Standort konfigurieren
Hier stellst du alle wichtigen Einstellungen für einen Standort zusammen: seine Kontaktdaten und Adresse, Öffnungszeiten, Logos für verschiedene Bereiche, automatische Benachrichtigungen, und spezielle Regeln für Kundendaten und Zahlungen. Alle diese Einstellungen beeinflussen, wie dein Standort in weboffice und für deine Kunden dargestellt wird.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst nur die notwendigen Rechte für die Verwaltung deines Standorts.
Aufbau der Einstellungen
Die Standort-Konfiguration besteht aus mehreren Bereichen, die du in separaten Fenstern pflegst:
- Standort-Stammdaten: Name, Unternehmen, Kontakt (Telefon, E-Mail, Website) und Adresse des Standorts
- Standort-Logos: unterschiedliche Logos für Standort, E-Mails, A4-Berichte, Briefpapier und Kundenportal
- Öffnungszeiten: wann der Standort erreichbar ist (für Terminplanung und Kundenportal)
- Terminbuchung: Online-Buchungssystem, SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen für Kunden
- Kundendaten-Anforderungen: welche Felder sind beim Anlegen eines Kunden Pflichtfelder, Standardwerte für neue Kunden
- Mahnwesen: Mahnstufen, Gebühren und Texte für Mahnschreiben
- webofficePay-Zahlungseinstellungen: Konfiguration von Zahlungsterminals
- Benutzer-Einstellungen: deine persönlichen Daten, Kennwort und Benachrichtigungsvorlieben
So gehst du vor
Öffne die Einstellung Standort-Stammdaten bearbeiten.
- Name des Profitcenters: der Name, unter dem dieser Standort intern und nach außen bekannt ist
- Unternehmen: ordne diesen Standort einem Unternehmen zu (optional)
- Telefon, E-Mail, Website: Kontaktdaten des Standorts
- Unter Adressdaten trägst du Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort ein
- Im Bereich Rechtliche Angaben fügst du Informationen für das Impressum ein: Offizieller Firmenname, UID-Nummer, Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht, Kammerzugehörigkeit, Name der vertretungsberechtigten Person und des inhaltlich Verantwortlichen, sowie anwendbare Gewerbevorschriften
- Klicke Speichern
Öffne Standort-Logos verwalten.
- Du siehst fünf Registerkarten für verschiedene Logo-Bereiche
- In jeder Registerkarte kannst du ein Bild hochladen und zuschneiden
- Standort-Logo: wird allgemein verwendet
- E-Mail-Logo: erscheint in allen E-Mails, die von diesem Standort versendet werden
- A4-Berichte-Logo: wird in gedruckten A4-Berichten angezeigt
- A4-Berichte-Briefpapier: Hintergrund für A4-Berichte
- Kundenportal-Logo: wird im Kundenportal angezeigt
- Klicke Speichern, wenn du fertig bist
Öffne Öffnungszeiten festlegen.
- Hier definierst du, wann dein Standort an welchen Wochentagen geöffnet ist
- Diese Zeiten werden für die Terminplanung und im Kundenportal verwendet
- Klicke Speichern
Konfiguriere die Online-Terminbuchung (falls dein Standort Kunden Online-Termine buchen lässt).
- Im Bereich Online-Terminbuchung stellst du ein, wie die Buchungsplattform funktioniert
- Im Bereich SMS-Benachrichtigungen legst du fest, ob und wie Kunden eine SMS-Bestätigung erhalten
- Im Bereich E-Mail-Einstellungen definierst du E-Mail-Bestätigungen und -Erinnerungen
- Klicke Speichern
Richte die Kundendaten-Anforderungen ein.
- Bestimme, welche Felder beim Anlegen eines neuen Kunden Pflichtfelder sind
- Stelle Optionen für die Schnellanlage ein
- Definiere Standardwerte, die automatisch in neue Kundendaten eingetragen werden
- Klicke Speichern
Konfiguriere dein Mahnwesen (falls dein Standort offene Rechnungen mahnt).
- Definiere mehrere Mahnstufen mit unterschiedlichen Fristen
- Lege für jede Mahnstufe fest, nach wie vielen Tagen sie greift, welche Gebühr anfällt und welcher Text in den Mahnschreiben verwendet wird
- Klicke Speichern
Richte webofficePay ein (falls dein Standort mit Zahlungsterminals arbeitet).
- Hier siehst du eine Übersicht der angebundenen Zahlungsterminals und Transaktionen
- Du kannst bestehende Einstellungen anpassen oder neue Terminals hinzufügen
- Klicke Speichern, wenn nötig
Abschließend: Öffne deine Benutzer-Einstellungen.
- Hier pflegst du deine persönlichen Daten (Vorname, Nachname, Anzeigename, E-Mail, Telefon, Handy)
- Du kannst deine Adresse erfassen
- Im Bereich Mein Kennwort ändern stellst du ein neues Kennwort ein
- Du stellst deine bevorzugte Sprache ein
- Du verwaltest Push-Benachrichtigungen für dein Gerät (falls aktiviert)
- Du kannst ein Profilbild hochladen
- Klicke Speichern
Was danach passiert
Alle Einstellungen werden sofort gespeichert und sind danach für deinen Standort aktiv.
- Die Stammdaten und Adresse werden überall dort angezeigt, wo der Standort genannt wird
- Die Logos erscheinen automatisch in E-Mails, Berichten und dem Kundenportal
- Die Öffnungszeiten steuern, wann Kunden Termine buchen können und wann sie Erreichbarkeit sehen
- Automatische Benachrichtigungen für Termin- und Zahlungseingänge funktionieren nach deinen Vorgaben
- Pflichtfelder für Kundendaten gelten bei jeder neuen Kundeneingabe
- Mahnschreiben folgen deinen konfigurierten Stufen und Texten
- Spracheinstellungen und Benachrichtigungsvorlieben werden sofort wirksam
Einzelne Einstellungen (wie Öffnungszeiten oder E-Mail-Vorlagen) lassen sich jederzeit nachträglich ändern. Rechtliche Angaben sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
Tipps und Hinweise
- Logos richtig zuschneiden: Nutze die Zuschneidefunktion, um Logos in das richtige Seitenverhältnis zu bringen und störende Ränder zu entfernen
- Rechtliche Angaben: Überprüfe diese regelmäßig auf Aktualität, besonders UID-Nummer und Vertretungsberechtigte
- Mahngebühren: Notiere die Gebühren pro Mahnstufe genau, damit sie korrekt auf den Mahnschreiben erscheinen
- Sprache der Benutzeroberfläche: Wenn du die Sprache wechselst, wird die gesamte Oberfläche sofort in die neue Sprache umgestellt
- Push-Benachrichtigungen: Diese sind geräte- und appspezifisch; wenn du auf mehreren Geräten arbeiten möchtest, aktiviere sie auf jedem Gerät einzeln
- Online-Terminbuchung: Die SMS- und E-Mail-Konfiguration wirkt sich nur aus, wenn du die Online-Terminbuchung aktiv nutzt
Verwandte Aufgaben: