Schichtplanung verwalten

Hier legst du Schichtvorlagen an, erstellst wiederkehrende Regeln für Mitarbeiter und definierst Qualifikationen. Das erspart dir später Handarbeit im Dienstplan.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Verwaltung.
2. Du siehst drei Registerkarten: Regeln, Vorlagen und Qualifikationen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, die Schichtplanung zu verwalten.

So gehst du vor

Schichtvorlagen anlegen

Eine Vorlage beschreibt eine wiederkehrende Schicht – mit Anfangszeit, Dauer und Pause. Du erstellst sie einmal und setzt sie dann mehrfach im Plan ein.

1. Wechsle zur Registerkarte Vorlagen.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Wähle den Standort, unter dem die Schicht läuft.
4. Trage unter Name eine aussagekräftige Bezeichnung ein (zum Beispiel den Schichttyp).
5. Gib ein Kürzel ein – das wird im Plan angezeigt und sollte kurz sein (zwei bis drei Zeichen).
6. Wähle eine Abteilung, falls die Schicht zu einer bestimmten Abteilung gehört. Das Feld ist optional.
7. Bestimme die Farbe – damit erkennst du die Schicht im Plan auf einen Blick.
8. Trage die Anfangszeit ein (Format HH:mm).
9. Trage die Endzeit ein. Wenn die Schicht über Mitternacht läuft, zeigt das System automatisch "+1 Tag" an.
10. Gib die Pause in Minuten ein. Dauer und Pause werden automatisch berechnet und angezeigt.
11. Unter Soll-Besetzung pro Wochentag aktivierst du die Wochentage, an denen diese Schicht anfallen soll, und trägst ein, wie viele Mitarbeiter an diesem Tag besetzt sein sollten. Mindestens ein Wochentag muss aktiv sein.
12. Klicke Speichern.

Die Vorlage ist jetzt verfügbar und wird dir in der Liste angezeigt.

Schichtregel für Mitarbeiter erstellen

Eine Regel setzt eine Vorlage automatisch für einen Mitarbeiter auf einen bestimmten Wochentag. Das vereinfacht die Planung, wenn Mitarbeiter an festen Tagen die gleiche Schicht arbeiten.

1. Wechsle zur Registerkarte Regeln.
2. Klicke auf Hinzufügen. (Falls noch keine Vorlage existiert, fordert dich das System auf, zunächst eine anzulegen.)
3. Wähle den Mitarbeiter aus.
4. Wähle die Vorlage, die dieser Mitarbeiter bekommen soll.
5. Bestimme den Wochentag, an dem die Regel greifen soll.
6. Trage das Datum ein, ab wann die Regel gültig sein soll (Gültig ab). Das Feld wird mit dem heutigen Tag vorausgefüllt.
7. Trage das Enddatum ein (Gültig bis), falls die Regel zeitlich begrenzt sein soll – sonst bleibt das Feld leer.
8. Schalte die Option Aktiv ein oder aus – nur aktive Regeln beeinflussen den Plan.
9. Klicke Speichern.

Die Regel wird jetzt auf den Dienstplan angewendet.

Qualifikationen definieren

Qualifikationen sind Fähigkeiten oder Zertifikate, die ein Mitarbeiter haben muss. Du kannst sie dem Dienstplan hinzufügen, um sicherzustellen, dass nur qualifizierte Mitarbeiter bestimmte Schichten erhalten.

1. Wechsle zur Registerkarte Qualifikationen.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Trage den Namen der Qualifikation ein (zum Beispiel "Kassierer" oder "Gabelstapler").
4. Trage eine Beschreibung ein, damit später klar ist, wofür die Qualifikation steht. Das Feld ist optional.
5. Klicke Speichern.

Die Qualifikation ist angelegt. Wenn du Mitarbeiter später zu dieser Qualifikation hinzufügen möchtest, kannst du das in der Bearbeitungsansicht tun.

Mitarbeiter einer Qualifikation zuordnen

1. Öffne eine bestehende Qualifikation durch Doppelklick oder über die Schaltfläche Bearbeiten.
2. Im Abschnitt Mitarbeiter mit dieser Qualifikation siehst du eine Liste der bereits zugeordneten Mitarbeiter.
3. Klicke auf Mitarbeiter hinzufügen.
4. Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter aus.
5. Du kannst optional ein Verfallsdatum eingeben (Gültig bis), falls die Qualifikation zeitlich begrenzt ist – ansonsten bleibt sie unbefristet.
6. Klicke Speichern.

Die Mitarbeiter sind jetzt mit der Qualifikation verknüpft.

Einträge bearbeiten oder löschen

• Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, doppelklick darauf oder nutze die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol).
• Um einen Mitarbeiter aus einer Qualifikation zu entfernen, klicke auf das Löschen-Symbol in der Zeile.
• Um eine ganze Vorlage oder Regel zu entfernen, nutze die Schaltfläche Löschen (Mülleimer-Symbol).
• Um eine Qualifikation zu archivieren, nutze die Schaltfläche Archivieren (Mülleimer-Symbol).

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Seite ist in drei Registerkarten unterteilt:

• Regeln: Liste aller Schichtrules. Zeigt Standort, Mitarbeiter, Wochentag, Vorlage, Gültigkeitszeitraum und Status (aktiv/inaktiv).
• Vorlagen: Liste aller Schichtvorlagen. Zeigt Standort, Kürzel, Name, Abteilung, Farbe, Anfangs- und Endzeit, Dauer und Pausenlänge.
• Qualifikationen: Liste aller definierten Qualifikationen. Zeigt Name und Beschreibung.

Jede Liste hat in der Kopfzeile eine Schaltfläche Hinzufügen und in jeder Zeile Schaltflächen zum Bearbeiten und Löschen.

Was danach passiert

Deine Vorlagen, Regeln und Qualifikationen sind jetzt gespeichert und stehen dir im Dienstplan zur Verfügung. Regeln, die du als aktiv markierst, werden sofort auf den Plan angewendet – Mitarbeiter erhalten ihre festgelegten Schichten automatisch an den richtigen Wochentagen. Qualifikationen kannst du später beim Planen verwenden, um sicherzustellen, dass nur geeignete Mitarbeiter eingesetzt werden.

Wenn du danach Änderungen vornehmen möchtest, öffne einfach die Verwaltung erneut und bearbeite den Eintrag.

Tipps und Hinweise

• Gültigkeitszeiträume: Regeln und Qualifikationen können befristet sein. Nutze das, um zeitlich begrenzte Einsätze oder befristete Schulungen abzubilden.
• Ungültige Endzeiten: Wenn die Endzeit vor der Anfangszeit liegt, wertet das System das als Schicht über Mitternacht und addiert automatisch 24 Stunden (1 Tag).
• Aktive Regeln ändern: Wenn du eine aktive Regel änderst oder löschst, wirkt sich das sofort auf den Dienstplan aus. Überprüfe danach den Plan, um sicherzustellen, dass keine unerwünschten Lücken entstanden sind.
• Kürzel sollten eindeutig sein: Das Kürzel einer Vorlage erscheint überall im Plan – wähle kurze, aussagekräftige Namen, damit dein Team schnell orientiert.