Kostenstellen anlegen und verwalten

Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – etwa nach Abteilung, Projekt oder Betriebsstätte. Du kannst beliebig viele Kostenstellen anlegen, mit Nummern und Bezeichnungen versehen und später bei Bedarf archivieren.

So kommst du hierher

Öffne das Menü Stammdaten und wähle Kostenstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung deines Unternehmens (Verwaltungsbereich).

Aufbau der Übersicht

Die Kostenstellen-Liste zeigt alle aktiven Kostenstellen in einer Tabelle mit zwei Spalten:

• Nummer: die Kostenstellennummer
• Kostenstelle: die Bezeichnung der Kostenstelle

Oben links befindet sich die Schaltfläche Hinzufügen, um eine neue Kostenstelle anzulegen. Oben rechts kannst du zwischen aktiven Kostenstellen und archivierten Einträgen umschalten. Solange du keine Kostenstellen angelegt hast, ist die Liste leer.

So gehst du vor

1. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Kostenstelle anzulegen. Ein Eingabefenster öffnet sich.

2. Trage eine Kostenstellen-Bezeichnung ein – einen aussagekräftigen Namen, unter dem du die Kostenstelle wiederfindest. Dieses Feld ist erforderlich.

3. Trage eine Kostenstellennummer ein. Dies ist optional; wenn du keine Nummer eingibst, wird die Kostenstelle nur über ihre Bezeichnung identifiziert.

4. Klicke auf Speichern. Die neue Kostenstelle wird angelegt und erscheint in der Liste.

So bearbeitest du eine bestehende Kostenstelle:

1. Doppelklicke auf einen Eintrag in der Liste, oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der entsprechenden Zeile.

2. Ändere die Bezeichnung oder Nummer nach Bedarf.

3. Klicke auf Speichern.

So archivierst du eine Kostenstelle:

Klicke auf das Archivieren-Symbol (Archivbox) in der Zeile. Ein Bestätigungsfenster fragt nach – bestätige mit Ja. Die Kostenstelle wird archiviert und verschwindet aus der aktiven Liste.

So stellst du eine archivierte Kostenstelle wieder her:

Schalte den Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts ein, um archivierte Kostenstellen anzuzeigen. Klicke auf das Wiederherstellen-Symbol (Uhr mit Pfeil) in der Zeile der Kostenstelle, die du zurück in den aktiven Status versetzen möchtest. Bestätige die Abfrage mit Ja.

Was danach passiert

Die Kostenstelle steht dir ab sofort überall zur Auswahl, wo Kostenstellen abgefragt werden – etwa bei manuellen Buchungen. Archivierte Kostenstellen können später jederzeit wiederhergestellt werden; Löschungen sind nicht möglich.

Tipps und Hinweise

• Eine Kostenstelle kann nur archiviert, nicht gelöscht werden. Das schützt die Integrität älterer Buchungen.
• Die Kostenstellennummer muss nicht eindeutig sein – mehrere Kostenstellen können die gleiche Nummer tragen, wenn du sie nach Bezeichnung unterscheidest.
• Archivierte Kostenstellen sind in normalen Auswahlfeldern verborgen und tauchen nur auf, wenn du ausdrücklich nach ihnen filterst.