Lieferschein einlesen
Mit dieser Aufgabe liest weboffice einen Lieferschein automatisch ein und erstellt daraus einen offenen Wareneingang zur Kontrolle. Die Künstliche Intelligenz erkennt Lieferant, Artikel und Mengen – du überprüfst die Daten und buchst die Ware ins Lager.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Lager > Wareneingang.
- Du siehst die Übersicht aller Wareneingänge.
Voraussetzungen
Du brauchst die Berechtigung zum Anzeigen des Lagerbestands. Es gibt keine anderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Klicke auf die Schaltfläche Lieferschein einlesen. Ein Fenster öffnet sich.
Du kannst nun auf zwei Wegen ein Dokument übergeben:
- Mit der Datei-Auswahl: Klicke auf das Auswahlfeld und wähle deine Lieferschein-Datei (PDF, Bild oder andere unterstützte Formate).
- Per Drag & Drop: Ziehe die Lieferschein-Datei direkt in das weboffice-Fenster und lege sie ab.
weboffice liest das Dokument aus. Die künstliche Intelligenz erkennt automatisch:
- Lieferant: Der Name des Lieferanten wird gesucht und zugeordnet.
- Artikel und Mengen: Die bestellten Positionen werden ausgelesen.
- Lieferscheinnummer und Rechnungsnummer: Diese Nummern werden erkannt und eingetragen.
Überprüfe die erkannten Daten im Fenster. Korrigiere bei Bedarf:
- Klicke auf einen falschen Wert und trage den richtigen ein.
- Passe Mengen an, wenn die KI etwas missverstanden hat.
- Wähle das richtige Lager, falls mehrere vorhanden sind.
Klicke auf Speichern. Der Wareneingang wird angelegt. weboffice öffnet direkt die Bearbeitungsseite.
Überprüfe die Positionen nochmals:
- Kontrolliere Artikel, Mengen und Preise gegen deinen physischen Lieferschein.
- Sind alle Positionen vorhanden? Gibt es Unterschiede zu deinem Original?
Hat alles gestimmt, klicke auf Ins Lager buchen. Ein Bestätigungsfenster erscheint.
Bestätige die Buchung. Die Warenmenge wird dem Lagerbestand hinzugefügt. Der Status der Wareneingangs wechselt zu „Abgeschlossen".
Aufbau der Übersicht
Die Wareneingänge-Übersicht zeigt dir alle erfassten Wareneingänge in einer Liste:
- Nummer: Die fortlaufende Wareneingangs-Nummer (WE-Format).
- Lager: In welches Lager die Ware gebucht wird.
- Erstelldatum: Wann der Wareneingang angelegt wurde.
- Letzte Änderung: Wann zuletzt etwas geändert wurde.
- Lieferscheinnummer: Die Nummer vom physischen Lieferschein.
- Rechnungsnummer: Die zugehörige Rechnungsnummer des Lieferanten.
- Lieferant: Der Name des Lieferanten.
- Bestellung: Falls dieser Wareneingang zu einer Bestellung gehört, wird sie hier verlinkt.
- Erstellt von: Welcher Benutzer den Wareneingang angelegt hat.
- Positionen: Wie viele Artikel-Positionen der Wareneingang enthält.
- Standort: Der Profitcenter (Filiale/Standort), falls mehrere existieren.
- Warenwert Einkauf: Die Gesamtsumme der Einkaufspreise.
- Lieferung: Zeigt „Vollständig" oder „Teilweise" an – ist alles Bestellte gekommen?
- Status: Der aktuelle Zustand:
- Offen: Wareneingang ist erfasst, aber noch nicht bearbeitet.
- In Bearbeitung: Positionen werden gerade überprüft.
- Abgeschlossen: Alle Positionen wurden ins Lager gebucht.
Was danach passiert
Der Wareneingang ist jetzt im System erfasst und der Lagerbestand um die Waren erhöht. Du kannst den Wareneingang später noch bearbeiten oder die Buchung rückgängig machen, solange kein Geschäftsjahr abgeschlossen wurde.
Die nächsten Schritte hängen von deinem Ablauf ab:
- Möchtest du die Ware noch überprüfen, bevor sie ins Lager kommt, öffne den Wareneingang und bearbeite die Positionen.
- Brauchst du einen Beleg zum Archivieren, drucke den Wareneingang aus.
- Soll die Ware direkt aus einer Bestellung gebucht werden, nutze stattdessen die Wareneingang aus Bestellung.
Tipps und Hinweise
- Die KI macht Fehler: Je klarer und lesbarer der Lieferschein, desto besser die Erkennung. Handschriftliche Eintragungen können zu Fehlern führen – überprüfe diese immer genau.
- Dateiformat: PDF und Bilder (JPG, PNG) funktionieren am besten. Zu dunkle oder versehrte Scans beeinträchtigen die Lesbarkeit.
- Fehlende Lieferanten: Wenn der Lieferant nicht erkannt wird, wähle ihn manuell aus der bestehenden Liste aus. Neue Lieferanten musst du vorher in deinem System anlegen.
- Mehrere Seiten: Enthält der Lieferschein mehrere Seiten, lade alle hoch – weboffice verarbeitet sie zusammen.
- Abbrechen ist möglich: Solange du nicht auf „Ins Lager buchen" klickst, kannst du den Wareneingang löschen und von vorne beginnen.