Das Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten deiner Fahrzeuge. Du erfasst für jede Fahrt Start- und Endkilometerstand, Ort und Zweck. Am Monatsende reichst du dein Fahrtenbuch zur Freigabe ein – dein Arbeitgeber kann es prüfen und genehmigen. Je nach Fahrzeugtyp berechnet weboffice automatisch Kilometer- oder Reisekostenzuschüsse.
So kommst du hierher
Klicke in der Seitenleiste auf Fahrtenbuch.
Voraussetzungen
Dein Administrator muss dir mindestens ein Fahrzeug zugewiesen haben. Ohne Fahrzeug ist das Fahrtenbuch leer.
So gehst du vor
Wähle dein Fahrzeug aus den verfügbaren Karten aus. Ist dir nur eins zugewiesen, erscheint es direkt.
Oben siehst du Informationen zu deinem Fahrzeug und zum aktuellen Monat:
- Fahrzeugkarte: Kennzeichen, Name und aktueller Kilometerstand
- Zusammenfassungskarte: Gesamtkilometer und Anzahl der Fahrten im Monat, sowie Kilometergeld (bei Privatfahrzeugen) oder private Kilometer (bei Firmenfahrzeugen)
- Monatsabschluss-Karte: Status des Monats (offen, eingereicht oder freigegeben)
- Unterwegs-Karte (nur wenn gerade eine Fahrt läuft): zeigt, wer gerade mit dem Fahrzeug unterwegs ist
Mit den Pfeilen oben rechts blätterst du zwischen Monaten. Du kannst nur vergangene und den aktuellen Monat einsehen.
Verwalte deine Fahrten mit den Schaltflächen in der Werkzeugleiste:
- Fahrt starten: Beginne eine neue Fahrt, falls gerade keine läuft. Das Fahrzeug wird als „unterwegs" gekennzeichnet.
- Fahrt beenden: Beende eine laufende Fahrt, die du selbst gestartet hast.
- Fahrt nachtragen: Erfasse eine Fahrt, die du vergessen hast.
- Monat einreichen: Reiche den Monat zur Freigabe ein. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald mindestens eine Fahrt erfasst ist. Nach dem Einreichen kannst du keine Fahrten mehr ändern – nur dein Arbeitgeber kann den Monat wieder freigeben oder zurückgeben.
- Monatsabrechnung: Drucke den Monat aus.
- Fahrzeug wechseln: Wechsle zu einem anderen Fahrzeug (nur bei mehreren Fahrzeugen).
Unter den Karten siehst du eine Tabelle mit allen Fahrten des Monats. Klicke auf eine Fahrt, um sie zu bearbeiten oder zu löschen. Mit der Schaltfläche Rückfahrt erfasst du die Rückfahrt einer Fahrt in einem Arbeitsgang.
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt dir drei Bereiche:
Fahrzeugauswahl: Wenn du mehrere Fahrzeuge hast, siehst du zunächst Karten mit allen dir zugeordneten Fahrzeugen. Klicke auf eine, um sie auszuwählen. Ist gerade eine Fahrt mit diesem Fahrzeug unterwegs, zeigt das Fahrzeug einen gelben Hinweis Fahrt läuft.
Informationskarten: Nachdem du ein Fahrzeug gewählt hast, siehst du vier Karten mit den wichtigsten Daten zum Fahrzeug und zum Monat.
Fahrten-Tabelle: Alle erfassten Fahrten des gewählten Fahrzeugs für den gewählten Monat. Jede Fahrt zeigt Startort und -zeit, Zielort und -zeit, Gesamtkilometer und den Zweck. Für Privatfahrzeuge wird zusätzlich das Kilometergeld angezeigt.
Was danach passiert
Jede neue oder bearbeitete Fahrt wird sofort gespeichert. Die Fahrten-Tabelle aktualisiert sich automatisch.
Sobald du einen Monat einreichst, wechselt sein Status zu Eingereicht. Du kannst die Fahrten dann nicht mehr ändern. Dein Arbeitgeber sieht den Monat in seiner Übersicht und kann ihn freigeben (Status: Freigegeben) oder zurückgeben, damit du Änderungen machst.
Tipps und Hinweise
Standortfreigabe: Das Fahrtenbuch kann deinen Standort speichern, wenn du dazu zustimmst. Die Zustimmung siehst du in der Fahrzeugkarte. Du kannst sie jederzeit widerrufen.
Andere Nutzer: Ist gerade ein anderer Kollege mit deinem Fahrzeug unterwegs, zeigt die Unterwegs-Karte seinen Namen. Du kannst dann keine neue Fahrt mit diesem Fahrzeug starten – erst wenn er seine Fahrt beendet hat.
Monat einreichen: Nach dem Einreichen eines Monats kannst du einzelne Fahrten nicht mehr löschen oder ändern. Benötigst du noch Änderungen, muss dein Arbeitgeber den Monat zurückgeben.