Mit dieser Funktion liest weboffice einen Lieferschein als PDF oder Foto automatisch aus und legt einen Wareneingang zur Prüfung an. Die künstliche Intelligenz erkennt Lieferant, Artikelnummern und Mengen – du musst sie nur noch bestätigen und einbuchen.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Lager > Wareneingang
- Du siehst die Übersicht aller Wareneingänge
Voraussetzungen
- Du brauchst das Recht, Wareneingänge zu verwalten
- Mindestens ein Lager muss eingerichtet sein
So gehst du vor
Klicke auf Lieferschein einlesen
Wähle jetzt, wie du den Lieferschein zur Verfügung stellen möchtest:
- Datei hochladen: Wähle eine PDF-Datei oder ein Foto des Lieferscheins
- Datei direkt ziehen: Du kannst die Datei auch direkt in den Browser ziehen und dort ablegen – der Ablauf startet automatisch
weboffice liest die Datei aus und versucht, Lieferant, Artikelnummern und Mengen zu erkennen.
Überprüfe die erkannten Daten im geöffneten Eingabefenster:
- Die vorgeschlagenen Positionen sind in einer Liste aufgeführt
- Prüfe, ob Artikelnummern und Mengen stimmen
- Trage fehlende oder falsche Daten von Hand nach
Ändere Mengen oder Artikel, falls nötig. Die Schaltfläche Einbuchen ist nur verfügbar, wenn mindestens eine Position eingetragen ist.
Klicke Einbuchen, um die Ware ins Lager zu übernehmen
weboffice bucht die Mengen auf den Bestand des Lagers und zeigt danach eine Erfolgsmeldung.
Du landest zurück in der Übersicht – der neue Wareneingang wird dort mit dem Status Abgeschlossen angezeigt
Aufbau der Übersicht
Die Liste zeigt alle Wareneingänge mit diesen Spalten:
- Nummer: Die Laufnummer des Wareneingangs
- Lieferant: Wer die Ware geliefert hat
- Status:
- Offen = noch keine Positionen eingetragen
- In Bearbeitung = Positionen sind erfasst, aber noch nicht gebucht
- Abgeschlossen = Ware ist ins Lager gebucht
- Lieferschein-Nr.: Die Nummer vom Lieferschein des Lieferanten
- Bestellung: Falls dieser Wareneingang zu einer Bestellung gehört – hier steht die Bestellnummer
- Positionen: Wie viele Artikel in diesem Wareneingang eingetragen sind
- Lager: In welches Lager die Ware geht
- Erstelldatum: Wann der Wareneingang angelegt wurde
Was danach passiert
Sobald du einbuchst, wandert die Ware auf den Bestand deines Lagers. Der Wareneingang wird als Abgeschlossen gekennzeichnet. Du kannst ihn später noch drucken oder löschen.
Falls die KI nicht alle Daten richtig erkannt hat, kannst du einen Wareneingang auch manuell erfassen oder später noch bearbeiten.
Tipps und Hinweise
- Die KI funktioniert besser mit klaren Fotos: Mache Fotos von Lieferscheinen im guten Licht und schräg, nicht von oben herab
- PDF ist zuverlässiger: PDFs von Lieferanten werden meist besser erkannt als Fotos
- Falsche Erkennungen korrigieren: Wenn die KI etwas falsch gelesen hat, änderst du es einfach von Hand im Eingabefenster nach
- Positionen löschen: Erkannte Positionen, die nicht passen, kannst du aus der Liste entfernen, bevor du einkaufst
- Leere Wareneingänge werden gelöscht: Wenn du einen Wareneingang anlegst, aber ohne Positionen wieder schließt, löscht weboffice ihn automatisch