Buchungsgründe anlegen und verwalten

Buchungsgründe sind Kategorien, die erklären, warum eine Ware das Lager verlässt, ohne verkauft zu werden – zum Beispiel Eigenverbrauch, Einladung oder Schwund. Du kannst hier definieren, welche Gründe es gibt, ob das Lager automatisch reduziert wird und welche zusätzlichen Informationen erforderlich sind. Diese Gründe stehen dir später beim Kassabon-Abschluss zur Verfügung.

So kommst du hierher

1. Klicke in der linken Seitenleiste auf System (Zahnrad-Symbol ganz unten)
2. Öffne den Bereich KASSE & ZÄHLUNG
3. Klicke auf Buchungsgründe

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.

So gehst du vor

Einen neuen Buchungsgrund anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen. Ein neues Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel "Neuer Buchungsgrund".

2. Trage unter Bezeichnung einen Namen für den Buchungsgrund ein – zum Beispiel "Eigenverbrauch", "Einladung" oder "Bruch/Schwund".

3. Gib unter Sortierung eine Zahl ein. Diese bestimmt die Reihenfolge, in der die Buchungsgründe später in Listen angezeigt werden (kleinere Zahlen oben).

4. Wähle unter Icon ein Symbol aus, das diesen Grund visuell kennzeichnet (optional). Klicke auf das Feld und wähle aus den verfügbaren Symbolen.

5. Wähle unter Farbe eine Farbe aus, um den Grund farblich hervorzuheben (optional).

6. Im Bereich Verhalten stellst du ein, wie dieser Grund funktioniert:

   • Aktiv: Schalte diese Option ein, damit der Grund später zur Verfügung steht. Neu angelegte Gründe sind standardmäßig aktiv.
   • Lagerabbuchung durchführen: Wenn eingeschaltet, reduziert sich der Bestand automatisch, wenn dieser Grund verwendet wird.
   • Mitarbeiter erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss beim Eintrag dieses Grundes der Name des betreffenden Mitarbeiters angegeben werden.
   • Begründung erforderlich: Wenn eingeschaltet, muss der Nutzer eine Notiz eingeben, warum dieser Grund angewendet wird.

7. Klicke auf Speichern. Der Buchungsgrund ist nun angelegt und erscheint in der Liste.

Einen bestehenden Buchungsgrund bearbeiten

1. In der Liste der Buchungsgründe findest du alle angelegten Einträge. Doppelklicke auf einen Eintrag oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) in der rechten Spalte.

2. Das Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel "Buchungsgrund bearbeiten".

3. Nimm die gewünschten Änderungen vor (siehe Schritte 2–6 weiter oben).

4. Klicke auf Speichern.

Einen Buchungsgrund archivieren oder wiederherstellen

Buchungsgründe, die du nicht mehr brauchst, kannst du archivieren, statt sie zu löschen. Sie sind dann unsichtbar, können aber jederzeit wiederhergestellt werden.

1. Finde den Buchungsgrund in der aktiven Liste.

2. Klicke auf die Schaltfläche Archivieren (Karton-Symbol) in der rechten Spalte.

3. Bestätige die Sicherheitsabfrage. Der Grund ist nun archiviert.

4. Um einen archivierten Grund wiederherzustellen, schalte oben rechts die Option Zeige archivierte Einträge ein.

5. Die archivierten Gründe erscheinen nun in der Liste. Klicke auf die Schaltfläche Wiederherstellen (Pfeil-zurück-Symbol) neben dem Grund, den du reaktivieren möchtest.

6. Bestätige die Sicherheitsabfrage. Der Grund ist nun wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Die Übersicht zeigt folgende Spalten:

• Bezeichnung: Der Name des Buchungsgrundes
• Sortierung: Die Ordnungsnummer
• Lagerabbuchung: Zeigt an, ob der Bestand automatisch reduziert wird (Ja/Nein)
• Mitarbeiter erforderlich: Zeigt an, ob die Angabe eines Mitarbeiters obligatorisch ist (Ja/Nein)
• Begründung erforderlich: Zeigt an, ob eine Notiz erforderlich ist (Ja/Nein)
• Aktiv: Zeigt an, ob der Grund derzeit verfügbar ist (Ja/Nein)
• Zuletzt geändert: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung
• Geändert von: Name des Benutzers, der zuletzt eine Änderung vorgenommen hat

Was danach passiert

Der Buchungsgrund ist sofort gespeichert. Wenn du ihn aktiviert hast, steht er beim Kassabonabschluss zur Verfügung. Alle Änderungen werden in der Liste mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert und können später im Änderungsprotokoll eingesehen werden.

Tipps und Hinweise

• Sortierung nutzen: Ordne häufig verwendete Gründe nach oben (kleinere Sortierungszahl), damit sie schneller zu finden sind.
• Lagerabbuchung richtig einstellen: Nutze diese Option nur für Gründe, bei denen der Bestand tatsächlich sinkt (Schwund, Eigenverbrauch). Für rein dokumentarische Gründe (wie bestimmte Rabatte) sollte die Option aus bleiben.
• Archivieren statt Löschen: Nutze die Archiv-Funktion, wenn sich die Anforderungen ändern. So hast du die Möglichkeit, alte Belegemit dem ursprünglichen Grund nachzuschlagen.
• Kombinierte Anforderungen: Du kannst mehrere Bedingungen kombinieren – zum Beispiel: "Für Eigenverbrauch muss ein Mitarbeiter genannt UND eine Begründung eingegeben werden."