Du erstellst hier ein neues Formular mit eigenen Feldern – zum Beispiel zur Kundenumfrage, Schadenserfassung oder Bestellung. Das Formular kannst du dann verteilen, Kunden und Mitarbeiter füllen es aus, und du sammelst die Antworten zentral.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Formulare > Alle
- Klicke auf Formular erstellen
Alternativ: Wenn bereits Formulare vorhanden sind, findest du die Schaltfläche auch in der Werkzeugleiste oben.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Formularverwaltung und das Modul Formulare. Prüfe auch, ob noch Plätze für neue Formularvorlagen verfügbar sind.
So gehst du vor
Gib einen Namen für dein Formular ein.
- Formularname: Wie soll das Formular heißen? (Pflichtfeld). Wähle einen Namen, unter dem du und deine Nutzer es später wiedererkennen.
Wähle den Standort, dem das Formular zugeordnet ist (falls dein Unternehmen mehrere hat).
- Standort: Der Standort bestimmt, wer die eingefüllten Formulare später sieht.
Trag optional eine Beschreibung ein – für dich selbst als Notiz, wofür das Formular da ist.
- Beschreibung: Bis zu 1000 Zeichen, wird intern nicht angezeigt.
Schreib optional eine Einleitung, die Ausfüller beim Öffnen des Formulars sehen.**
- Formulareinleitung: Erkläre hier, worum es geht und was du von den Ausfüllern brauchst. Du kannst Textformatierung (fett, kursiv, Links) verwenden.
Wähle optional, wer die ausgefüllten Formulare erhalten soll.
- Empfänger der Einreichungen: Wenn du hier niemanden auswählst, gehen alle Formulare an alle Mitarbeiter des Standorts mit E-Mail-Adresse. Wenn du bestimmte Personen auswählst, erhalten nur diese die Mitteilung.
Klick auf „Formulare" auf der linken Seite – dort siehst du einen Baum mit deinem neuen Formular.
- Das Formular hat automatisch bereits eine erste Seite.
Klick auf die erste Seite, um sie zu bearbeiten.
- Gib einen Namen ein, zum Beispiel „Persönliche Angaben" oder „Allgemeines".
- Beschreib optional, was auf dieser Seite abgefragt wird.
- Am Ende der Seite kannst du optional einen Abschlusstext eingeben, den der Nutzer sieht, nachdem er alle Felder ausgefüllt hat.
Füg das erste Feld hinzu: Klick in der Seitenleiste auf das Pluszeichen neben der Seite.
- Feldbezeichnung: Was fragst du ab? Zum Beispiel „Vorname", „E-Mail", „Telefonnummer".
- Feldtyp: Wähle, wie der Nutzer antworten soll – ob er Text eingeben kann, aus einer Liste auswählt, Dateien hochlädt, usw.
- Pflichtfeld: Schalte das an, wenn dieser Eintrag Pflicht ist. Ohne einen Eintrag kann der Nutzer das Formular nicht absenden.
- Weitere Optionen hängen vom Feldtyp ab – zum Beispiel Zeichenlänge bei Text oder Mindestwert bei Zahlen.
Wiederhole Schritt 8 für jedes weitere Feld dieser Seite.
Wenn du mehr als eine Seite brauchst: Klick auf das Pluszeichen neben dem Formular und trage einen Namen für die neue Seite ein.
- Der Nutzer sieht dann nacheinander jede Seite – am Ende jeder Seite muss er auf „Weiter" klicken.
Speichere dein Formular – klick auf Speichern.
- weboffice überprüft, ob alle Pflichtangaben da sind. Wenn etwas fehlt, bekommst du eine Fehlermeldung.
Aufbau des Formulareditors
Linke Seite – Formularbau:
- Der Name deines Formulars ganz oben
- Darunter alle Seiten, die es enthält
- Unter jeder Seite alle Felder dieser Seite
- Mit Klick auf eine Seite oder ein Feld wechselst du zum Bearbeiten
Rechte Seite – Einstellungen:
- Zeigt Details der gerade ausgewählten Seite oder des Feldes
- Hier änderst du Namen, Feldtypen, Validierung und weitere Einstellungen
- Für Auswahlfelder (Select, Radio, Kartenauswahl) siehst du hier die Optionen – du kannst neue hinzufügen oder bestehende löschen
Was danach passiert
Dein Formular ist jetzt fertig und kann verteilt werden. Du findest es in der Liste unter Formulare > Alle – der Reiter „Formulare" zeigt noch leer, da noch niemand es ausgefüllt hat. Sobald jemand es ausfüllt und absender, erscheint die Antwort dort und du kannst sie ansehen.
Du kannst das Formular jederzeit bearbeiten: Felder hinzufügen, umbenennen oder löschen. Die Änderungen gelten dann für alle neuen Ausfüllungen.
Wenn du ein Feld nur unter bestimmten Bedingungen zeigen möchtest (zum Beispiel nur wenn der Nutzer zuvor eine bestimmte Antwort gegeben hat), nutze Bedingungen und Regeln.
Tipps und Hinweise
- Feldtypen mit Optionen: Bei Select, Radio und Kartenauswahl musst du die möglichen Antworten selbst eingeben. Für Kartenauswahl kannst du zu jeder Option auch ein Bild hochladen.
- Text-Felder mehrzeilig: Wenn Nutzer längere Texte eingeben sollen, schalte „Mehrzeilig" ein.
- Seiten sinnvoll einteilen: Viele kurze Seiten wirken weniger überwältigend als ein langes Formular, aber zu viele Seiten wirken mühsam. Faustregel: 3–6 Felder pro Seite.
- Einleitung nutzen: Eine gute Einleitung erklärt, warum du das Formular brauchst – das erhöht die Abschlussquote.