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Artikel mit KI-Unterstützung aus Dokumenten importieren

Mit dem KI-gestützten Artikel-Import erkennst du Artikel automatisch aus PDFs, Bildern oder anderen Dokumenten und importierst sie ins System. Der Assistent führt dich in drei Schritten durch den Prozess: Datei hochladen, erkannte Daten bearbeiten und abschließend überprüfen sowie importieren.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Artikelverwaltung und musst der KI-Datenverarbeitung zugestimmt haben. Der Import erfolgt immer für eine bestimmte Gewinn- und Kostenstelle – diese wird automatisch aus deinem aktiven Bereich ermittelt.

So gehst du vor

Schritt 1: Datei hochladen

Öffne den KI-gestützten Artikel-Import.
Im Bereich Upload lädst du dein Dokument hoch – das kann eine PDF, ein Bild oder eine andere Datei sein.
- Klicke auf Hochladen oder ziehe eine Datei direkt in das Fenster.
- Das System akzeptiert alle gängigen Dateitypen.
Während die KI das Dokument analysiert, siehst du einen Fortschrittsbalken und die Meldung „Dokument wird analysiert...". Sobald Artikel erkannt wurden, zeigt das System die Anzahl an.
Klicke auf Nächster Schritt.

Schritt 2: Erkannte Artikel bearbeiten

Im Bereich Bearbeitung erscheint eine Tabelle mit allen Artikeln, die die KI gefunden hat. Überprüfe und bearbeite die Daten für jeden Artikel:
- Artikelname: Korrigiere Namen, die nicht stimmen.
- Beschreibung: Ergänze oder verfeinere die Beschreibung.
- Herstellerartikelnummer: Ergänze die Nummer des Herstellers, wenn vorhanden.
- Barcode: Trage den Barcode ein, falls erkannt.
- Kategorie: Wähle eine passende Kategorie aus der Liste. Ist die richtige Kategorie nicht vorhanden, kannst du sie hier neu anlegen.
- Steuersatz: Wähle aus der Liste den korrekten Satz. Die KI versucht, ihn zu erkennen, aber überprüfe immer manuell.
- Einkaufspreis (netto) und Einkaufspreis (brutto): Trage den Nettopreis oder den Bruttopreis ein. Der jeweils andere wird automatisch berechnet.
- Verkaufspreis (netto) und Verkaufspreis (brutto): Ebenso mit dem Verkaufspreis.
Um mehrere Artikel auf einmal zu ändern, wähle diese aus (Häkchen am linken Rand) und klicke auf Aktionen für gewählte Artikel. Darüber kannst du Kategorie, Steuersatz oder Preise für alle markierten Artikel auf einmal anpassen.
Wenn du einen Artikel wieder auf seine ursprünglichen Werte zurücksetzen möchtest, klicke auf die Schaltfläche Änderungen rückgängig machen in der Zeile des Artikels (nur sichtbar, wenn du etwas geändert hast).
Klicke auf Nächster Schritt, wenn alle Änderungen fertig sind.

Schritt 3: Überprüfen und importieren

Im Bereich Überprüfen & Importieren siehst du eine abschließende Übersicht aller Artikel mit ihren endgültigen Daten.
Kontrolliere noch einmal:
- Artikelnamen und Beschreibungen
- Kategorien und Steuersätze
- Alle Preise (Einkauf und Verkauf, netto und brutto)
Klicke auf Importieren.
Das System fragt nochmals zur Bestätigung nach. Bestätige die Sicherheitsabfrage – nur dann werden die Artikel wirklich gespeichert.

Aufbau des Fensters

Der Import erfolgt in einem dreistufigen Assistent:

Schritt 1 – Upload: Hier lädst du die Datei hoch. Der Fortschrittsbalken zeigt dir, während die KI analysiert.
Schritt 2 – Bearbeitung: Eine Tabelle mit allen erkannten Artikeln. Du kannst Werte direkt in den Zellen ändern oder mehrere Artikel auf einmal bearbeiten.
Schritt 3 – Überprüfen & Importieren: Eine Vorschautabelle mit allen endgültigen Werten vor dem Import.

Alle Schritte sind nummeriert; du navigierst mit den Schaltflächen Nächster Schritt vorwärts.

Was danach passiert

Nach dem erfolgreichen Import erscheint eine Bestätigung („Artikel wurden erfolgreich importiert."). Die Artikel sind nun in deinem System verfügbar und können in der Artikelverwaltung bearbeitet werden.

Möchtest du weitere Artikel auf die gleiche Weise importieren, kannst du den Vorgang sofort wiederholen – das Fenster bleibt offen.

Tipps und Hinweise

KI-Genauigkeit: Die KI erkennt die meisten Daten zuverlässig, macht aber bei handschriftlichen Notizen oder sehr schlechter Bildqualität Fehler. Überprüfe vor dem Import immer besonders diese Stellen.
Neue Kategorien: Wenn dein Dokument eine Kategorie erwähnt, die es im System noch nicht gibt, wird sie automatisch angelegt – allerdings erst bei Bedarf, nicht vorher.
Steuersätze: Der Steuersatz wird anhand der Prozentzahl erkannt (z.B. „19 %" oder „19,0"). Ist der passende Satz nicht vorhanden, wähle manuell einen aus der Liste.
Preisberechnung: Achte darauf, welchen Preis du eingibst – der andere wird immer aus dem Steuersatz berechnet. Änderungen am Steuersatz danach rechnen alle Preise neu.
Nur neue Artikel: Der KI-Import schreibt keine bestehenden Artikel um. Wenn ein Artikel bereits im System existiert, wird er ignoriert oder du wirst darauf hingewiesen.