Dein Restaurant und Räume einrichten

Hier legst du die Grundeinstellungen für dein Gastronomie-Restaurant fest: von Öffnungszeiten über Tische bis hin zu Reservierungsregeln. Am Ende hast du ein voll funktionsfähiges Restaurant mit Räumen und Tischen, die für Bestellungen und Reservierungen bereit sind.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Gastro > Tische und Reservierungen.
2. Du kommst in die Tischverwaltung. Hier kannst du jederzeit auf ein Restaurant oder einen Raum klicken, um ihn zu bearbeiten – oder du startest mit den folgenden Schritten ganz von oben.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Gastronomie anzeigen und die Module Kasse und Lager (falls du Lagerbestände anzeigen möchtest). Für Reservierungen ist zusätzlich das Modul Reservierungen erforderlich.

So gehst du vor

Restaurant einrichten

1. Öffne oder erstelle dein Restaurant: Wenn du noch kein Restaurant angelegt hast, öffnet sich ein leeres Eingabefenster. Ansonsten wählst du ein bestehendes Restaurant aus der Liste.

2. Trage die Grunddaten ein:

   • Name: Der Name deines Restaurants, wie er bei Gästen bekannt ist.
   • Standort: Ordne das Restaurant einem Standort zu – das ist dein Profit-Center. Diese Wahl kannst du später nicht mehr ändern, wenn du eine Kasse verknüpfst.
   • Kasse (falls das Modul aktiv ist): Verbinde das Restaurant mit einer Kasse, damit Bestellungen direkt zur Zahlungsbearbeitung gehen. Damit wird der Standort automatisch gesetzt.

3. Konfiguriere die Anzeige:

   • Bonierlayout: Wähle aus, wie Bons auf dem Drucker aussehen sollen.
   • Kategorie „TOP" anzeigen: Mit diesem Schalter zeigst du eine Schnellauswahl für beliebte Artikel an.
   • Zeige „offene Tische" an: Gastronomen sehen damit, welche Tische gerade nicht besetzt sind.
   • Zeige „To-Go" an: Ermöglicht Bestellungen zum Mitnehmen.
   • Gänge verwenden: Wenn du nach Gängen (Vorspeise, Hauptgang …) arbeiten möchtest, aktiviere das hier. Damit werden auch folgende Optionen verfügbar:
     • Gesellschaften verwenden: Für große Gruppen, die mehrere Tische belegen.
     • Gänge automatisch freigeben: Gänge gehen automatisch in die Küche, ohne dass der Service freigeben muss.
   • Positionsstorno nur mit Begründung: Mitarbeiter müssen einen Grund eintragen, wenn sie einen Artikel stornieren.
   • Bestellung über QR-Code ermöglichen: Gäste können über einen QR-Code am Tisch Artikel bestellen.
   • Zeige Lagerstand an (nur wenn Lager-Modul aktiv): Der verfügbare Bestand wird angezeigt.

4. Stelle den Druck ein:

   • Drucker aktiv: Schalte einen Kassendrucker für Bons ein oder aus.
   • Schriftgröße auf Druck und Schriftgröße für Schaltflächen: Bestimme die Lesbarkeit.
   • Positionen auf Druck zusammenführen: Mehrfach bestellte Artikel werden zusammengefasst (z. B. 3× Bier statt einzeln aufgelistet).
   • Küchendruck nach Gang gruppieren: Der Küchendrucker sortiert Artikel nach Gängen.
   • Preis auf Küchendruck drucken: Nur für die interne Küche relevant.
   • Positionen anderer Drucker als Info drucken: Etwa wenn mehrere Drucker (Bar, Küche) Bons ausgeben.

5. Zahlungsoptionen (falls Kasse-Modul aktiv):

   • Schnellzahlung „BAR" und „Karte": Aktiviere die Zahlungsmittel, die dein Restaurant nutzt.

6. Bestellterminal (für Selbstbestellgeräte):

   • Bestellung erst nach der Zahlung in die Küche: Ohne diesen Schalter erscheint eine Bestellung sofort in der Küche. Mit Schalter nur nach Bezahlung – bei Kartenzahlung unmittelbar, bei „Bar an der Kasse" erst beim Kassieren.

