Standort konfigurieren

Hier richtest du deinen Standort (Profitcenter) ein: seine Stammdaten, Öffnungszeiten, Logos, Zahlungseinstellungen und wie die Online-Terminbuchung funktionieren soll. Du legst auch fest, welche Kundendaten bei der Anlage eines neuen Kunden verpflichtend sind, und konfigurierst das Mahnwesen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, den Standort zu verwalten. Wenn mehrere Standorte existieren, wählst du zuerst denjenigen aus, den du einrichten möchtest.

So gehst du vor

1. Öffne die Standort-Verwaltung und wähle den Standort, den du bearbeiten willst.

2. Stammdaten des Standorts – Trage ein, wer dieser Standort ist:

   • Name des Profitcenters: Wie heißt der Standort? (Pflichtfeld)
   • Unternehmen: Welches Unternehmen gehört dieser Standort an? (optional)
   • Telefon, E-Mail, Website: Kontaktdaten, unter denen Kunden dich erreichen (alle optional)
   • Adresse: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort – complete Adressdaten des Standorts (optional, aber nötig für Rechnungen und das Impressum)

   Unter „Rechtliche Angaben" trägst du Informationen ein, die in das Impressum deiner Website kommen – alles optional. Ein leeres Feld steht dort nicht. Dazu gehören:

   • Offizieller Firmenname: Der Name, unter dem der Betrieb offiziell eingetragen ist
   • UID-Nummer: Deine Umsatzsteuer-ID (z. B. für die EU)
   • Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht, Vertretungsberechtigt: Diese drei Felder gehören zusammen – du füllst alle drei oder keines. Wenn dein Betrieb im Firmenbuch steht, brauchst du alle drei; Einzelunternehmen ohne Eintragung lassen sie leer.
   • Inhaltlich Verantwortlicher: Wer trägt die redaktionelle Verantwortung für die Website?
   • Kammerzugehörigkeit und Gewerbe- bzw. Aufsichtsbehörde: Die Stellen, denen du angehörst oder die deine Tätigkeit beaufsichtigen (z. B. „Wirtschaftskammer", „Bezirkshauptmannschaft"). Trifft beides nicht zu, bleiben die Felder leer.
   • Anwendbare Rechtsvorschriften: Nach welchen Vorschriften arbeitest du? (z. B. „Gewerbeordnung 1994")
   • Unternehmensgegenstand: In einem Satz: womit verdient dein Betrieb sein Geld?
   • Grundlegende Richtung (Blattlinie): Wozu es deine Website gibt

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3. Logos – Verwalte deine Logos:

   • Wechsle zur Registerkarte Standort-Logo, E-Mail-Logo, A4-Berichte-Logo, A4-Berichte-Briefpapier oder Kundenportal-Logo.
   • Lade ein Bild hoch. Jedes Logo wird in seinem Bereich automatisch verwendet – das Standort-Logo in Übersichten, das E-Mail-Logo in allen E-Mails, das A4-Logo in Berichten und das Kundenportal-Logo im Shop.
   • Du kannst das Bild zuschneiden (Crop), um es perfekt hinzupassen.

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4. Öffnungszeiten – Lege fest, wann der Standort offen ist:

   • Trage die Öffnungszeiten für jeden Wochentag ein.
   • Diese Zeiten werden in der Terminplanung und im Kundenportal angezeigt, damit Kunden sehen, wann du erreichbar bist.

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5. Mahnwesen – Konfiguriere Mahngebühren und -texte:

   • Lege fest, nach wie vielen Tagen welche Mahnstufe greift.
   • Bestimme, welche Gebühren pro Stufe anfallen.
   • Schreibe die Texte auf, die in den Mahnschreiben stehen sollen.

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6. Kundendaten-Anforderungen – Bestimme, was beim Anlegen eines Kunden Pflicht ist:

   • Kundendaten bei Neuanlage: Welche Felder müssen ausgefüllt sein? (z. B. Nachname, E-Mail)
   • Schnellanlage: Darf man Kunden schnell anlegen, ohne alle Felder auszufüllen?
   • Standardwerte für neue Kunden: Was soll neu angelegten Kunden automatisch vorgefüllt werden?

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7. Online-Terminbuchung – Richte ein, wie Kunden online Termine buchen:

   • Konfiguriere, welche Informationen Kunden beim Buchen sehen und eingeben müssen.
   • Richte SMS-Benachrichtigungen ein – wann und wie sollen Bestätigungen und Erinnerungen versendet werden?
   • Richte E-Mail-Einstellungen ein – welche E-Mails werden bei Terminbuchung versendet?

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8. webofficePay – Verwalte deine Zahlungsterminals:

   • Hier siehst du eine Übersicht aller Zahlungsterminals und Transaktionen für diesen Standort.
   • Du kannst die Konfiguration anpassen.

Aufbau der Seite

Jede Einstellung öffnet sich in einem separaten Fenster mit Registerkarten oder Bereichen, je nachdem, wieviele Informationen es gibt. Oben siehst du immer den Namen des Standorts und eine „Speichern"-Schaltfläche am Ende. Alle Änderungen speicherst du einzeln – eine Änderung an den Stammdaten speichert nicht automatisch die Logos mit.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, sieht weboffice deine neuen Einstellungen. Die Logos erscheinen sofort in E-Mails und Berichten, die Öffnungszeiten gelten ab sofort für die Terminplanung, die Mahngebühren beim nächsten Mahnlauf – die Änderungen sind unmittelbar wirksam.

Deine Konfiguration wird auch auf deiner Website sichtbar: Die Standortdaten und Logos im Kundenportal und auf der Website, die Öffnungszeiten beim Online-Termin-Buchen, die Rechtlichen Angaben im Impressum.

Tipps und Hinweise

• Logos zuschneiden: Nutze die Crop-Funktion beim Upload – damit sparst du dir die Bearbeitung in Bildbearbeitungsprogrammen.
• Rechtliche Angaben im Impressum: Was du hier einträgst, ist deine Verantwortung. Prüfe vor dem Speichern, dass alle Angaben korrekt sind – das Impressum auf deiner Website wird sofort aktualisiert.
• Öffnungszeiten und Terminbuchung: Wenn du hier zeigst, dass du Montag bis Freitag 9–17 Uhr offen hast, können Kunden nur in diesen Zeiten Termine buchen.
• SMS und E-Mail-Benachrichtigungen: Die Nachrichten, die Kunden beim Buchen bekommen, kannst du hier komplett selbst schreiben – nutze das, um deine Marke zu kommunizieren.
• Schnellanlage von Kunden: Wenn du das zulässt, spart das Zeit, aber der Datensatz ist unvollständig. Die Kundendaten-Anforderungen legen fest, welche Felder später noch ausgefüllt werden müssen.