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Lieferantenstammdaten erfassen und bearbeiten

Hier legst du einen neuen Lieferanten an oder bearbeitest die Daten eines bestehenden. Du erfasst Name, Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung – alle Informationen, die du brauchst, um Bestellungen aufzugeben und Rechnungen zuzuordnen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten > Lieferanten.
Klicke auf einen Lieferanten in der Liste, um ihn zu bearbeiten, oder lege einen neuen an.

Das Eingabefenster öffnet sich.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht „Lieferanten anzeigen". Um Eingangsrechnungen oder Bestellungen zu sehen, musst du die Module „Eingangsrechnungen" oder „Bestand" nutzen.

So gehst du vor

Allgemeine Daten erfassen

Standorte (falls sichtbar): Wähle, für welche Standorte dieser Lieferant zuständig ist. Standorte, die bereits zugeordnet sind, kannst du nicht entfernen.
Lieferantennummer: Falls leer, wird eine Nummer automatisch generiert. Du kannst sie anpassen – sie muss eindeutig sein.
Name: Trage den Namen des Lieferanten ein – unter diesem Namen wird er überall im System angezeigt.
Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website: Kontaktdaten, die du hinterlegen möchtest. Alle Felder sind optional.
Unsere Nummer beim Lieferanten: Deine Referenznummer in seinen Unterlagen – hilft beim Austausch mit ihm.
Notizen: Platz für interne Bemerkungen, die nur dein Team sieht.
Adresse: Trage Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort ein. Diese Adresse wird auf Bestellungen und Anfragen verwendet.
USt-ID: Trage die Umsatzsteuer-ID ein. Danach kannst du die Schaltfläche USt-ID prüfen nutzen – das System prüft online, ob die ID gültig ist. Das Ergebnis (erfolgreich oder fehlgeschlagen) wird mit Datum angezeigt.
Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN und BIC – optional, aber nötig, wenn du Überweisungen vorbereiten möchtest.
Zusatzfelder: Falls dein Unternehmen benutzerdefinierte Felder für Lieferanten nutzt, erscheinen sie hier. Pflichtfelder müssen vor dem Speichern ausgefüllt sein.
Finanzielles: Trage das Ausgabenkonto ein, auf das Rechnungen dieses Lieferanten gebucht werden. Die Kostenstelle ist optional.

Logo automatisch aktualisieren

Im Kopfbereich des Fensters findest du eine Schaltfläche mit einem Pfeil-Symbol. Wenn du sie klickst, versucht das System, das Unternehmenslogo online zu suchen und zu hinterlegen – anhand des Namens und der Website. Das spart dir Handarbeit.

Dokumente verwalten

Wechsle zur Registerkarte Dokumente.
Der Ablageordner wird automatisch mit dem Lieferanten angelegt. Dort kannst du Angebote, Verträge, Preislisten und andere Unterlagen hochladen.

Hinweis: Die Registerkarte ist nur sichtbar und funktionsfähig, nachdem du den Lieferanten zum ersten Mal gespeichert hast.

Ansprechpartner hinzufügen

Wechsle zur Registerkarte Ansprechpartner.
Trage Name, Titel, Telefon und E-Mail von Kontaktpersonen beim Lieferanten ein. Du kannst mehrere Ansprechpartner verwalten – das ist hilfreich, wenn unterschiedliche Abteilungen zuständig sind.

Artikel des Lieferanten erfassen

Wechsle zur Registerkarte Artikel.
Verknüpfe die Artikel, die dieser Lieferant liefert, mit seinen Bestellnummern und Einkaufspreisen.

Diese Registerkarte ist erst nach dem ersten Speichern sichtbar.

Eingangsrechnungen überblicken

Wechsle zur Registerkarte Eingangsrechnungen (nur wenn das Modul „Eingangsrechnungen" aktiv ist).
Hier siehst du alle Rechnungen, die dieser Lieferant gestellt hat – sortiert nach Nummer, Datum, Status und Betrag. Doppelklick auf eine Rechnung, um sie zu bearbeiten.

