Dokumente ablegen und verwalten
Hier legst du Dokumente ab, organisierst sie in Ordnern und findest sie später wieder. Du brauchst das Recht „Dokumente verwalten".
So kommst du hierher
Klicke in der Seitenleiste auf Dokumente und dann auf Alle.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht „Dokumente verwalten". Haben dies nur einzelne Nutzer in deinem Betrieb, muss ein Administrator es dir gewähren.
So gehst du vor
Wähle einen Ordner - die Ordnerstruktur wird links in einer Baumansicht angezeigt. Klicke auf einen Ordnernamen, um seine Inhalte anzusehen. Du kannst auch neue Ordner erstellen oder bestehende umbenennen und löschen.
Öffne oder speichere ein Dokument - durch Doppelklick auf ein Dokument öffnest du es. Um ein Dokument hochzuladen, nutze die Upload-Funktion (meist ein Plus-Symbol oder eine Schaltfläche zum Hochladen).
Organisiere deine Dokumente - verschiebe Dateien zwischen Ordnern per Drag & Drop oder über das Kontextmenü (Rechtsklick). Du kannst Dokumente auch umbenennen oder löschen.
Suche ein Dokument - nutze die Suchleiste, um schnell ein Dokument nach Name oder anderen Eigenschaften zu finden, ohne die Ordnerstruktur durchzuklicken.
Aufbau der Dokumentablage
Die Seite zeigt alle verfügbaren Dokumente und Ordner in einer übersichtlichen Liste:
- Ordnerstruktur (links): Die Baumansicht auf der linken Seite zeigt alle vorhandenen Ordner. Du kannst sie auf- und zuklappen, um in die Struktur hinein- oder herauszuzoomen.
- Dateiliste (Mitte/Rechts): Die aktuelle Liste zeigt alle Dateien und Unterordner des gewählten Ordners mit Informationen wie Name, Größe, Änderungsdatum und Besitzer.
- Kontextmenü: Ein Rechtsklick auf eine Datei oder einen Ordner öffnet zusätzliche Aktionen wie Umbenennen, Löschen oder Verschieben.
Was danach passiert
Deine Dokumente sind nun organisiert und zentral verfügbar. Andere Nutzer mit entsprechenden Rechten können darauf zugreifen, je nachdem, wie du die Ordnerberechtigungen eingestellt hast. Änderungen werden sofort gespeichert.
Tipps und Hinweise
- Aussagekräftige Namen: Vergib Ordner- und Dateinamen, die dein Team sofort versteht - so findet jeder schnell, was er sucht.
- Regelmäßig aufräumen: Lösche veraltete Dokumente, damit die Ablage übersichtlich bleibt.
- Berechtigungen prüfen: Stelle sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf sensible Ordner haben.