Mit wiederkehrenden Rechnungen lässt du weboffice automatisch regelmäßig Rechnungen an denselben Kunden verschicken – zum Beispiel monatlich für ein Abonnement oder wöchentlich für einen regelmäßigen Service. Du legst fest, wie oft und ab wann die Rechnung wiederholt werden soll.
Voraussetzungen
Du erstellst oder bearbeitest gerade eine Rechnung. Wiederkehrende Rechnungen kannst du nur einrichten, bevor du die Rechnung zum ersten Mal speicherst.
So gehst du vor
Öffne die Rechnung, für die du eine Wiederholung einrichten möchtest.
Wähle im Feld Wiederkehrend aus, in welchen Abständen die Rechnung wiederholt werden soll:
- Wöchentlich: Die Rechnung wird jede Woche am gleichen Wochentag verschickt
- Täglich: Die Rechnung wird jeden Tag verschickt
- Monatlich: Die Rechnung wird an einem festen Termin jeden Monat verschickt
- Jährlich: Die Rechnung wird jedes Jahr wiederholt
- Keine: Es wird keine wiederkehrende Rechnung erstellt (Standard)
Je nachdem, welchen Rhythmus du gewählt hast, erscheinen unterschiedliche Felder:
Bei Wöchentlich:
- Wähle im Feld Mit Wochentag den Tag aus, an dem die Rechnung jede Woche versendet werden soll.
Bei Täglich, Monatlich oder Jährlich:
- Gib im Feld Ab das Startdatum ein – ab diesem Tag werden die Rechnungen automatisch erstellt.
- Nur bei Monatlich zusätzlich: Wähle die Monate aus, in denen die Rechnung versendet werden soll. Standardmäßig sind alle zwölf Monate angekreuzt. Deaktiviere die Monate, in denen keine Rechnung erstellt werden soll (zum Beispiel um den Juli auszunehmen).
Gib im Feld Letzte Durchführung ein, bis wann die Wiederholung laufen soll – weboffice erstellt dann die letzte Rechnung an diesem Datum. Der Standardwert liegt zehn Jahre in der Zukunft.
Wähle im Feld Leistungszeitraum aus, welcher Zeitraum auf der Rechnung als Leistungszeitraum angegeben werden soll. Dies ist relevant für die Rechnungslegung und bestimmt, für welchen Zeitraum der Kunde die Rechnung erhält.
Speichere die Rechnung. Weboffice erstellt jetzt automatisch regelmäßig neue Rechnungen nach dem festgelegten Schema.
Aufbau der Einstellung
Wiederkehrend: Definiert den Rhythmus – wöchentlich, täglich, monatlich, jährlich oder gar nicht. Diese Einstellung lässt sich nicht ändern, nachdem du die Rechnung gespeichert hast.
Mit Wochentag (nur bei wöchentlicher Wiederholung): Der Tag der Woche, an dem die Rechnung erstellt wird.
Ab (bei täglich, monatlich oder jährlich): Das erste Datum, an dem eine wiederkehrende Rechnung erstellt wird.
Monatswahl (nur bei monatlicher Wiederholung): Mit Häkchen legst du fest, in welchen Monaten Rechnungen versendet werden sollen.
Letzte Durchführung: Das letzte Datum, an dem weboffice eine Rechnung dieses Musters erstellen soll. Danach endet die Wiederholung automatisch.
Leistungszeitraum: Der Zeitraum, der auf jeder generierten Rechnung angegeben wird (zum Beispiel „Monatlich" oder „Quartalsweise").
Was danach passiert
Sobald du die Rechnung speicherst, übernimmt weboffice die Einstellung und erstellt die erste Rechnung sofort. Danach werden alle weiteren Rechnungen automatisch im eingestellten Rhythmus erzeugt. Du kannst die Wiederholung später über die Rechnungsliste einsehen und bei Bedarf ändern oder beenden.
Einzelne automatisch erstellte Rechnungen kannst du wie normale Rechnungen bearbeiten oder versenden – die Wiederholung wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Tipps und Hinweise
- Achte auf das Startdatum: Es muss mindestens heute sein. Vergangene Daten sind nicht möglich.
- Bei monatlichen Rechnungen: Wenn du nur bestimmte Monate brauchst (etwa nur während der Heizperiode), deaktiviere die übrigen Monate.
- Die Wiederholung läuft so lange, bis das Datum der letzten Durchführung erreicht ist. Ändere dieses Datum, wenn du die Serie verlängern oder verkürzen möchtest.
- Nachdem du die Rechnung zum ersten Mal gespeichert hast, kannst du die Wiederholungseinstellungen nicht mehr ändern. Erstelle dann stattdessen eine neue wiederkehrende Rechnung mit anderen Parametern.