Mit dem KI-gestützten Import erkennst du Artikel automatisch aus Dokumenten wie PDFs oder Bildern und importierst sie in dein System. Der Assistent führt dich in drei Schritten durch den Prozess: Datei hochladen, erkannte Artikel bearbeiten und schließlich überprüfen sowie importieren.
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zum Importieren von Artikeln und musst der KI-Nutzung zugestimmt haben. Beim ersten Import wirst du um diese Zustimmung gebeten.
So gehst du vor
Lade dein Dokument hoch. Klicke auf das Upload-Feld und wähle eine Datei aus (PDF, Bild oder anderes Format), die die Artikel enthält. Du kannst die Datei auch per Drag & Drop in das Fenster ziehen. weboffice lädt die Datei hoch und beginnt automatisch mit der Analyse.
Warte auf die Erkennung der Artikel. Der Fortschrittsbalken zeigt dir, wie viele Artikel die KI bereits erkannt hat. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, siehst du die Meldung mit der Gesamtanzahl erkannter Artikel.
Klicke auf Nächster Schritt, um zur Bearbeitung zu gehen.
Überprüfe und bearbeite die erkannten Artikel. In der Tabelle siehst du alle Artikel, die die KI erkannt hat. Jede Spalte kannst du direkt bearbeiten:
- Herstellerartikelnummer: Die erkannte Nummer des Herstellers (soweit vorhanden)
- Barcode: Der Strichcode (soweit erkannt)
- Artikelname: Der Name – bearbeite ihn direkt in der Zelle, falls nötig
- Beschreibung: Eine kurze Beschreibung des Artikels
- Kategorie: Wähle eine vorhandene Kategorie oder gib eine neue ein; weboffice erstellt neue Kategorien automatisch beim Import
- Steuersatz: Das Auswahlfeld zeigt dir alle verfügbaren Steuersätze – wähle den richtigen
- Einkaufspreis (netto) und Einkaufspreis (brutto): Gib hier die Preise ein oder korrigiere sie. Wenn du einen Nettopreis änderst, rechnet weboffice den Bruttowert automatisch nach und umgekehrt
- Verkaufspreis (netto) und Verkaufspreis (brutto): Die Verkaufspreise werden genauso berechnet wie die Einkaufspreise
Wähle mehrere Artikel aus, um Massenänderungen vorzunehmen (optional). Markiere die Kontrollkästchen vor den Artikeln, die du gleich bearbeiten möchtest. Klicke dann auf Aktionen für gewählte Artikel – ein Fenster öffnet sich, in dem du Kategorie, Steuersatz oder Preise für alle ausgewählten Artikel auf einmal ändern kannst.
Stelle Änderungen wieder her, falls nötig. Wenn du bei einem Artikel Fehler gemacht hast, klicke am Ende der Zeile auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach links (Rückgängig) – das setzt den Artikel auf die ursprünglichen Werte zurück.
Klicke auf Nächster Schritt, um zur Überprüfung zu gehen.
Überprüfe die Zusammenfassung. Vor dem eigentlichen Import siehst du nochmal alle Artikel mit ihren Daten in einer Tabelle – Namen, Kategorien, Steuersätze und Preise. Das ist deine letzte Chance, um Fehler zu erkennen.
Klicke auf Importieren, um die Artikel ins System zu übernehmen. weboffice fragt dich nochmals zur Bestätigung. Sobald du bestätigst, werden alle Artikel angelegt oder aktualisiert.
Aufbau des Assistenten
Der Import verläuft in drei Schritten, die du über die Reiter oben im Fenster sehen kannst:
- Upload: Hier lädst du deine Datei hoch. weboffice analysiert sie automatisch.
- Bearbeitung: Hier siehst du die erkannten Artikel in einer Tabelle, in der jedes Feld editierbar ist. Du kannst Werte direkt in den Zellen ändern oder mehrere Artikel auf einmal anpassen.
- Überprüfen & Importieren: Hier siehst du eine Vorschau aller Artikel, bevor sie importiert werden.
Was danach passiert
Die importierten Artikel sind nun in deinem Artikelstamm verfügbar und können sofort in Bestellungen, Angeboten und Rechnungen verwendet werden. Du kannst sie wie gewöhnliche Artikel bearbeiten und verwalten.
Tipps und Hinweise
- KI-Erkennung ist eine Unterstützung, keine Garantie: Überprüfe die erkannten Daten sorgfältig, besonders Preise und Kategorien. Handgeschriebene oder schlecht fotografierte Dokumente können zu Erkennungsfehlern führen.
- Steuersätze anpassen: Wenn du bei mehreren Artikeln den Steuersatz änderst, werden die Preise automatisch neu berechnet. Das erspart dir manuelle Rechenarbeit.
- Datei entfernen: Wenn du dich umentscheidest, kannst du die hochgeladene Datei noch vor der Bearbeitung entfernen und eine andere hochladen. Die Schaltfläche Datei entfernen setzt den gesamten Import zurück.
- Neue Kategorien erstellen: Du kannst beim Import direkt neue Kategorien anlegen, indem du einen Namen eingibst, der nicht in der Liste vorhanden ist.