Du erstellst einen neuen Termin, um einen Kunden zu einem bestimmten Zeitraum einzuplanen und die gebuchten Dienstleistungen oder Artikel zu erfassen. Der Termin wird im Kalender sichtbar und kann später bearbeitet, verschoben oder abgerechnet werden.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Termine-Kalender in der Seitenleiste.
- Klicke auf die Schaltfläche Neuer Termin oder doppelklicke auf einen freien Zeitraum im Kalender.
Das Eingabefenster "Neuer Termin" öffnet sich.
Voraussetzungen
Dein Betrieb muss das Modul Termine aktiviert haben. Falls du die Funktionen "Kunde ist da" oder "Kassieren" nutzen möchtest, benötigst du zusätzlich das Modul Kasse.
So gehst du vor
Wähle den zuständigen Mitarbeiter. Klicke auf das Feld Mitarbeiter und wähle den Namen aus der Liste. Wenn der Termin noch keinem Mitarbeiter zugeordnet ist, kannst du Keine Zuweisung wählen – du kannst das später ändern. Alle nachfolgend hinzugefügten Dienstleistungen werden diesem Mitarbeiter zugewiesen.
Bestimme die Terminherkunft. Wähle im Feld Terminherkunft, über welchen Kanal der Termin gebucht wurde – etwa telefonisch, per App oder als Walk-in. Das hilft dir später bei der Auswertung deiner Buchungskanäle.
Weise einen Kunden zu. Klicke auf das Feld Kundenzuweisung und suche nach dem Kunden – du kannst nach Name, Telefonnummer, Stadt oder E-Mail suchen. Mit dem Stift-Symbol bearbeitest du den Kundendatensatz direkt, mit dem Plus-Symbol legst du schnell einen neuen Kunden an.
- Wenn du keinen Kunden auswählst, kannst du stattdessen Notizen eintragen (siehe Schritt 5).
Lege das Datum und die Uhrzeit fest.
- Datum von: Wähle das Startdatum des Termins. Wenn du noch keine Dienstleistungen hinzugefügt hast, erscheint ein zweites Feld Datum bis, um mehrtägige Termine zu buchen.
- Von/Bis: Bestimme die Uhrzeit. Das Feld Bis ist grau, wenn du bereits Dienstleistungen hinzugefügt hast – die Endzeit wird dann automatisch aus der Gesamtdauer berechnet.
- Terminsuche: Wenn du Dienstleistungen hinzugefügt hast, kannst du mit dem Kalender-Symbol freie Zeitfenster beim gewünschten Mitarbeiter suchen.
Trage Notizen ein (nur sichtbar, wenn noch kein Kunde ausgewählt ist). Nutze das Feld Notizen, um Informationen zum Termin festzuhalten, die du später wiederfindest.
Füge Dienstleistungen oder Artikel hinzu.
- Wähle im Feld Artikel eine Dienstleistung oder einen Artikel aus und bestätige mit Enter oder klick auf die Schaltfläche +. Jede hinzugefügte Position berechnet die Termindauer neu.
- Für jede Position kannst du einen anderen Mitarbeiter zuweisen – nutze dazu das Feld Mitarbeiter rechts neben der Leistung.
- Dauer bearbeiten: Klicke auf die Minutenangabe einer Dienstleistung, um die Dauer individuell anzupassen. Hast du eine Kundenzeit eingetragen (abweichend von der Standarddauer), zeigt ein Symbol dies an – über Standardzeit setzt du die ursprüngliche Dauer zurück.
- Optionen ändern: Wenn die Dienstleistung Optionen hat (Symbol: Zahnrad), klickst du darauf, um diese auszuwählen.
- Reihenfolge ändern: Mit den Pfeilen verschiebst du Positionen nach oben oder unten. Du kannst sie auch per Drag & Drop umordnen.
- Artikel entfernen: Klicke auf das Mülleimer-Symbol. Ist der Artikel Teil eines Pakets, werden alle Artikel des Pakets entfernt.
- Artikel mit Lupe hinzufügen: Nutze das Lupe-Symbol für eine Auswahl per Touch-Eingabe.
- Empfohlene Artikel: Unter der Suchzeile findest du häufig gebuchte Artikel dieses Kunden – klick auf den Namen, um sie schnell hinzuzufügen.
