Mit einer Gutschrift korrigierst du zu viel berechnete Beträge oder Fehler in einer Rechnung. Eine Storno ist eine komplette Rückgängigmachung eines Auftrags. Beide Dokumenttypen erstellst du auf Basis einer bestehenden Rechnung oder eines anderen Auftrags.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zum Anzeigen von Rechnungen. Um Kundenpreise zu speichern, ist ein zusätzliches Recht erforderlich.
So gehst du vor
Öffne die Rechnung oder den Auftrag, zu dem du eine Gutschrift oder Storno anlegen möchtest.
Im oberen Bereich des Bearbeitungsfensters findest du in der Werkzeugleiste die Schaltfläche Folgeauftrag. Klicke darauf.
Ein Fenster öffnet sich und bietet dir an, welcher Dokumenttyp als Folgeauftrag möglich ist. Wähle zwischen einer Gutschrift (für teilweise Rückgängigmachung oder Korrektur) oder einer Storno (für vollständige Rückgängigmachung) – je nachdem, welche Art der Korrektur du benötigst.
Bestätige deine Auswahl. weboffice speichert daraufhin den aktuellen Stand der Originalrechnung.
Das Bearbeitungsfenster für den neuen Auftrag öffnet sich. Die Positionen der Originalrechnung wurden automatisch übernommen.
Bearbeite die Positionen nach Bedarf:
- Für eine Gutschrift: Reduziere die Mengen oder Preise auf die Beträge, die du erstattest
- Für eine Storno: Lass die Positionen unverändert – diese werden automatisch mit Minuszeichen verbucht
Überprüfe die Stammdaten (Kunde, Datum, Besteuerung). Diese wurden aus der Originalrechnung übernommen.
Speichere das Dokument durch Klick auf Speichern oben rechts.
Das System zeigt dir darauf, in welcher Form der neue Auftrag gespeichert werden soll. Bestätige, um den Vorgang abzuschließen.
Aufbau des Bearbeitungsfensters
Das Fenster ist in drei Bereiche aufgeteilt (auf Mobilgeräten wechselst du mit den Schaltflächen oben zwischen ihnen):
- Baum (links): Zeigt die Struktur – Stammdaten oben, darunter die Positionsgruppen und Positionen
- Bearbeiten (Mitte): Hier änderst du das ausgewählte Element
- Vorschau (rechts): Zeigt dir das Dokument, wie es aussehen wird
Die wichtigsten Felder beim Bearbeiten:
- Auftragsdatum: Das Datum der Gutschrift oder Storno (vorausgefüllt mit heute)
- Standort: Der Geschäftsstandort, von dem aus die Gutschrift ausgegeben wird
- Kunde: Name und Anschrift aus dem Original (änderbar)
- Besteuerung: Art der Umsatzsteuerbehandlung (übernommen vom Original)
- Zahlbar bis: Die Frist, bis wann der Betrag ausgeglichen sein sollte
- Positionen: Jede Zeile mit Menge, Preis und Steuersatz – du kannst die Mengen reduzieren oder Positionen ganz löschen
- Kopftext und Fußtext: Zusätzliche Notizen für den Empfänger
Was danach passiert
Die Gutschrift oder Storno wird als neuer Auftrag gespeichert und trägt eine neue Belegnummer. Sie ist noch im Status „Entwurf", bis du sie finalisierst. Nach dem Speichern kannst du sie wie andere Aufträge weiter bearbeiten, ausdrucken oder versenden.
Die Originalrechnung bleibt erhalten und wird nicht verändert.
Tipps und Hinweise
- Wenn du eine Gutschrift mit reduzierter Menge erstellst, überprüfe danach noch einmal die berechnete Gesamtsumme – sie wird automatisch anhand der neuen Positionen berechnet.
- Du kannst die Kundenpreise von Artikeln automatisch speichern lassen, falls du während der Bearbeitung Preise änderst. Das System fragt dich nach dem Speichern, ob du diese Preise als neue Kundenpreise übernehmen möchtest.
- Für eine Storno (komplette Rückgängigmachung) brauchst du normalerweise gar keine weiteren Änderungen vorzunehmen – alle Positionen werden mit Minuszeichen verbucht und gleichen die Original-Rechnung aus.