Kassenbeleg nachbearbeiten

Mit dieser Aufgabe änderst du den Kunden auf einem bereits ausgegebenen Beleg oder sendest ihn per E-Mail erneut an den Kunden – beispielsweise wenn beim Verkauf der falsche Kunde eingetragen war oder der Beleg später noch verschickt werden soll.

So kommst du hierher

1. Öffne die Kasse über die Seitenleiste.
2. Wähle den Kassentag, dessen Beleg du bearbeiten möchtest.
3. Suche die Transaktion in der Beleg-Übersicht und wische nach links (oder rechts, je nach Anordnung der Bedienelemente) – es erscheinen die Funktionen zum Bearbeiten.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Der Beleg muss bereits ausgebucht sein.

So gehst du vor

Nachdem du die Bearbeitungsfunktionen angezeigt hast, kannst du den Beleg auf zwei Wegen nachbearbeiten:

Kunden auf dem Beleg ändern

1. Wähle die Funktion zum Ändern des Kunden.
2. Ein Eingabefenster öffnet sich mit dem Feld Kunden. Gib einen Kundennamen, eine Kundennummer oder ein Erkennungsmerkmal ein – weboffice schlägt dir Treffer vor.
3. Wähle den richtigen Kunden aus der Liste.
4. Klicke Speichern. weboffice vermerkt die Änderung und schließt das Fenster. Eine Meldung bestätigt dir, dass der Kunde erfolgreich eingetragen ist.

Beleg per E-Mail versenden

1. Wähle die Funktion zum E-Mail-Versand.
2. Ein Fenster öffnet sich zum Versand per E-Mail. weboffice lädt die E-Mail-Adresse des eingetragenen Kunden vor, wenn dieser als Kontakt gespeichert ist.
3. Stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und dass die weitere Einstellung für den Beleg stimmt (zum Beispiel Papiergröße).
4. Klicke Versenden (oder Test, um die E-Mail vor dem echten Versand zu prüfen). Die E-Mail wird dem Kunden geschickt.

Aufbau des Eingabefensters

Kunden: Hier suchst du den neuen oder korrekten Kunden. Das Feld zeigt dir die Kundennummer und den Namen zur Unterscheidung. Das Feld ist Pflicht – du kannst nur speichern, wenn ein Kunde ausgewählt ist.

Was danach passiert

Die Änderung am Kunden ist sofort gespeichert und wird im Beleg-Journal angezeigt. Die E-Mail wird in die Warteschlange eingereiht und in den nächsten Minuten verschickt – weboffice informiert dich mit einer Meldung, wenn das erfolgt oder wenn etwas schiefging.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten für ausgegebene Belege findest du unter Beleg nachdrucken und Storno.

Tipps und Hinweise

• Kundendaten überschreiben: Das Ändern des Kunden bezieht sich nur auf den Beleg selbst. Die Kundenstammdaten werden nicht verändert.
• E-Mail-Adressen für Kunden: Wenn ein Kunde in weboffice keine E-Mail-Adresse hat, kannst du sie beim Versand manuell eingeben – sie wird dann nur für diese E-Mail benutzt.
• Beleg mit Audit-Trail: Bei älteren Belegen kann es sein, dass das Ändern des Kunden aus Audit-Gründen gesperrt ist (die Schaltfläche ist ausgegraut). Das ist normal – dann kannst du zumindest noch den Beleg per E-Mail nachversenden.