Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – etwa nach Abteilung oder Projekt. Hier legst du Kostenstellen an, bearbeitest sie und archivierst sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Verwaltung.
- Wähle Stammdaten – Kostenstellen.
Die Kostenstellenliste öffnet sich.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Firmendaten verwalten.
So gehst du vor
Eine neue Kostenstelle anlegen
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich.
- Trage die Kostenstellen-Bezeichnung ein – einen Namen, unter dem du die Kostenstelle wiederfindest.
- Trage die Kostenstellennummer ein (optional).
- Klicke auf Speichern.
Die Kostenstelle ist jetzt angelegt und erscheint in der Liste.
Eine Kostenstelle bearbeiten
- Suche die Kostenstelle in der Liste.
- Doppelklicke auf den Eintrag, oder klicke auf das Stift-Symbol in der Zeile. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich.
- Ändere die Kostenstellen-Bezeichnung oder Kostenstellennummer nach Bedarf.
- Klicke auf Speichern.
Die Änderungen sind gespeichert.
Eine Kostenstelle archivieren
- Suche die Kostenstelle in der Liste.
- Klicke auf das Archiv-Symbol (Kiste) in der Zeile. weboffice fragt nach: „Wollen Sie diese Kostenstelle wirklich archivieren?"
- Bestätige mit Ja.
Die Kostenstelle wird archiviert und verschwindet aus der aktiven Liste. Sie ist damit nicht gelöscht, sondern nur verborgen.
Eine archivierte Kostenstelle wiederherstellen
- Schalte oben rechts die Option Zeige archivierte Einträge ein. Die Liste zeigt jetzt nur archivierte Kostenstellen.
- Suche die Kostenstelle, die du wiederherstellen möchtest.
- Klicke auf das Rückwärts-Pfeil-Symbol in der Zeile. weboffice fragt nach: „Wollen Sie diese Kostenstelle wirklich wiederherstellen?"
- Bestätige mit Ja.
Die Kostenstelle ist wieder aktiv und erscheint in der normalen Liste.
Aufbau der Liste
Die Kostenstellenliste zeigt dir alle aktiven oder (wenn gewünscht) archivierten Kostenstellen:
- Nummer: Die Kostenstellennummer – hilft beim schnellen Auffinden.
- Kostenstelle: Die Bezeichnung der Kostenstelle.
- Aktion: Je nachdem, ob die Kostenstelle aktiv oder archiviert ist, kannst du sie bearbeiten, archivieren oder wiederherstellen.
Was danach passiert
Sobald du eine Kostenstelle gespeichert hast, wird sie in die Liste aufgenommen. Du kannst sie daraufhin in anderen Bereichen von weboffice verwenden – etwa bei der Zuordnung von Buchungen.
Archivierte Kostenstellen verschwinden aus der normalen Ansicht, bleiben aber in weboffice erhalten. Alte Buchungen, die bereits mit ihnen verknüpft sind, werden davon nicht beeinflusst.
Tipps und Hinweise
- Nummern sind optional: Du kannst Kostenstellen ohne Nummer anlegen – dann reicht die Bezeichnung aus.
- Archiv statt löschen: Wenn eine Kostenstelle nicht mehr verwendet wird, archiviere sie statt sie zu löschen. So gehen alte Buchungen nicht verloren.
- Schneller Zugriff: Du kannst auch mit der Taste N eine neue Kostenstelle anlegen.