Einen Termin anlegen
Lege neue Termine in deinem Kalender an – mit Kunde, Mitarbeiter, gebuchten Leistungen und zeitlichen Details. weboffice berechnet die Dauer automatisch anhand der Leistungen und schlägt dir freie Zeitfenster vor.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Termine-Kalender.
- Klicke im Kalender auf das Datum und die Uhrzeit, für die du einen Termin anlegen möchtest.
- Das Fenster Neuer Termin öffnet sich.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Termine und das Recht zum Anlegen von Terminen. Außerdem musst du mindestens einen Mitarbeiter in deinem System haben, damit du einen Termin zuweisen kannst.
So gehst du vor
1. Wähle den zuständigen Mitarbeiter.
Öffne das Auswahlfeld Mitarbeiter und suche nach dem Namen des Mitarbeiters, der den Termin durchführen soll. Falls kein Mitarbeiter zugeordnet werden soll, lass das Feld leer.
2. Gib die Terminherkunft an.
Öffne das Auswahlfeld Terminherkunft und wähle, über welchen Kanal dieser Termin gebucht wurde – beispielsweise Telefonisch, Online, Manuell oder Sonstiges. Diese Information hilft dir später bei der Auswertung deiner Buchungskanäle.
3. Wähle einen Kunden (optional).
Öffne das Auswahlfeld Kundenzuweisung und suche nach dem Kundennamen, der Telefonnummer, Stadt oder E-Mail-Adresse. Du kannst auch einen neuen Kunden direkt anlegen, indem du das Plus-Symbol klickst, oder einen bestehenden Kundendatensatz mit dem Stift-Symbol bearbeiten.
4. Lege das Datum fest.
Klicke auf das Feld Datum und wähle den Tag für deinen Termin. Ist noch keine Leistung hinzugefügt, kannst du auch ein Datum bis angeben, falls der Termin mehrere Tage dauert.
5. Trage die Uhrzeit ein.
Im Feld Von gibst du die Startzeit ein. Das Feld Bis wird automatisch berechnet, sobald du Leistungen hinzufügst – du kannst es aber auch manuell anpassen, solange noch keine Leistungen im Termin stehen.
6. Füge gebuchte Leistungen und Artikel hinzu.
Unter Gebuchte Leistungen öffnest du das Auswahlfeld Artikel und wählst die Dienstleistung oder den Artikel aus, die der Kunde gebucht hat. Bestätige deine Auswahl oder klicke das Lupe-Symbol, um eine Touch-Auswahl zu nutzen.
- Für jede hinzugefügte Leistung werden Dauer und Nachbearbeitungszeit automatisch berechnet und die Endzeit des Termins angepasst.
- Klicke auf die Dauer einer Position, um sie einzeln anzupassen.
- Verschiebe Positionen per Drag & Drop oder nutze die Auf-/Ab-Pfeile.
- Wähle für jede Position einen Mitarbeiter, falls dieser von der Termin-Zuweisung abweichen soll.
- Mit dem Zahnrad-Symbol änderst du Optionen von Dienstleistungen.
- Mit dem Papierkorb löschst du eine Position wieder.
7. (Falls Kunde zugewiesen) Ergänze Kundennotizen und Terminhistorie.
Sind zwei Registerkarten erschienen – Kundennotizen und Historie – nutze sie zur Vorbereitung:
- Kundennotizen: Hier findest du wichtige Informationen zum Kunden und zur gebuchten Leistung.
- Historie: Zeigt dir die letzten Termine und Leistungen des Kunden sowie frühere Daueranpassungen.
8. Speichere den Termin.
Klicke die Schaltfläche Speichern am unteren Ende des Fensters.
Sobald der Termin gespeichert ist, erscheint oben rechts im Fenster ein Info-Symbol. Ein Klick darauf zeigt dir die Termine-Metadaten (Erstellungs- und Änderungsdatum, Kundenankunftszeit, Kassierungszeit).
Aufbau des Terminfensters
Das Fenster ist in folgende Bereiche unterteilt:
Termindaten
- Mitarbeiter: Auswahlfeld für den durchführenden Mitarbeiter
- Terminherkunft: Auswahlfeld für den Buchungskanal
- Kundenzuweisung: Suche und Auswahl des Kunden
- Datum: Das Termindatum (oder Startdatum bei mehrtägigen Terminen)
- Datum bis: Optional, nur bei mehrtägigen Terminen ohne Leistungen
- Von: Startuhrzeit
- Bis: Enduhrzeit (wird automatisch berechnet, wenn Leistungen vorhanden sind)
- Notizen: Freitextfeld, falls kein Kunde zugewiesen ist
Gebuchte Leistungen Eine sortierbare Liste aller hinzugefügten Leistungen und Artikel mit Dauer, Mitarbeiterzuweisung, Optionen und Bearbeitungsfunktionen.
Kundennotizen und Terminhistorie Zwei Registerkarten mit zusätzlichen Informationen zum Kunden (nur sichtbar, wenn ein Kunde zugewiesen ist).
Fußzeile
- Falls bereits gespeichert: Schaltflächen für Kunde ist da und/oder Kassieren (abhängig von deinen Modulen und Rechten)
- Stornieren (oder Wiederherstellen, falls bereits storniert)
- Speichern und Schließen
Was danach passiert
Der Termin wird im Kalender sichtbar und du kannst ihn jederzeit wieder öffnen und bearbeiten. Wenn du den Termin an einen anderen Mitarbeiter oder ein anderes Zeitfenster verschieben möchtest, nutze dafür die Terminsuche oder verschiebe den Termin später.
Falls der Kunde ankommt, kannst du ihn mit Kunde ist da registrieren. Möchtest du den Termin dann abrechnen, nutze die Schaltfläche Kassieren, um direkt zur Kasse zu gehen.
Tipps und Hinweise
Terminsuche (Kalender-Symbol): Wenn du bereits Leistungen hinzugefügt hast, wird das Kalender-Symbol aktiv. Klick es, um freie Zeitfenster beim gewünschten Mitarbeiter zu finden – weboffice berücksichtigt dabei die Gesamtdauer der Leistungen.
Dauer anpassen: Wenn die berechnete Dauer nicht passt, klicke auf die Dauer einer einzelnen Leistung. Du kannst so Kundenzeiten festhalten – beim nächsten Termin mit dieser Leistung fragt weboffice dich, ob die abweichende Dauer wieder gelten soll.
Pakete löschen: Gehört eine Leistung zu einem Paket, werden beim Löschen alle anderen Artikel des Pakets ebenfalls entfernt.
Barcode-Scan: Leistungen und Artikel kannst du auch per Barcode-Scan hinzufügen – damit wird die Suche beschleunigt.
Empfohlene Leistungen: Basierend auf Kundenhistorie und Kundentyp zeigt weboffice dir häufig gebuchte Leistungen als Schnell-Tasten – ein Klick fügt sie hinzu.