Teamtermine erstellen und verwalten
Teamtermine sind Ereignisse, die gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter gelten – etwa Betriebsferien, Schulungen oder Meetings. Du erstellst hier neue Teamtermine, bearbeitest bestehende oder löschst sie wieder.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Termine-Kalender
- Wechsle zur Registerkarte Teamtermine
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung zur Verwaltung von Terminen in weboffice digital. Die Mitarbeiterliste wird aus deinem Betrieb geladen.
So gehst du vor
Neuen Teamtermin erstellen
- Klicke auf Neuer Teamtermin – ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Neuer Teamtermin"
- Fülle den Bereich Termindaten aus:
- Zeitraum: Wähle das Start- und Enddatum des Teamtermins. Handelt es sich um einen einzelnen Tag, sind beide Daten identisch.
- Von: Uhrzeit, zu der der Termin beginnt (optional)
- Bis: Uhrzeit, zu der der Termin endet (optional)
- Notizen: Kurze Beschreibung oder zusätzliche Informationen zum Termin (optional)
- Im Bereich Mitarbeiterauswahl markierst du alle Mitarbeiter, für die dieser Termin gilt. Du kannst:
- Das Kontrollkästchen in jeder Zeile aktivieren oder
- auf eine Zeile doppelklicken, um den Mitarbeiter auszuwählen
- Klicke auf Speichern – weboffice digital speichert den neuen Termin und schließt das Fenster
Hast du keinen Mitarbeiter ausgewählt, zeigt weboffice digital eine Fehlermeldung: Ein Teamtermin muss mindestens einen Mitarbeiter enthalten.
Teamtermin bearbeiten
- In der Teamtermin-Liste findest du alle bestehenden Termine
- Doppelklicke auf einen Termin oder klicke auf das Bearbeiten-Symbol – das Eingabefenster öffnet sich mit dem Titel „Teamtermin bearbeiten" und zeigt alle gespeicherten Daten
- Ändere die gewünschten Felder oder passe die Mitarbeiterauswahl an
- Klicke auf Speichern
Teamtermin stornieren oder wiederherstellen
In der Liste zeigt jede Zeile, ob der Termin aktiv oder storniert ist:
- Um einen aktiven Termin zu stornieren, klicke in seiner Zeile auf das Stornieren-Symbol (Mülleimer) oder öffne den Termin und klicke im Fenster auf Stornieren. Eine Sicherheitsabfrage erscheint – bestätige, um den Termin zu stornieren.
- Um einen stornierten Termin wiederherzustellen, klicke in seiner Zeile auf das Wiederherstellen-Symbol (Mülleimer mit Pfeil) oder öffne den Termin und klicke im Fenster auf Wiederherstellen. weboffice digital aktiviert den Termin erneut.
Übersicht filtern
Über den Schalter Alle anzeigen entscheidest du, welche Termine in der Liste sichtbar sind:
- Schalter aus (Vorgabe): Die Liste zeigt nur Termine, die heute oder in der Zukunft liegen
- Schalter an: Die Liste zeigt alle Termine, auch bereits abgelaufene und stornierte
Aufbau der Teamtermin-Liste
Die Liste zeigt alle Teamtermine übersichtlich:
- Von / Bis: Start- und Enddatum des Termins
- Uhrzeit: Beginn und Ende des Termins (sofern eingetragen)
- Notiz: Die im Termin eingetragene Beschreibung
- Mitarbeiter: Namen aller zugeordneten Mitarbeiter
- Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten, Stornieren oder Wiederherstellen
Du kannst die Liste über das Suchfeld nach Datum, Uhrzeit, Notiz oder Mitarbeiternamen durchsuchen.
Was danach passiert
Gespeicherte Teamtermine erscheinen sofort in der Liste und sind im Kalender sichtbar. Stornierte Termine werden grau angezeigt, beeinflussen aber nicht mehr die Planung. Sie bleiben in der Datenbank erhalten – so kannst du sie später noch einsehen oder wiederherstellen.
Für Einzeltermine, die nur für einen Mitarbeiter gelten, nutze stattdessen einen persönlichen Termin anlegen.
Tipps und Hinweise
- Datenschutz: Wenn du einen Teamtermin bearbeitest, kannst du sehen, für welche Mitarbeiter er gilt. Jeder betroffene Mitarbeiter sieht den Termin in seinem eigenen Kalender.
- Datumsbereich: Du kannst einen Teamtermin über mehrere Tage erstrecken – etwa für Urlaub oder Schulungen. Wähle dazu unterschiedliche Start- und Enddaten.
- Gelöschte Termine: Stornierte Termine sind nicht wirklich weg. Schalte Alle anzeigen ein und nutze dann Wiederherstellen, falls du dich umbesinnst.
- Suche in der Liste: Das Suchfeld oben in der Liste hilft dir, schnell einen bestimmten Termin zu finden – gibst du etwa einen Namen ein, werden nur Termine mit diesem Mitarbeiter angezeigt.