7. Falls du Reservierungen nutzen möchtest, wechsle zur Registerkarte Reservierungen und richte dort folgende Optionen ein:

   • Online-Reservierung: Gäste können über dein Kundensystem oder eine Website buchen.
   • Automatisch Reservierungen bestätigen: Neue Buchungen sind sofort gültig, ohne dass du sie freigeben musst.
   • Reservierungserinnerungen senden: Gäste bekommen eine Erinnerung vor dem Termin.
   • Zahlungsmittel muss hinterlegt werden: Der Gast zahlt eine Kaution oder Anzahlung.
   • Zu verrechnender Betrag bei No-Show: Falls der Gast nicht erscheint, wird dieser Betrag eingezogen.
   • Reservierungsintervall: In welchen Zeitabständen (15, 30, 60 Minuten …) können Gäste buchen?
   • Aufenthaltsdauer: Wie lange sitzt eine Gruppe durchschnittlich? (30 bis 300 Minuten)
   • Toleranzzeit zwischen Reservierungen: Puffer zwischen zwei Buchungen.
   • Letzte Reservierung (Uhrzeit): Nach dieser Zeit nimmt dein Restaurant keine Reservierungen mehr an.
   • Vorlaufzeit für Reservierungen: Wie viele Stunden voraus darf gebucht werden?
   • Stornofrist: Wie lange vorher darf storniert werden?
   • Reservierbar im Voraus: Wie viele Wochen im Voraus?
   • Ausnahmeöffnungszeiten: Klicke die Schaltfläche, um Tage und Zeiten zu definieren, an denen andere Regeln gelten (z. B. Sonntags anderer Tisch-Rhythmus).
   • Minimale / Maximale Gruppengröße: Mindest- und Höchstzahl Personen pro Reservierung.
   • Max. Reservierungen pro Zeitslot: Wie viele Gruppen passen in einen Zeitslot?
   • Maximale Online-Kapazität: Welcher Prozentsatz der Plätze darf online gebucht werden? (Rest bleibt für Walk-in-Gäste)
   • Sperrtage: Tage oder Zeiträume, an denen gar nicht reserviert werden kann (z. B. Renovierung, Betriebsferien). Klicke Sperrtag hinzufügen, trage das Datum und einen Grund ein.
   • Bestätigungstext: Ein persönlicher Text, den der Gast in der Bestätigung sieht.
   • E-Mail-Empfänger (Team): Adressen, die bei jeder neuen Reservierung benachrichtigt werden. Klicke Hinzufügen, trage eine E-Mail ein. Mit dem Mülleimer-Symbol löschst du Einträge wieder.
   • Primäre Farbe: Die Designfarbe für dein Reservierungsportal.

8. Speichere alles mit der Schaltfläche Speichern.

Räume und Tische anlegen

1. Sobald du gespeichert hast, öffnet sich die Raumverwaltung (oder du öffnest sie manuell aus der Seitenleiste).

2. Füge einen neuen Raum hinzu: Klicke die Schaltfläche Hinzufügen. Es öffnet sich ein Eingabefenster.

3. Trage die Raum-Grunddaten ein:

   • Restaurant: Wähle das Restaurant, zu dem dieser Raum gehört.
   • Name: Der Name deines Raums (z. B. „Gastraum", „Terrasse", „VIP-Bereich").
   • Kürzel: Ein kurzer Code (z. B. „GR" für Gastraum) – hilft beim schnellen Überblick.
   • Sortierung: Eine Nummer, um Räume in der Reihenfolge anzuordnen.
   • Icon: Ein visuelles Symbol für den Raum (z. B. Stuhl, Tisch, Draußen-Symbol).
   • Farbe: Eine Erkennungsfarbe.

