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Buchhaltung-Exportregeln konfigurieren und Steuerberaterzugänge verwalten

Auf dieser Seite legst du fest, wie deine Buchhaltungsdaten an deinen Steuerberater exportiert werden, und verwaltest die Zugänge für ihn. Du kannst Exportregeln anlegen, fehlende Konten zuordnen und Steuerberaterzugänge erstellen oder deren Passwörter ändern.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Buchhaltung > Datenaustausch
Im Bereich Buchungsregeln siehst du die Konfiguration für den Export

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Exportregeln einrichten

Die Seite zeigt zunächst die aktuellen Buchungsregeln. Der Aufbau hängt davon ab, welche Exportstrategie du verwendest – dies wird über vorhandene Vorlagen gesteuert.

Konfiguriere die Buchungsregeln nach deinen Anforderungen – die verfügbaren Felder und Optionen sind abhängig von der gewählten Exportstrategie
Du kannst eine Vorschau erzeugen, um zu sehen, wie deine Daten aussehen würden
Klicke Speichern, um die Regeln zu übernehmen – danach erscheint eine Bestätigung „Buchungsregeln gespeichert"

Steuerberaterzugang erstellen

Um deinem Steuerberater Zugriff auf deine Buchhaltungsdaten zu geben:

Öffne das Fenster zum Erstellen eines neuen Steuerberaterzugangs (über die entsprechende Schaltfläche im Datenaustausch-Bereich)
Trage den Namen des Steuerberaters ein – dieses Feld ist erforderlich
Du kannst optional eine E-Mail-Adresse angeben, unter der der Steuerberater erreichbar ist
Lege ein Passwort fest – das ist erforderlich und wird nur hier angezeigt
Klicke Erstellen – der Zugang wird sofort angelegt und du siehst die Bestätigung „Steuerberaterzugang erstellt"

Fehlende Konten zuordnen

Wenn beim Export Konten fehlen, öffnet sich ein Fenster mit den fehlenden Zuordnungen. Darin findest du Registerkarten für unterschiedliche Bereiche:

Artikel: Hier werden Artikel aufgelistet, denen noch keine Konten zugeordnet sind. Für jeden Artikel wählst du ein passendes Umlauf-Konto
Kunden: Wähle für jeden Kunden das passende Konto
Lieferanten: Ordne jedem Lieferanten ein Konto zu
Zahlungsmethoden: Für jede Zahlungsmethode wählst du ein Bestandskonto

Für jeden Eintrag – ob Artikel, Kunde, Lieferant oder Zahlungsmethode:

Wähle im Feld Konto Inland (oder Umlauf-Konto bei Artikeln) die passende Kontonummer
Falls erforderlich, ordne auch ein Konto EU und ein Konto Drittland zu – diese Felder erscheinen je nach Artikel-Typ
Ist die Zuordnung nicht erforderlich, wähle Keine Zuweisung

Sind alle erforderlichen Zuordnungen abgeschlossen, klicke Speichern.

Steuerberaterzugang-Passwort ändern

Wenn du das Passwort eines bestehenden Steuerberaterzugangs ändern möchtest:

Öffne das Fenster zum Passwort setzen (über die entsprechende Option beim Zugang)
Gib das neue Passwort ein
Klicke Speichern – die Änderung wird sofort wirksam und du siehst die Bestätigung „Passwort gesetzt"

Aufbau der Seite

Buchungsregeln-Bereich: Der Kern der Seite zeigt die Konfiguration der Exportstrategie. Welche Felder und Optionen hier verfügbar sind, hängt von den vorhandenen Exportvorlagen ab. Du kannst eine Vorschau anfordern, um zu überprüfen, wie der Export aussieht.

Fenster für Steuerberaterzugänge: Diese öffnen sich über Schaltflächen oder Menüpunkte im Datenaustausch-Bereich. Sie enthalten nur die Felder, die du gerade ausfüllen musst – Name und E-Mail beim Erstellen, Passwort beim Ändern.

Fenster für fehlende Konten: Wenn bei der Vorbereitung des Exports Konten fehlen, wird ein Fenster mit mehreren Registerkarten angezeigt. Jede Registerkarte ist nach Art der fehlenden Zuordnung organisiert (Artikel, Kunden, Lieferanten, Zahlungsmethoden). Erforderliche Felder sind gekennzeichnet.

Was danach passiert

Sobald du die Buchungsregeln speicherst, werden sie für alle zukünftigen Exporte verwendet. Die Steuerberaterzugänge werden sofort angelegt und der Steuerberater kann sich damit anmelden – nutze dazu die Anmeldedaten, die du beim Anlegen festgelegt hast. Fehlende Konten-Zuordnungen müssen vor einem vollständigen Export ausgefüllt sein; erst danach können alle Daten exportiert werden.

Weitere Aufgaben rund um den Buchhaltungs-Datenaustausch findest du unter Steuerberaterzugänge verwalten und Eingangsrechnungen – weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

Das Passwort für einen Steuerberaterzugang wird nur beim Anlegen angezeigt. Notiere es dir oder gib es dem Steuerberater direkt durch – du kannst es später nur ändern, nicht auslesen
Wenn beim Export mehrere Artikel, Kunden oder Lieferanten fehlende Konten haben, werden sie alle auf einmal im Fenster angezeigt – prüfe alle Registerkarten, bevor du speicherst
Die Exportvorlagen sind vordefiniert; welche Zuordnungen erforderlich sind, ergibt sich aus der gewählten Strategie und deinen Geschäftsdaten