschieben, um ihre Reihenfolge zu ändern. Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du einen Status, mit dem Papierkorb entfernst du ihn (nur wenn das Board kein Support-Board ist).
Wenn alle Einstellungen passen, klicke Speichern am unteren Ende des Fensters. Das Board ist jetzt gespeichert und einsatzbereit.
Aufbau der Übersicht
Die Übersicht zeigt eine Liste aller Boards. Jede Zeile enthält den Boardnamen und ein Symbol, über das du das Board bearbeiten oder löschen kannst. Von hier aus kannst du auch neue Boards hinzufügen – mehr dazu unter aufgaben-board-anlegen.
Was danach passiert
Das Board wird gespeichert und ist sofort einsatzbereit. Du kannst es jetzt in der Aufgabenverwaltung nutzen und Aufgaben darin anlegen und verschieben. Die Einstellungen kannst du später jederzeit ändern, indem du das Board erneut bearbeitest.
Tipps und Hinweise
- Reihenfolge der Status: Die Status bestimmen, wie Aufgaben auf dem Board fließen. Der erste Status ist der Startstatus, der letzte üblicherweise der Abschluss. Überlege dir eine sinnvolle Abfolge (z. B. "Offen" → "In Bearbeitung" → "Prüfung" → "Erledigt").
- Eigene Felder: Füge Felder nur hinzu, wenn du sie wirklich brauchst. Zu viele Felder machen die Aufgabenkarten unübersichtlich.
- Standorte und Mitarbeiter: Wenn du Standorte oder Mitarbeiter nachträglich änderst, werden Mitarbeiter, die nicht mehr in den ausgewählten Standorten arbeiten, automatisch aus der "Sichtbar für"-Liste entfernt.
- Support-Boards: Diese Boards haben vereinfachte Einstellungen – Status lassen sich nicht löschen und Standorte nicht ändern.