4. Füge Tische hinzu:

   • Klicke in der Gruppe Tische auf Tisch hinzufügen.
   • Für jeden Tisch öffnet sich ein Eingabefenster mit folgenden Feldern:
     • Tischnummer: Eine eindeutige Nummer (z. B. 1, 2, 3 …).
     • Sitzplatz-Anzahl: Wie viele Gäste passen an diesen Tisch?
     • Sortierung: Reihenfolge in der Anzeige.
     • Tischname: Optional ein Name (z. B. „Fensterplatz").
     • Farbe: Eine Erkennungsfarbe.
     • Von Online-Reservierung ausschließen: Wenn aktiviert, kann dieser Tisch nicht online gebucht werden (z. B. weil er zu klein oder nicht für Gäste reservierbar ist).
   • Bestätige mit Speichern.

5. Falls du Reservierungen nutzt und Tische kombinieren möchtest (z. B. zwei kleine Tische für eine große Gruppe zusammenschieben): Nutze die Gruppe Tischkombinationen. Hier definierst du, welche Tische zusammenpassen.

6. Unter Reservierungen deaktivieren kannst du Zeiträume eintragen, in denen dieser Raum nicht zur Verfügung steht (z. B. für eine private Feier).

7. Speichere den Raum mit Speichern.

8. Du siehst jetzt deine Raumübersicht: Hier sind alle Räume mit Tischanzahl und Sitzplätzen aufgelistet. Mit der Schaltfläche Raumplan kannst du die Tischanordnung grafisch darstellen und anpassen.

9. Lege zusätzliche Räume an, indem du wieder Hinzufügen klickst – so viele, wie du brauchst.

Aufbau der Einrichtung

Die Einrichtung läuft in drei Ebenen ab:

Restaurant: Die oberste Ebene. Hier definierst du globale Einstellungen – wie wird gedruckt, wie zahlen Gäste, wie funktionieren Reservierungen. Ein Restaurant ist an einen Standort gebunden.

Raum: Die zweite Ebene. Ein Restaurant kann mehrere Räume haben (Gastraum, Terrasse, Bar usw.). Jeder Raum hat seine Tische.

Tisch: Die Basis. Jeder Tisch hat eine Nummer, eine Platzanzahl und optional einen Namen. Bei Reservierungen sind Tische die Einheiten, die gebucht werden.

Was danach passiert

Dein Restaurant ist jetzt einsatzbereit. Die Tische erscheinen im Kassensystem und bei der Bestellung. Wenn Reservierungen aktiv sind, können Gäste über dein Kundensystem buchen und Mitarbeiter sehen Reservierungen im Raumplan.

Du kannst jederzeit zurück in die Einrichtung, um Einstellungen zu ändern – etwa neue Tische hinzuzufügen, Zahlungsoptionen anzupassen oder Öffnungszeiten zu korrigieren.

Wenn du mit Tischplänen arbeiten möchtest, richte als nächstes den Raumplan ein, um die visuelle Anordnung zu gestalten.

Tipps und Hinweise

• Reservierungen und Gänge: Beide Funktionen hängen zusammen. Wenn du Gänge nutzt, kannst du auch Gesellschaften (große Gruppen) definieren. Ohne Gänge ist alles einfacher – nutze das nur, wenn du wirklich nach Gängen arbeitest.

• Kasse und Standort: Sobald du ein Restaurant mit einer Kasse verknüpfst, ist der Standort festgelegt. Du kannst das später nicht mehr ändern – wähle den richtigen Standort also gleich von Anfang an.

• QR-Code für Bestellungen: Wenn du „Bestellung über QR-Code ermöglichen" aktivierst, bekommst du einen QR-Code pro Tisch, den Gäste scannen können. Das brauchst du aber auch lizenziert.

• Sperrtage vs. Ausnahmeöffnungszeiten: Sperrtage sind Tage, an denen gar nichts geht (z. B. Urlaub). Ausnahmeöffnungszeiten sind Tage mit anderen Regeln (z. B. Sonntag mit verkürztem Rhythmus).

• Minimale Gruppengröße: Wenn du eine minimale Gruppengröße von 4 Personen setzt, können Paare nicht online buchen. Nutze das nur, wenn dein Restaurant wirklich keine kleinen Gruppen nimmt.