Kundenstammdaten pflegen

Hier erfasst und bearbeitest du die Grunddaten eines Kunden – Kontaktinformationen, Adresse, Zahlungsbedingungen und benutzerdefinierte Felder. Alle Änderungen werden sofort gespeichert und stehen dem ganzen Unternehmen zur Verfügung.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Kunden.
2. Klicke in der Liste auf den Kunden, den du bearbeiten möchtest – oder lege einen neuen Kunden an.
3. Das Fenster Neuer Kunde (oder der Name des Kunden) öffnet sich mit mehreren Registerkarten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du kannst Kundenstammdaten jederzeit bearbeiten.

So gehst du vor

Allgemeine Daten erfassen

1. Wechsle zur Registerkarte Allgemein, falls sie nicht bereits offen ist.

2. Kundenart: Wähle aus, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt. Die Standardeinstellung ist Privatkundenart.

3. Vorname / Name: Trage den Namen ein, unter dem du den Kunden wiederfindest.

4. Kundennummer: Die Nummer wird automatisch vergeben (z. B. 30002). Du kannst sie ändern, wenn du eine andere Nummernreihe brauchst.

5. Geburtsdatum: Optional – trage ein Datum ein, wenn du es erfassen möchtest.

6. Telefon, Handy, Fax: Trage die Nummern mit Ländervorwahl ein. Der Ländervorwahl ist bereits voreingestellt (z. B. +43); ändere ihn, falls nötig.

7. E-Mail, Website: Optional – Kontaktdaten für Rechnungen oder Korrespondenz.

8. Kundenherkunft: Wähle, woher der Kunde zu dir gekommen ist (z. B. Keine Zuweisung oder eine andere Quelle).

Adresse erfassen

1. Unter Stammdaten findest du die Anschrift-Felder:

2. Straße: Trage die Straße und Hausnummer ein.

3. Postleitzahl: Gib die Postleitzahl ein und klicke auf die Lupe oder drücke Enter – weboffice sucht daraufhin den Ort und das Land automatisch.

4. Ort: Der Ort wird nach der Postleitzahl automatisch ausgefüllt.

5. Land: Das Land wird automatisch gesetzt. Du kannst es ändern, wenn nötig.

Lieferadresse einrichten

1. Unter Lieferadresse siehst du einen Umschalter (Toggle). Schiebe ihn nach rechts, wenn die Lieferadresse von der Rechnungsadresse abweichen soll.

2. Es wird eine neue Adresszeile verfügbar – trage dort die abweichende Lieferadresse ein.

3. Ist der Umschalter ausgeschaltet, wird automatisch die Rechnungsadresse als Lieferadresse verwendet.

Zahlungsbedingungen festlegen

1. Wechsle zur Registerkarte Zahlungsmodalitäten.

2. Rechnungsemail: Optional – trage die E-Mail ein, an die Rechnungen gehen sollen (kann von der Kundenemail abweichen).

3. Skonto (%): Trage einen Rabatt in Prozent ein, falls der Kunde einen Frühlottozahlungsrabatt erhält.

4. Skonto (Tage): Wie viele Tage nach der Rechnung ist der Skonto gültig?

5. Zahlungsziel (Tage): Nach wie vielen Tagen ist die Rechnung fällig?

6. Besteurung: Wähle die Rechnungsart – standardmäßig ist USt. verrechnen gesetzt (Umsatzsteuer wird berechnet).

Buchhaltungsdaten erfassen

1. Wechsle zur Registerkarte Buchhaltung (falls vorhanden).

2. Buchhaltungskonto: Optional – wähle das Debitorenkonto aus, auf das Rechnungen dieses Kunden gebucht werden. Ist das Feld leer, wird ein Standardkonto verwendet.

Benutzerdefinierte Felder ausfüllen

1. Wechsle zur Registerkarte Zusatzdaten.

2. Hier erscheinen alle Felder, die dein Betrieb für Kunden eingerichtet hat (z. B. Branche, Kundengruppe, Lieferhäufigkeit). Diese Felder sind von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.

3. Fülle aus, was relevant ist – manche Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein, bevor du speicherst.

Speichern und abschließen

1. Klicke unten Speichern – alle Daten werden gespeichert und das Fenster bleibt offen.

2. Klicke Schließen, um zum Kundenverzeichnis zurückzukehren.

Aufbau der Kundenverwaltung

Die Kundenverwaltung ist in Registerkarten strukturiert:

• Allgemein: Name, Kontaktdaten, Kundenart
• Stammdaten: Rechnungs- und Lieferadresse
• Zahlungsmodalitäten: Skonto, Zahlungsziel, Umsatzsteuerkennzeichen
• Buchhaltung: Kontenzuordnung
• Zusatzdaten: Felder, die dein Betrieb selbst definiert hat
• Kundenhistorie: Alle bisherigen Belege und Einkäufe des Kunden (schreibgeschützt)
• Kundennotizen: Notizen zu diesem Kunden

Was danach passiert

Deine Änderungen sind sofort gültig. Der Kunde wird mit allen eingegebenen Daten in der Kundenliste angezeigt und steht für Bestellungen, Rechnungen und Auswertungen zur Verfügung.

Weitere Aufgaben mit diesem Kunden:

• Kundenpreise festlegen
• Portalzugang für Kunden einrichten
• Verkaufte Produkte anzeigen

Tipps und Hinweise

• Postleitzahl nutzen: Gib die Postleitzahl ein und drücke Enter – weboffice füllt Ort und Land automatisch aus. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler.
• Lieferadresse optional: Viele Kunden haben die gleiche Liefer- und Rechnungsadresse. Schalte die separate Lieferadresse nur ein, wenn sie wirklich anders ist.
• Kundennummer nicht ändern: Die automatisch vergebene Nummer ist eindeutig und wird in Belegen verwendet. Ändere sie nur, wenn es zwingend erforderlich ist.
• Zusatzdaten je Betrieb unterschiedlich: Die Felder in der Registerkarte „Zusatzdaten" gibt es bei jedem Betrieb in unterschiedlicher Ausprägung. Frag notfalls einen Kollegen, welche Felder auszufüllen sind.