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Schichtplanung verwalten

Schichtplanung verwalten

Hier legst du Schichtvorlagen, Regeln und Qualifikationen an, die deine gesamte Schichtplanung strukturieren. Vorlagen beschreiben wiederkehrende Schichten (Beginn, Dauer, Pause), Regeln ordnen diese Vorlagen Mitarbeitern zu bestimmten Wochentagen zu, und Qualifikationen dokumentieren, welche Fähigkeiten deine Mitarbeiter haben.

So kommst du hierher

  1. Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Verwaltung der Schichtplanung. Ohne Standorte und Mitarbeiter kannst du weder Vorlagen noch Regeln anlegen – richte diese zuerst in den entsprechenden Modulen ein.

So gehst du vor

Schichtvorlagen anlegen

Eine Vorlage beschreibt eine wiederkehrende Schicht einmal vollständig – mit Standort, Beginn, Dauer und den Zielbesetzungen pro Wochentag.

  1. Wähle die Registerkarte Vorlagen.
  2. Klicke Hinzufügen.
  3. Trage einen Standort ein – das ist erforderlich.
  4. Gib einen Namen ein, unter dem deine Kollegen die Schicht wiedererkennen.
  5. Trage das Kürzel ein – ein Kurzname wie „FR" oder „NS", der später im Dienstplan zu sehen sein wird.
  6. Wähle optional eine Abteilung aus.
  7. Wähle eine Farbe – diese Farbe zeigt die Schicht später im Plan an.
  8. Stelle Beginn (HH:mm) und Ende (HH:mm) ein. Wenn das Ende vor dem Beginn liegt (z. B. Schicht von 22:00 bis 6:00), rechnet weboffice automatic mit einem Übernachtschicht – das wird dir mit „+1 Tag" angezeigt.
  9. Trage die Pause (Min) ein – z. B. 30 für eine halbe Stunde.
  10. Aktiviere für jeden Wochentag mit dem Schalter, ob die Schicht an diesem Tag stattfindet.
  11. Trage für jeden Wochentag die Personen ein – das ist die Sollbesetzung, wie viele Mitarbeiter an diesem Tag diese Schicht arbeiten sollen.
  12. Klicke Speichern.

Sobald du speicherst, wird die Vorlage in dein System übernommen. Du kannst sie später bearbeiten, indem du sie doppelt anklickst oder die Schaltfläche Bearbeiten nutzt.

Regeln anlegen

Eine Regel weist eine Vorlage einem bestimmten Mitarbeiter zu und wiederholt sie automatisch an einem Wochentag – das spart dir Handarbeit im Plan.

  1. Wähle die Registerkarte Regeln.
  2. Klicke Hinzufügen. (Ist die Schaltfläche nicht zu sehen, musst du zuerst eine Vorlage anlegen.)
  3. Wähle den Mitarbeiter aus.
  4. Wähle die Vorlage aus – sie zeigt dir das Kürzel und den Namen.
  5. Wähle den Wochentag, an dem die Schicht wiederkommen soll.
  6. Trage das Datum unter Gültig ab ein – ab diesem Tag wird die Regel angewendet.
  7. Trage optional das Datum unter Gültig bis ein – die Regel endet an diesem Tag. Wenn du nichts einträgst, gilt die Regel unbegrenzt.
  8. Schalte Aktiv ein oder aus – nur aktive Regeln werden im Plan angewendet.
  9. Klicke Speichern.

Die Regel wird sofort aktiv. Sobald du sie speicherst, wiederholt weboffice diese Schicht automatisch für diesen Mitarbeiter an dem gewählten Wochentag.

Qualifikationen anlegen und Mitarbeiter zuordnen

Qualifikationen dokumentieren, welche speziellen Fähigkeiten oder Zertifikate ein Mitarbeiter hat (z. B. Kassierer, Schichtleiter, Gabelstaplerführer).

  1. Wähle die Registerkarte Qualifikationen.
  2. Klicke Hinzufügen.
  3. Trage einen Namen ein – z. B. „Kassierer".
  4. Trage optional eine Beschreibung ein.
  5. Klicke Speichern.

Jetzt öffnet sich die Qualifikation neu zur Bearbeitung. Um Mitarbeiter hinzuzufügen:

  1. Klicke Mitarbeiter hinzufügen.
  2. Wähle in der Liste die Mitarbeiter aus, die diese Qualifikation haben.
  3. Trage optional ein Gültig-bis-Datum ein, wenn die Qualifikation befristet ist (z. B. Zertifikat gültig bis 31.12.2024). Leer bedeutet unbefristet.
  4. Klicke Speichern.

Die Mitarbeiter werden der Qualifikation zugeordnet. Um einen Mitarbeiter später zu entfernen, klicke neben seinem Namen auf das Mülleimer-Symbol.

Aufbau der Verwaltungsseite

Die Verwaltungsseite hat drei Registerkarten:

  • Regeln: Liste aller Schichtregel mit Mitarbeiter, Wochentag, Vorlage, Gültigkeitszeitraum und Status (aktiv/inaktiv). Doppelklick auf eine Zeile oder die Schaltfläche Bearbeiten öffnet die Bearbeitung; Löschen entfernt die Regel sofort.
  • Vorlagen: Liste aller Schichtvorlagen mit Standort, Kürzel, Name, Abteilung, Farbe, Beginn, Dauer, Ende und Pausenminuten. Doppelklick oder Bearbeiten zum Ändern; Löschen entfernt die Vorlage.
  • Qualifikationen: Liste aller Qualifikationen mit Name und Beschreibung. Doppelklick oder Bearbeiten zum Ändern; Löschen archiviert die Qualifikation.

Was danach passiert

Deine Vorlagen, Regeln und Qualifikationen werden gespeichert und stehen dir sofort zur Verfügung. Regeln, die aktiv sind und deren Gültig-ab-Datum erreicht ist, werden automatisch im Dienstplan angewendet. Vorlagen nutzt du auch, um den Bedarf zu planen.

Tipps und Hinweise

  • Löschen einer Vorlage: Ist eine Vorlage noch in Benutzung (z. B. in einer Regel oder im Dienstplan), kann sie nicht gelöscht werden. Entferne sie erst aus allen Regeln.
  • Mitternacht und Übernachtschichten: Wenn deine Schicht nach Mitternacht endet, stelle das Ende einfach auf die Uhrzeit nach Mitternacht ein (z. B. 6:00 Uhr für eine Schicht bis 6:00 Uhr morgens). weboffice erkennt Übernachtschichten automatisch und zeigt „+1 Tag" an.
  • Gültigkeitszeiträume: Eine Regel gilt ab dem Gültig-ab-Datum. Wenn du ein Gültig-bis-Datum setzt, stoppt die Regel an diesem Tag automatisch – nützlich für befristete Arbeitsverträge oder saisonale Anpassungen.
  • Qualifikationen archivieren: Qualifikationen werden archiviert, nicht gelöscht – dadurch bleiben deine historischen Daten erhalten.