Im grafischen Raumplan siehst du alle Tische deines Restaurants und ihre aktuellen Reservierungen. Du kannst hier Reservierungen bestätigen, Ankünfte erfassen, Stornierungen vornehmen und neue Reservierungen direkt am Tisch anlegen – ohne zwischen verschiedenen Ansichten zu wechseln.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Gastro-Reservierungen in der Seitenleiste.
- Der Raumplan öffnet sich automatisch. Wenn mehrere Räume eingerichtet sind, siehst du oben Schaltflächen zum Wechsel zwischen ihnen.
Voraussetzungen
Ein Raumplan muss in der Raumverwaltung eingerichtet sein. Sind noch keine Tische mit Positionen hinterlegt, zeigt dir weboffice einen Hinweis.
So gehst du vor
Tisch auswählen und Reservierungen verwalten
Klicke auf einen Tisch im grafischen Plan. Der Tisch wird hervorgehoben, und es erscheint eine Liste mit Schaltflächen für Aktionen.
Für eine neue Reservierung klickst du auf Neue Reservierung. Ein Fenster öffnet sich, in dem du Gast, Anzahl der Plätze und Uhrzeit einträgst.
Für eine bestehende Reservierung (erkennbar am Status des Tisches) stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:
- Bestätigen: Die Reservierung wechselt von „Ausstehend" zu „Bestätigt".
- Ist da oder Kunde ist gegangen: Erfasse, wenn der Gast ankommt oder das Restaurant verlässt.
- Bearbeiten: Ändere Gast, Anzahl oder Uhrzeit der Reservierung.
- Stornieren: Bricht eine bestätigte oder ausstehende Reservierung ab.
- No-Show: Markiert eine bestätigte Reservierung als nicht erschienen.
- Status zurücksetzen: Setzt einen abgelaufenen Status (z. B. No-Show) zurück auf „Bestätigt".
Mit der Zeitreise arbeiten
Unten im Plan findest du einen Schieberegler für die Zeitreise. Damit kannst du sehen, wie dein Restaurant zu einer anderen Tageszeit aussieht:
- Schiebe den Regler nach links oder rechts, um eine andere Uhrzeit einzustellen. Du kannst auch die Pfeile anklicken, um in 15-Minuten-Schritten zu gehen.
- „Zurück zu jetzt" bringt dich sofort zur aktuellen Uhrzeit zurück.
Die Zeitreise ist nützlich, um Reservierungskonzentration zu sehen oder zukünftige Engpässe zu planen. Der Status „Heute", „Vergangenheit" oder „Zukunft" ist an der Anzeige erkennbar.
Raumwechsel und Zoom
- Wenn mehrere Räume vorhanden sind: Klicke auf die Raum-Schaltflächen oben, um zwischen ihnen zu wechseln. Der aktive Raum ist deaktiviert.
- Mit dem Mausrad oder den Zoom-Gesten kannst du den Plan vergrößern oder verkleinern. Die Einstellung wird gespeichert.
Listenansicht nutzen (Horizontal-Plan)
Zusätzlich zum grafischen Plan gibt es eine tabellarische Zeitansicht aller Tische:
- Scrolle horizontal, um die zeitliche Ausdehnung der Reservierungen zu sehen.
- Klicke auf einen freien Zeitslot in der Reihe eines Tisches, um dort eine neue Reservierung zu erstellen.
- Klicke auf eine bereits eingetragene Reservierung, um die Aktions-Schaltflächen zu sehen (wie im grafischen Plan: bestätigen, ankommen lassen, stornieren, etc.).
- Ziehe eine Reservierung zu einem anderen Tisch oder einer anderen Uhrzeit, um sie zu verschieben (wenn die Bearbeitung erlaubt ist).
Aufbau des Raumplans
Tische: Jeder Tisch zeigt seine Nummer und seinen Status durch Farbe und Symbol:
- Grün mit Kreis: Frei
- Orange mit Warndreieck: Ausstehende Reservierung
- Blau mit Buch: Reserviert und angekommen
- Grau mit Fußgänger: Walk-In (direkt besetzt, keine Reservierung)
Kleine Zahl oben rechts auf dem Tisch: Die nächste Reservierungszeit (falls vorhanden).
Zeitreise-Schieberegler: Zeigt Stunden und Minuten. Die aktuelle Zeit ist mit einer senkrechten Linie markiert (nur heute).
Raumwechsel-Schaltflächen: Oben im Plan, farblich dem Raum entsprechend.
Was danach passiert
Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Der Tisch aktualisiert sich, sobald du einen Status änderst.
Tische mit angekommen-Reservierungen sind beispielsweise blockiert und können nicht noch einmal reserviert werden, bis der Gast das Restaurant wieder verlässt. Wenn du einen Raumplan noch nicht eingerichtet hast, richte zuerst Räume und Tische ein.
Detaillierte Informationen zur Verwaltung von Reservierungen in der Listenansicht findest du unter Reservierungen im Raumplan nutzen.
Tipps und Hinweise
- Die Zeitreise ist besonders hilfreich in Spitzenzeiten – schiebe den Regler nach vorn, um zu sehen, welche Tische bald frei werden.
- Wenn du eine Reservierung bearbeitest und der Tisch ist nicht mehr frei: Das System warnt dich, bevor du speicherst.
- Der Status „Ausstehend" bedeutet, dass der Gast die Reservierung angefragt hat, du sie aber noch bestätigen musst. Das solltest du normalerweise zeitnah tun.
- No-Show markiert eine nicht angekommene Reservierung. Das ist wichtig für deine Statistik – wende es nur an, wenn der Gast tatsächlich nicht erschienen ist.