Gutschrift oder Storno zu einer Rechnung erstellen

Wenn du eine Rechnung korrigieren möchtest oder eine Rückgabe bearbeitest, erstellst du eine Gutschrift oder ein Storno – je nachdem, wie du die Korrektur handhaben willst. Gutschriften und Stornos sind Folgeaufträge, die auf einer bestehenden Rechnung aufbauen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Aufträge anzusehen. Eine Rechnung, zu der du die Gutschrift erstellen möchtest, muss bereits vorliegen.

So gehst du vor

1. Öffne die Rechnung, zu der du eine Gutschrift oder ein Storno erstellen willst.

2. Klicke oben auf Folgeauftrag und wähle den Typ:

   • Storno: Der Auftrag wird mit umgekehrten Vorzeichen kopiert – Positionen und Beträge erscheinen negativ. Ein Storno bucht die ursprüngliche Rechnung rückgängig.
   • Gutschrift: Der Auftrag wird ebenfalls kopiert, du kannst aber selbst bestimmen, welche Positionen und Beträge du gutschreiben möchtest.

3. Speichere die Gutschrift oder das Storno, um es zu finalisieren.

Du kannst jetzt noch vor dem Speichern Änderungen vornehmen – etwa einzelne Positionen löschen oder Beträge anpassen. Folgeaufträge werden mit neuen Nummern angelegt, die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert.

Aufbau des Fensters

Sobald du einen Folgeauftrag erstellst, öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit drei Bereichen:

• Baum (links): Zeigt die Struktur des Auftrags – Kopfdaten, Positionen und Gruppen. Du kannst hier Positionen oder ganze Gruppen auswählen und bearbeiten oder löschen.
• Bearbeiten (Mitte): Hier änderst du die Kopfdaten (Auftragsdatum, Kunde, Standort) oder bearbeitest einzelne Positionen – Menge, Preis, Steuersatz und Rabatte.
• Vorschau (rechts): Zeigt dir das fertige Dokument schon während der Bearbeitung.

Auf dem Smartphone oder Tablet wechselst du zwischen den drei Bereichen mit der Leiste oben.

Änderungen an der Gutschrift oder dem Storno

Bevor du speicherst, kannst du folgende Änderungen vornehmen:

• Positionen löschen: Wähle im Baum eine Position und klicke auf das Löschen-Symbol – die Position fällt weg.
• Positionen duplizieren: Kopiere eine Position, um sie mehrfach zu fakturieren.
• Positionen verschieben: Du kannst Positionen mit den Pfeilen nach oben oder unten verschieben.
• Gruppen hinzufügen oder löschen: Mit Gruppe hinzufügen packst du mehrere Positionen zusammen.
• Kopfdaten ändern: Im mittleren Bereich passt du Auftragsdatum, Kunde, Leistungsempfänger, Zahlungsbedingungen und Steuersatz an.

Alle Änderungen rechnet weboffice dir sofort vor – du siehst Summen, Steuern und Rabatte live in der Vorschau.

Was danach passiert

Wenn du speicherst, wird die Gutschrift oder das Storno als neuer Auftrag mit eigener Nummer angelegt und ist sofort einsatzbereit. Du kannst sie dann versenden oder drucken wie jede andere Rechnung auch.

Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert – es entsteht ein separater Beleg mit eigener Nummer und eigenem Datum.

Tipps und Hinweise

• Warnung bei Änderungen: Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits versendet, bezahlt oder gemahnt wurde, zeigt weboffice eine Warnung. Du kannst trotzdem speichern, solltest dann aber darauf achten, dass Empfänger und Buchhaltung über die Korrektur informiert sind.
• Entwürfe speichern: Wenn du unsicher bist, klicke Als Entwurf speichern statt Finalisieren. Den Entwurf kannst du später noch ändern und dann finalisieren.
• Lieferscheine übernehmen: Wenn es zu dieser Rechnung Lieferscheine gibt und du ein neues Dokument erstellst, kannst du Lieferscheine automatisch einfügen.