Diese Registerkarte ist erst nach dem ersten Speichern sichtbar.

Bestellungen überblicken

Wechsle zur Registerkarte Bestellungen (nur wenn das Modul „Bestand" aktiv ist).
Hier siehst du alle offenen und abgeschlossenen Bestellungen bei diesem Lieferanten – mit Bestellnummer, Status (Entwurf, Bestellt, Lieferung unvollständig, Erhalten, Storniert), Bestelldatum und weiteren Details. Doppelklick auf eine Bestellung, um sie zu bearbeiten.

Diese Registerkarte ist erst nach dem ersten Speichern sichtbar.

Speichern

Klicke die Schaltfläche Speichern, um alle Daten zu sichern. Das System prüft vorher:

Eindeutigkeit der Lieferantennummer: Ist die Nummer bereits vergeben, fragt das System, ob es eine neue Nummer generieren soll. Bestätige, damit der Lieferant angelegt wird, oder lehne ab und wähle eine andere Nummer.
Pflichtfelder: Alle Zusatzfelder, die dein Unternehmen als erforderlich markiert hat, müssen ausgefüllt sein.

Sobald gespeichert, zeigt das System eine Bestätigung an. Ist es ein neuer Lieferant, erhält er eine eindeutige ID und alle Registerkarten werden nutzbar.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in Registerkarten unterteilt:

Allgemein: Alle Stammdaten, Adresse, Zahlungsmodalitäten und Kontoinformation.
Dokumente: Ablageordner für Unterlagen (nur nach dem ersten Speichern).
Ansprechpartner: Kontaktpersonen beim Lieferanten.
Artikel: Verknüpfung mit Artikeln und Bestellnummern (nur nach dem ersten Speichern).
Eingangsrechnungen: Alle Rechnungen dieses Lieferanten (nur bei aktivem Modul, nach dem ersten Speichern).
Bestellungen: Alle Bestellungen bei diesem Lieferanten (nur bei aktivem Modul, nach dem ersten Speichern).

Die Registerkarte Allgemein ist in Spalten aufgeteilt: links die Stammdaten und Kontaktinformationen, rechts die Adresse und Bankverbindung.

Was danach passiert

Der Lieferant wird gespeichert und ist sofort verfügbar für:

Zuordnung zu Artikeln – damit du weißt, wer welche Artikel liefert
Bestellungen – du kannst sofort eine Bestellung bei ihm aufgeben
Rechnungszuordnung – Eingangsrechnungen können automatisch diesem Lieferanten zugeordnet werden

Alle Änderungen sind jederzeit möglich. Geöffnete Registerkarten zeigen die aktuellen Daten – sie werden automatisch aktualisiert, wenn du etwas hinzufügst oder änderst.

Die Daten werden mit Zeitstempel gespeichert. Im Fenster kannst du sehen, wann der Datensatz zuletzt bearbeitet wurde.

Tipps und Hinweise

Lieferantennummer eindeutig machen: Nutze ein System, das zu deinem Unternehmen passt – z. B. Initialen des Namens oder fortlaufende Nummern. Das macht Lieferanten später leichter auffindbar.
USt-ID prüfen vor der erste Rechnung: Überprüfe die Umsatzsteuer-ID, bevor du den Lieferanten in Rechnungen verwendest. So vermeidest du später Probleme bei der Buchhaltung.
Ansprechpartner speichern: Trage mindestens eine Kontaktperson ein – das spart Zeit, wenn Fragen zur Bestellung oder Rechnung entstehen.
Logo hochladen oder automatisch aktualisieren: Ein Logo macht Lieferanten in Listen schneller erkennbar und professioneller aussehend.
Standorte richtig zuordnen: Wenn dein Unternehmen mehrere Standorte hat, stelle sicher, dass der Lieferant dem richtigen Standort zugeordnet ist. Das verhindert Verwechslungen bei Bestellungen.