Hier siehst du auf einen Blick, welche Rechnungen und Gutschriften noch nicht bezahlt sind. Die Liste zeigt dir den aktuellen Zahlungsstand und hilft dir, Mahnungen zu verwalten oder Zahlungen nachzutragen.
So kommst du hierher
- Klicke im Hauptmenü auf Aufträge.
- Wähle Offene Posten aus.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Anzeige von Rechnungen. Ist dieses Recht nicht vorhanden, siehst du diese Seite nicht.
So gehst du vor
Sobald du auf der Seite bist, siehst du sofort die Liste aller offenen Posten. Die Einträge sind automatisch nach Fälligkeitsdatum sortiert – die fälligen oder überfälligen Posten erscheinen oben.
Folgende Möglichkeiten hast du:
- Einen Posten anklicken: Das entsprechende Dokument (Rechnung oder Gutschrift) öffnet sich zum Bearbeiten oder Ansehen.
- Filterkriteria oben eingeben: Unter der Registerkarte kannst du nach Kundennamen, Dokumentnummer oder anderen Feldern suchen, um eine bestimmte Rechnung zu finden.
- Eine Zahlung erfassen: Wenn eine Rechnung bezahlt wurde, klickst du sie an und trägst die Zahlung ein. Dadurch verschwindet sie aus der Liste der offenen Posten.
- Eine Mahnung versenden: Für überfällige Posten kannst du direkt eine Mahnung erstellen und versenden.
Aufbau der Liste
Die Spalten zeigen dir:
- Dokumenttyp und -nummer: Art des Dokuments (Rechnung, Gutschrift) und seine eindeutige Nummer
- Kundenname: Wer schuldet (oder erhält bei Gutschriften)
- Betrag: Offener Betrag in der Dokumentwährung
- Fälligkeitsdatum: Wann die Zahlung fällig war oder noch fällig ist
- Tage überfällig: Wie viele Tage das Dokument bereits überfällig ist (leer, wenn noch nicht fällig)
Was danach passiert
Offene Posten verschwinden aus der Liste, sobald sie vollständig bezahlt sind. Gutschriften, die angerechnet wurden, werden ebenfalls aus der Liste entfernt.
Typischerweise folgt jetzt eine dieser Aktionen:
- Eine Zahlung erfassen, um einen offenen Posten zu schließen
- Eine Mahnung versenden für überfällige Beträge
Tipps und Hinweise
- Ist ein Posten deutlich älter als erwartet, kann eine Gutschrift dagegen vorliegen – diese wird ebenfalls hier angezeigt und reduziert den offenen Betrag.
- Der offene Betrag wird automatisch berechnet: Ausgangsbetrag minus alle bereits erfassten Zahlungen und Gutschriften.
- Nutze die Filterfunktion regelmäßig, um Kunden mit längerfristigen Ausstände zu identifizieren – das erspart dir bei größeren Kundenstämmen manuelle Suche.