Duplikat-Kunden zusammenführen oder als gelöst kennzeichnen
Wenn weboffice zwei Kundensätze als mögliche Duplikate erkannt hat, kannst du entscheiden: Sollen die beiden Kunden zusammengeführt werden, oder hat das System einen Fehler gemacht? Bei einer Zusammenführung bleibt ein Kundensatz bestehen, der andere wird archiviert.
So kommst du hierher
- Öffne im Menü Stammdaten > Kunden.
- Wechsle zur Registerkarte Duplikate.
- Wähle einen Eintrag aus der Liste aus – es öffnet sich ein Fenster mit den Details beider Kunden.
Voraussetzungen
Keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Vergleiche die beiden Kundensätze nebeneinander. Das Fenster zeigt dir die Stammdaten beider Kunden in einer Gegenüberstellung. Prüfe, ob es sich wirklich um denselben Kunden handelt oder um zwei verschiedene Personen oder Unternehmen.
Wähle einen der beiden Kundensätze als den zu behaltenden. Wenn du dich für einen entschieden hast, klickst du auf die Schaltfläche mit seiner Kundennummer. Das System wird dann die beiden Datensätze zusammenführen und den anderen als Duplikat archivieren.
Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Das System fragt dich noch einmal zur Bestätigung.
Falls es kein Duplikat ist: Wenn die beiden Kunden tatsächlich unterschiedliche Personen oder Unternehmen sind, klickst du auf Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Das System kennzeichnet diesen Fall dann als gelöst und schlägt ihn dir nicht mehr vor. Auch hier wird eine Bestätigung verlangt.
Aufbau des Fensters
Das Fenster zeigt oben eine Symbolleiste mit drei Schaltflächen:
- Zwei Schaltflächen mit Zusammenführen-Symbol – je eine für jeden Kundensatz. Sie tragen die jeweilige Kundennummer. Klick auf eine dieser Schaltflächen, um diesen Kunden zu behalten.
- Es handelt sich nicht um ein Duplikat – mit Häkchen-Symbol. Markiert den Fall als geklärt, wenn die Kunden nicht zusammengehören.
Darunter sieht du eine Tabelle mit den Stammdaten beider Kunden nebeneinander.
Was danach passiert
Bei einer Zusammenführung: Der gewählte Kundensatz bleibt aktiv und ist über seine Kundennummer auffindbar. Der andere Kundensatz wird archiviert. Eine Meldung bestätigt dir: „Kunden erfolgreich zusammengeführt". Das Duplikat verschwindet aus der Liste.
Bei „Es handelt sich nicht um ein Duplikat": Der Eintrag wird aus der Duplikat-Liste entfernt und gilt als geklärt.
Du kannst danach den nächsten Duplikat-Eintrag prüfen. Mehr zur Verwaltung von erkannten Duplikaten erfährst du unter Duplikate prüfen und verwalten.
Tipps und Hinweise
- Bevor du zusammenführst, notiere dir die Kundennummern beider Sätze – nachdem die Zusammenführung abgeschlossen ist, existiert der archivierte Kundensatz nicht mehr im regulären Kunden-Bestand.
- Die Zusammenführung ist endgültig. Es gibt keinen Undo. Nimm dir Zeit für den Vergleich.
- Wenn du unsicher bist, kennzeichne den Fall erst als „nicht geklärt" und überprüfe die Daten später noch einmal, bevor du zusammenführst.