Überprüfe Kundennotizen und Terminhistorie (nur sichtbar, wenn ein Kunde ausgewählt ist).
- Kundennotizen: Hier siehst du wichtige Informationen zum Kunden, um dich optimal vorzubereiten.
- Historie: Die Terminhistorie zeigt dir, welche Leistungen der Kunde zuletzt gebucht hat und welche Dauern-Anpassungen vorgenommen wurden. Mit der Schaltfläche Drucken erstellst du ein Dokument.
Speichere den Termin mit der Schaltfläche Speichern.
Sobald du speicherst, wird der Termin im Kalender sichtbar und erhält eine ID. Ab diesem Zeitpunkt stehen dir weitere Funktionen zur Verfügung: Du kannst den Kunden als angekommen markieren (Kunde ist da) und seinen Ankunftszeitpunkt automatisch erfassen, oder den Termin direkt zur Kasse weiterleiten (Kassieren), um ihn abzurechnen. Du kannst den Termin später noch stornieren oder – falls er storniert wurde – wiederherstellen.
Aufbau des Eingabefensters
Termindaten – Hier gibst du die Grundinformationen ein:
- Mitarbeiter: Auswahlfeld mit allen verfügbaren Mitarbeitern. Diese Zuweisung bestimmt automatisch die weiteren Leistungen.
- Terminherkunft: Auswahlfeld mit vordefinierten Kanälen (etwa telefonisch, App, Vor-Ort).
- Kundenzuweisung: Suchfeld zum Finden und Zuweisen eines Kunden.
- Datum von / Datum bis: Datumsfelder für mehrtägige Termine (nur sichtbar, wenn noch keine Dienstleistungen hinzugefügt sind).
- Von / Bis: Zeitfelder für den Zeitraum des Termins.
- Notizen: Freies Textfeld, wenn noch kein Kunde zugewiesen ist.
Gebuchte Leistungen – Die Liste aller hinzugefügten Dienstleistungen und Artikel mit Dauer, Mitarbeiter und Optionen. Mit dem Suchfeld Artikel fügst du neue Positionen hinzu. Empfohlene Artikel werden darunter als Schaltflächen angeboten.
Kundennotizen & Terminhistorie (nur sichtbar, wenn ein Kunde zugewiesen ist):
- Kundennotizen: Notizen zum Kunden aus dessen Stammblatt.
- Historie: Überblick über die letzten Termine und Leistungen dieses Kunden.
Info zum Termin: Ein Info-Symbol oben rechts zeigt (wenn verfügbar) das Erstelldatum, das letzte Änderungsdatum, wann der Kunde ankam oder ob der Termin bereits kassiert wurde.
Was danach passiert
Der Termin ist jetzt gespeichert und im Kalender sichtbar. Du kannst ihn jederzeit wieder öffnen und bearbeiten. Die gängigsten nächsten Schritte sind:
- Den Termin verschieben, wenn sich der Zeitraum ändert
- Die Dauer von Dienstleistungen anpassen
- Den Termin kassieren und abrechnen, wenn der Kunde kommt
- Den Termin stornieren, wenn er ausfällt
Tipps und Hinweise
- Automatische Endzeit: Sobald du eine Dienstleistung mit Dauer hinzufügst, berechnet weboffice die Endzeit selbstständig. Das Feld Bis wird grau und lässt sich nicht mehr ändern – seine Länge ergibt sich aus der Summe aller Dienstleistungsdauern.
- Kundenmehrfachbuchung: Wenn du bei der Terminsuche einen Zeitraum wählst, in dem der Mitarbeiter schon einen anderen Termin hat, warnt dich weboffice, damit du dich bewusst entscheiden kannst.
- Barcode-Erfassung: Wenn ein Scanner verbunden ist, kannst du Artikel auch per Barcode-Scan hinzufügen – der Barcode wird direkt erkannt.
- Frühere Kundendauern: Wenn der Kunde für einen Artikel zuletzt eine abweichende Dauer gebucht hat, fragt dich weboffice, ob du diese Kundenzeit übernehmen möchtest.
- Stornieren vs. Löschen: Termine, die bereits gekunden wurden, können nur storniert werden – sie bleiben dann in der Historie. Neue, noch nicht gespeicherte Termine werden beim Schließen verworfen.