Manuelle Buchungsvorlagen einrichten

Mit manuellen Buchungsvorlagen legst du Vorlagen für wiederkehrende Kassenbewegungen an – etwa Bankeinzahlungen, Wechselgeldausgleich oder Kassenentnahmen. Diese Vorlagen beschleunigen später die Erfassung solcher Buchungen in der Kasse.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration (Verwaltung)
2. Wähle Einstellungen
3. Klicke auf die Registerkarte Manuelle Buchungen

Voraussetzungen

• Du hast die Berechtigung „Unternehmen verwalten"
• Das Modul CashPoint ist aktiv

So gehst du vor

1. Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Vorlage zu erstellen.

   Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern für die Vorlage.

2. Icon: Wähle ein Symbol aus, das die Buchung visuell darstellt – du siehst es später in der Kasse.

3. Name: Trage einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du die Vorlage in der Kasse wiederfindest.

4. Beschreibung / Verwendungszweck: Notiere optional, wofür diese Vorlage gedacht ist. Das hilft dir und deinen Mitarbeitern, die richtige Vorlage auszuwählen.

5. Zahlungsart: Wähle aus dem Auswahlfeld, welche Zahlungsart diese Buchung betrifft. Das Feld ist optional – wenn die Buchung keiner Zahlungsart zugeordnet werden soll, kannst du es leer lassen.

   Welche Zahlungsarten verfügbar sind, definierst du unter Zahlungsarten und Steuersätze.

6. Buchhaltungskonto: Wähle das Konto aus, auf das diese Buchung verbucht werden soll. Das Auswahlfeld zeigt die Kontonummer (falls vorhanden) und den Kontonamen. Auch dieses Feld ist optional.

7. Klicke auf Speichern.

   Die Vorlage wird gespeichert und erscheint in der Liste der manuellen Buchungen.

Aufbau des Fensters

Das Eingabefenster ist in eine Gruppe Stammdaten gegliedert. Dort befinden sich alle Felder, die die Buchungsvorlage beschreiben:

• Icon: Symbole zur visuellen Kennzeichnung der Vorlage
• Name: Pflichtfeld, erkennungsmerkmahl der Vorlage
• Beschreibung / Verwendungszweck: Optionales Freitextfeld für Notizen
• Zahlungsart: Auswahlfeld mit verfügbaren Zahlungsarten oder leer
• Buchhaltungskonto: Auswahlfeld mit verfügbaren Konten oder leer

Die Liste der manuellen Buchungen zeigt je Vorlage den Namen in einer Spalte. In einer Bearbeiten-Spalte (Stift-Symbol) kannst du die Vorlage ändern.

Eine vorhandene Vorlage bearbeiten

Klicke in der Liste auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) neben der Vorlage, um ihre Einstellungen zu ändern. Alternativ kannst du die Vorlage auch doppelt anklicken. Speichere deine Änderungen mit Speichern.

Was danach passiert

Deine Buchungsvorlagen stehen dir in der Kasse zur Verfügung. Mit den Vorlagen erfasst du wiederkehrende Kassenbewegungen schneller – du wählst die Vorlage, und Icon, Zahlungsart und Konto sind bereits vorgefüllt.

Tipps und Hinweise

• Lege Vorlagen nur für Buchungen an, die regelmäßig anfallen. Einmalige Buchungen erfasst du besser direkt in der Kasse ohne Vorlage.
• Die Felder Zahlungsart und Buchhaltungskonto sind beide optional. Du brauchst mindestens ein Icon und einen Namen – der Rest lässt sich später ausfüllen, wenn die Vorlage in der Kasse verwendet wird.
• Sobald du eine Vorlage speicherst, steht sie dir sofort zur Verfügung – es ist kein zusätzlicher Schritt erforderlich.