Rechnungsstatus und Folgeaufträge sehen

Jede Rechnung zeigt dir ihren aktuellen Status: ob sie bezahlt ist, noch ausstehend oder überfällig. Gleichzeitig erkennst du auf einen Blick, welche Folgedokumente – etwa Lieferscheine oder Mahnungen – bereits dazu erstellt wurden. Von hier aus gelangst du schnell zu diesen verknüpften Aufträgen.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf das Rechnungsmodul und das Recht, Rechnungen einzusehen.

So gehst du vor

Die Statusinformationen und Folgedokumente werden automatisch angezeigt, sobald du eine Rechnung öffnest:

1. Rechnungsstatus lesen: Oben siehst du den aktuellen Status der Rechnung mit einem aussagekräftigen Symbol:

   • Ein Kalender mit Uhr zeigt an, wie viele Tage noch bis zur Zahlungsfälligkeit bleiben – oder ob bereits eine Teilzahlung eingegangen ist.
   • Ein grünes Häkchen bedeutet, die Rechnung ist bezahlt.
   • Ein rotes X zeigt, dass die Rechnung storniert wurde.
   • Weitere Symbole kennzeichnen Zahlungsausfälle, zweifelhafte Forderungen oder laufende Inkasso.

2. Vorgängerdokumente prüfen: Falls diese Rechnung auf einem früheren Auftrag basiert (zum Beispiel einer Bestellung oder einem Angebot), siehst du den Link zu diesem Dokument. Klicke darauf, um es zu öffnen.

3. Folgeaufträge anzeigen: Wenn bereits Lieferscheine, Mahnungen oder andere Dokumente zu dieser Rechnung erstellt wurden, werden sie unter „Folgeaufträge" aufgelistet.

   • Ein Folgedokument: Klicke direkt auf die Nummer, um es zu öffnen.
   • Mehrere Folgedokumente: Klicke die Schaltfläche Folgeaufträge (mit der Anzahl in Klammern), um eine Übersicht aller verknüpften Dokumente zu sehen. Wähle dann das Dokument aus, das du öffnen möchtest.

4. Mahnungen nachverfolgung: Falls Mahnungen zu dieser Rechnung versendet wurden, siehst du die Glocke-Symbole mit dem jeweiligen Mahnungsstatus. Klicke darauf, um Details zur Mahnung zu sehen.

Aufbau der Statusanzeige

Die Anzeige ist in mehrere Bereiche unterteilt:

• Zahlungsstatus: Zeigt den aktuellen Zahlungsstand und verbleibende oder abgelaufene Zahlungsfristen. Bei Teilzahlungen wird dies zusätzlich vermerkt.
• Vorgängerdokumente: Ein Bereich mit Pfeilen nach links, unter dem alle Dokumente aufgelistet sind, auf denen diese Rechnung basiert.
• Folgedokumente: Ein Bereich mit Pfeilen nach rechts, der alle später erstellten verknüpften Dokumente zeigt – entweder direkt als Link oder gebündelt hinter einer Schaltfläche.
• Mahnungen: Alle versendeten oder geplanten Mahnungen werden mit ihrem aktuellen Status angezeigt.

Was danach passiert

Du kannst von hier aus direkt zu den verknüpften Dokumenten navigieren:

• Öffne einen Lieferschein, um Versandinformationen zu verwalten.
• Sende eine Mahnung, wenn die Rechnung überfällig ist.
• Erfasse eine Zahlung, um den Status zu aktualisieren.
• Erstelle eine Gutschrift, falls ein Umtausch oder eine Rückerstattung nötig ist.

Tipps und Hinweise

• Überfällige Rechnungen erkennen: Wenn die Anzahl der Tage negativ ist (zum Beispiel „10 Tage überfällig"), solltest du eine Mahnung erwägen.
• Teilzahlungen verwalten: Steht hinter dem Fälligkeitsdatum „Teilzahlung erhalten", wurde ein Teil der Summe bereits bezahlt – der Rest fehlt noch.
• Schnelle Navigation: Klicke auf die Belegnummern (Format: Präfix/Nummer), um direkt zum Dokument zu springen – das ist schneller, als über Listen zu suchen.