Ein Formular erstellen

Du erstellst ein digitales Formular mit eigenen Feldern, das du dann an Kunden oder Mitarbeiter verteilst. Sie füllen es aus und senden es zurück – ihre Antworten sammelst du zentral in weboffice.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Formulare. Du siehst eine Übersicht aller ausgefüllten Formulare. Oben links findest du die Schaltfläche Formulare mit einem Registerkartenumschalter.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung von Formularen. Je nach Konfiguration deiner weboffice-Installation brauchst du möglicherweise auch eine freie Formularvorlage-Lizenz.

So gehst du vor

Klicke auf der Seite „Formulare" auf die Schaltfläche Formular erstellen (oder bei der Onboarding-Meldung, wenn noch keine Vorlage existiert). Ein Eingabefenster öffnet sich.
Gib unter Formularname eine Bezeichnung ein, unter der du das Formular später wiederfindest.
Wähle unter Standort den Standort, für den dieses Formular gelten soll (sofern dein Recht das zulässt). Du kannst später nur Mitarbeiter dieses Standorts als Empfänger auswählen.
Gib unter Beschreibung einen kurzen Text ein, der dir hilft, den Zweck des Formulars festzuhalten – Kunden sehen das nicht.
Unter Formulareinleitung kannst du einen Text schreiben, den Kunden und Mitarbeiter sehen, wenn sie das Formular öffnen. Hier erklärst du, worum es geht und was sie eintragen sollen. Das Feld kannst du auch leer lassen.
Unter Empfänger der Einreichungen wählst du, wer die ausgefüllten Formulare erhält.
- Wenn du niemanden auswählst, erhalten alle Mitarbeiter deines Standorts mit E-Mail-Adresse die Einreichungen.
- Wenn du einzelne Personen markierst, gehen die Einreichungen nur an diese.
Im linken Bereich siehst du die Formularstruktur. Dort findest du unter dem Formularnamen automatisch eine erste Seite. Klicke auf diese Seite, um sie zu bearbeiten.
Gib unter Seitenname einen Namen für die Seite ein – dies hilft dir bei der Übersicht, wird aber auch Benutzern angezeigt.
Optional: Ergänze unter Beschreibung weitere Informationen zur Seite und unter Abschlusstext einen Text, der nach dem Ausfüllen gezeigt werden soll.
Um der Seite ein Feld hinzuzufügen, klicke oben rechts im Strukturbaum auf das Plus-Symbol neben der Seite oder nutze die Kontextmenüs direkt in der Liste.
Wähle einen Feldtyp (etwa Text, Zahl, Auswahlfeld oder Datei-Upload) und gib unter Feldbezeichnung an, wie das Feld heißen soll.
Passe die weiteren Einstellungen an – etwa ob es ein Pflichtfeld ist, welche Länge Text haben darf oder welche Optionen zur Auswahl stehen. Alle verfügbaren Einstellungen hängen vom Feldtyp ab.

Weitere Details zur Gestaltung von Feldern und zum Einsatz von Bedingungen findest du unter Felder und Bedingungen.

Sobald dein Formular fertig ist, klicke auf Speichern. Das Fenster schließt sich und du kehrst zur Formularliste zurück.

Dein Formular ist jetzt bereit. Du kannst es jetzt verteilen oder später noch anpassen.

Aufbau des Formulareditors

Der Editor ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

Linker Bereich – Struktur: Zeigt den Namen deines Formulars, darunter alle Seiten und deren Felder in einer Baumstruktur. Hier navigierst du zwischen den einzelnen Teilen und fügen neue Seiten oder Felder hinzu.

Rechter Bereich – Details: Wenn du ein Element auswählst, siehst du hier seine Einstellungen zum Bearbeiten.

Wählst du das Formular selbst, kannst du Name, Standort, Beschreibung, Einleitung und Empfänger bearbeiten.
Wählst du eine Seite, bearbeitest du deren Namen, Beschreibung und Abschlusstext.
Wählst du ein Feld, kannst du Beschriftung, Typ, Platzhalter, Pflichtfeld-Status und feldtypspezifische Einstellungen ändern.

Was danach passiert

Dein Formular ist gespeichert und erscheint in der Formularverwaltung. Du kannst es jetzt über einen Link teilen oder in weboffice eingebundene Formularbereiche nutzen. Sobald jemand das Formular ausfüllt und einsendet, erscheint es in der Liste „Ausgefüllte Formulare" und du kannst es dort ansehen, als PDF drucken oder als erledigt markieren.

Du kannst das Formular jederzeit öffnen und anpassen – Änderungen wirken sich auf neue Einreichungen aus.

Tipps und Hinweise

Mehrere Seiten: Ein Formular kann aus mehreren Seiten bestehen. Das ist sinnvoll bei langen Formularen – Ausfüller sehen immer nur eine Seite auf einmal.
Bedingungen: Du kannst Felder oder ganze Seiten an Bedingungen knüpfen – etwa ein Feld nur zeigen, wenn in einem anderen Feld ein bestimmter Wert gewählt wurde. Das macht Formulare übersichtlicher.
Feldtypen: Nutze den passenden Feldtyp: Text für Freitexte, Zahl für Beträge, Auswahlfeld wenn nur bestimmte Werte erlaubt sind, Datei-Upload wenn du Belege oder Fotos brauchst.
Empfänger konfigurieren: Wenn du Empfänger auswählst, achte darauf, dass diese E-Mail-Adressen hinterlegt haben – sonst können sie keine Benachrichtigungen erhalten.
Pflichtfelder markieren: Felder, die unbedingt ausgefüllt sein müssen, solltest du als Pflichtfeld kennzeichnen. Ausfüller können das Formular sonst nicht einreichen.