Kundendaten und Felder verwalten

Hier legst du fest, welche Daten weboffice von deinen Kunden erfasst. Du bestimmst, welche Informationen beim Anlegen eines neuen Kunden zwingend erforderlich sind, definierst Standardwerte für die Neuanlage und konfigurierst optional eine vereinfachte Schnellanlage. Du kannst auch benutzerdefinierte Felder für Kunden, Lieferanten und Artikel hinzufügen.

So kommst du hierher

1. Klicke auf der linken Seitenleiste auf System.
2. Wähle Standorte.
3. Klicke auf den Standort, für den du die Einstellungen ändern möchtest.
4. Scrolle nach unten zur Sektion Kundendaten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Einstellungen gelten pro Standort.

Aufbau der Seite

Die Seite gliedert sich in vier Bereiche:

• Kunden-Felder und Lieferanten-Felder (sowie Artikel-Felder und Aufgaben-Felder, wenn das Board-Modul aktiv ist): Hier verwaltest du benutzerdefinierte Felder für diese Datentypen.
• Notwendige Kundendaten: Festlegung, welche Standard-Kundendaten bei der Neuregistrierung erforderlich sein sollen.
• Standardeinstellungen Neuanlage: Vorgabewerte, die beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch gesetzt werden.
• Schnellanlage Kunde: Optional eine vereinfachte Eingabemaske für die schnelle Kundenerfassung.

So gehst du vor

Benutzerdefinierte Felder einrichten

Du kannst für jeden Bereich (Kunden, Lieferanten, Artikel, Aufgaben) beliebig viele Felder hinzufügen, die deine speziellen Anforderungen abbilden.

1. Wechsle zu dem Bereich, für den du ein Feld anlegen möchtest (z. B. Kunden-Felder).
2. Klicke auf die grüne Schaltfläche Hinzufügen.
3. Trage im neu erscheinenden Feld einen Feldname ein.
4. Wähle den Feldtyp aus dem Auswahlfeld aus (z. B. Textfeld, Zahl, Datum).
5. Aktiviere Pflichtfeld, falls dieses Feld immer ausgefüllt sein muss.
6. Mit den Pfeiltasten kannst du die Reihenfolge der Felder anpassen oder die Schaltfläche Entfernen nutzen, um ein Feld zu löschen. Achtung: Das Löschen eines bereits verwendeten Feldes kann nicht rückgängig gemacht werden.

Notwendige Kundendaten festlegen

Diese Einstellung steuert, welche Standardinformationen bei der Neuregistrierung eines Kunden zwingend verlangt werden.

1. Scrolle zum Bereich Notwendige Kundendaten.
2. Eine Liste zeigt alle verfügbaren Kundendatenfelder (Anrede, Geburtsdatum, Telefon, Handy, E-Mail, Fax, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Wie haben Sie von uns erfahren?, Marketingzusendungen erlauben).
3. Aktiviere das Häkchen neben jedem Feld, das erforderlich sein soll.
4. Mit dem Häkchen im Kopf der Liste kannst du auf einen Schlag alle Felder auswählen oder abwählen.

Diese Daten können später auch noch nachgetragen werden, falls sie beim Abkassieren fehlen.

Standardwerte für neue Kunden definieren

So stellst du vor, welche Werte beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch gesetzt werden:

1. Wechsle zum Bereich Standardeinstellungen Neuanlage.
2. Wähle unter Standard-Kundenart den Kundentyp aus (z. B. Privatperson, Geschäftskunde).
3. Aktiviere oder deaktiviere die Optionen:
   • Marketingzusendungen erlauben: Legt fest, ob neue Kunden standardmäßig Marketing-E-Mails erhalten sollen.
   • SMS-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Legt fest, ob SMS-Nachrichten automatisch versendet werden.
   • E-Mail-Terminerinnerung und -Zufriedenheitsumfrage: Legt fest, ob E-Mail-Nachrichten automatisch versendet werden.

Schnellanlage für Kunden aktivieren (optional)

Möchtest du deinen Mitarbeitern eine vereinfachte Erfassungsmaske anbieten, um Kunden noch schneller anzulegen?

1. Scrolle zum Bereich Schnellanlage Kunde.
2. Aktiviere das Häkchen neben Schnellanlage aktiv.
3. Daraufhin erscheint erneut die Liste mit Kundendatenfeldern. Wähle aus, welche Felder in der Schnellanlage-Maske erforderlich sein sollen. Die anderen Felder können der Mitarbeiter später nachtragen oder überspringen.

Was danach passiert

Deine Einstellungen werden sofort gespeichert. Sie wirken sich aus auf:

• Kundenregistrierung: Neue Kunden, die sich selbst registrieren, müssen die unter „Notwendige Kundendaten" markierten Felder ausfüllen.
• Manuelle Kundenanlage: Beim Anlegen eines Kunden durch einen Mitarbeiter werden die Standardeinstellungen vorgefüllt. Erforderliche Felder müssen trotzdem ausgefüllt werden.
• Schnellanlage: Falls aktiv, erhalten deine Mitarbeiter eine vereinfachte Eingabemaske mit nur den wichtigsten Feldern.
• Abkassieren: Falls erforderliche Kundendaten fehlen, werden diese beim Kassieren nachgefordert.

Tipps und Hinweise

• Benutzerdefinierte Felder: Wenn du ein bereits verwendetes Feld löschst, gehen alle bisherigen Einträge in diesem Feld verloren. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Schnellanlage sinnvoll nutzen: Die Schnellanlage sollte nur die wirklich notwendigsten Felder enthalten, damit sie schnell geht. Die restlichen Daten können später nachtragen werden.
• Unterschiedliche Anforderungen pro Standort: Diese Einstellungen gelten nur für den aktuellen Standort. Andere Standorte können andere Anforderungen haben.