Projektauswertung erstellen

Hier siehst du eine detaillierte Übersicht aller Buchungen eines Projekts und kannst entscheiden, welche Leistungen abgerechnet werden sollen. Du kannst auch direkt einen Leistungsnachweis als PDF erzeugen, eine Rechnung erstellen oder das Projekt archivieren.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte-Verwaltung
2. Klicke auf ein Projekt in der Liste
3. In der Projektverwaltung findest du die Übersicht Letzte Buchungen

Voraussetzungen

Es müssen bereits Projektbuchungen für das Projekt erfasst sein.

So gehst du vor

Buchungen überblicken

Die Tabelle Letzte Buchungen zeigt dir alle Einträge dieses Projekts. Jede Zeile enthält eine Buchung mit Datum, Mitarbeiter, Dauer und Beschreibung. Doppelklick auf einen Eintrag, um ihn zu bearbeiten oder zu korrigieren.

Leistungsnachweis oder Rechnung erstellen

1. Klicke auf die Schaltfläche Aktionen (oben rechts in der Verwaltung)

2. Wähle eine Option:

   • Leistungsnachweis: Du kannst einen Zeitraum wählen und erhältst eine PDF-Datei
   • Rechnung erzeugen: Du wählst einen Zeitraum und weboffice erstellt eine Rechnung basierend auf den Buchungen dieses Zeitraums

3. Im Fenster Leistungsnachweis / Rechnung legst du den Zeitraum fest:

   • Zeitraum: Die Datumsfelder sind vorbelegt mit dem letzten Monat. Du kannst das ändern.
   • Für einen Leistungsnachweis: Klick PDF erstellen → die Datei wird erzeugt
   • Für eine Rechnung: Klick Zeitraum bestätigen → weboffice öffnet die Rechnungsfunktion, in der du die Rechnung fertig stellst

Leistungen als abgerechnet kennzeichnen

1. Klicke auf Aktionen
2. Wähle Leistungen als abgerechnet kennzeichnen
3. Ein neues Fenster öffnet sich mit deinen unbezahlten Buchungen. Markiere die Einträge, die du abrechnen möchtest, und speichern Sie.

Tipp: Diese Schaltfläche ist nur aktiv, wenn es noch nicht abgerechnete Leistungen gibt.

Detaillierte Auswertung einsehen

1. Klicke auf Aktionen
2. Wähle Auswertung
3. Die Tabelle Projektauswertung öffnet sich in einem neuen Bereich

Hier siehst du für jede Buchung:

• Ist abgerechnet: Haken oder Kreuz – zeigt, ob die Leistung schon berechnet wurde
• Datum: Der Tag der Buchung
• Mitarbeiter: Wer die Zeit erfasst hat
• Dauer: Wie lange die Leistung gedauert hat
• Beschreibung: Aufgabentitel, Aufgabenbeschreibung oder Notizen

Du kannst hier auch einzelne Einträge bearbeiten (Doppelklick) oder löschen.

Projekt archivieren oder kopieren

1. Klicke auf Aktionen
2. Wähle:
   • Archivieren: Das Projekt wird aus der aktiven Liste entfernt, bleibt aber erhalten
   • Kopieren: weboffice erstellt eine Kopie des Projekts mit allen Einstellungen – die Buchungen werden nicht kopiert

Aufbau der Seite

Letzte Buchungen (oben) Die Tabelle zeigt die neuesten Einträge. Mit der Schaltfläche Importieren kannst du Buchungen aus einer Excel-Datei ins Projekt übernehmen.

Aktionen (Schaltfläche oben rechts) Öffnet ein Fenster mit sechs Möglichkeiten: Leistungsnachweis, Kennzeichnung als abgerechnet, Rechnung, Auswertung, Archivierung und Kopieren.

Projektauswertung (öffnet sich auf Wunsch) Eine separate Ansicht aller Buchungen mit detailliertem Abrechnungsstatus. Du kannst hier auch einzelne Einträge bearbeiten oder löschen.

Was danach passiert

• Leistungsnachweis: Die PDF wird heruntergeladen oder angezeigt
• Rechnung: Du landest in der Rechnungsverwaltung und kannst die Rechnung fertig stellen
• Als abgerechnet markiert: Die Buchungen erhalten einen Haken und werden nicht mehr für neue Rechnungen angeboten
• Archiviert: Das Projekt verschwindet aus der aktiven Verwaltung
• Kopiert: Ein neues Projekt mit denselben Einstellungen entsteht

Tipps und Hinweise

• Der Zeitraum für Leistungsnachweis und Rechnung ist immer vorbelegt mit dem letzten Monat – stelle sicher, dass er deinen Wünschen entspricht
• Du kannst Buchungen auch nachträglich noch ändern – nutze dazu den Doppelklick auf den Eintrag
• Gelöschte Buchungen können nicht wiederhergestellt werden
• Archivierte Projekte kannst du jederzeit durch erneutes Klicken auf Archivieren wiederherstellen