Online-Terminbuchung einrichten

Du richtest hier ein, wie Kunden Termine online buchen können. Dazu gehört, wer Benachrichtigungen erhält, welche Mitarbeiter welche Dienstleistungen anbieten, an welchen Wochentagen gebucht werden darf, und wie die Buchungsseite aussieht. Du kannst auch direkte Links zur Terminbuchung erzeugen.

So kommst du hierher

Klick in der Seitenleiste auf System, dann auf Standorte. Wähle einen Standort aus der Liste. Sobald du ihn öffnest, findest du unten die Registerkarte Online-Terminbuchung.

Voraussetzungen

Die Seite erfordert keine besonderen Voraussetzungen. Damit Kunden Termine online buchen können, müssen in deinem Betrieb bereits Dienstleistungen und Mitarbeiter angelegt sein.

Aufbau der Seite

Die Seite besteht aus fünf Bereichen:

E-Mail-Empfänger: Hier trägst du E-Mail-Adressen ein, die bei jeder Buchung benachrichtigt werden sollen.
Mitarbeiter-Dienstleistungen: Eine Tabelle, in der du festlegst, welcher Mitarbeiter welche Dienstleistung anbieten darf.
Link-Generator für Terminbuchungen: Mit diesem Werkzeug erzeugst du direkte Links zur Buchung, etwa für E-Mails oder Werbung.
Online-Terminbuchung: Die Haupteinstellungen für die Buchungsseite – ob sie aktiv ist, welche Bedingungen gelten, ob eine Anzahlung fällig wird.
Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen: Eine Tabelle, in der du für jede Dienstleistung auswählst, an welchen Wochentagen sie gebucht werden darf.

So gehst du vor

E-Mail-Empfänger hinzufügen

Klick im Bereich E-Mail-Empfänger auf die grüne Schaltfläche Hinzufügen.
Trage eine E-Mail-Adresse ein, die bei jeder neuen Buchung benachrichtigt werden soll.
Wiederhole die Schritte für weitere Adressen. Um eine Adresse zu entfernen, klick auf das Papierkorbsymbol neben der Adresse.

Mitarbeiter-Dienstleistungen freigeben

Im Bereich Mitarbeiter-Dienstleistungen siehst du eine Tabelle: jede Zeile ist eine Dienstleistung, jede Spalte ein Mitarbeiter.

Aktiviere ein Kästchen, um diesem Mitarbeiter diese Dienstleistung freizugeben.
Um alle Kästchen einer Dienstleistung auf einmal zu setzen oder zu löschen, klick auf das Kästchen ganz links in der Zeile.
Um alle Dienstleistungen eines Mitarbeiters auf einmal freizugeben oder zu sperren, klick auf den Avatar oder die Initialen des Mitarbeiters oben in der Spalte.

Link zur Terminbuchung erzeugen

Im Bereich Link-Generator für Terminbuchungen kannst du einen direkten Buchungslink mit vordefinierten Angaben erstellen:

Wähle optional eine Dienstleistung aus dem Auswahlfeld Artikel auswählen.
Wähle optional einen Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld Mitarbeiter auswählen.
Wähle optional ein Datum aus dem Feld Datum.
Klick auf Link kopieren. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und du kannst ihn einfügen, wo du ihn brauchst (E-Mail, Visitenkarte, Website).
Um alle Angaben zu löschen und von vorne zu beginnen, klick auf die Rückwärtspfeil-Schaltfläche.

Online-Terminbuchung konfigurieren

Unter Standort-Beschreibung trägst du optional Text ein, der auf der Buchungsseite über deinem Standort angezeigt wird – etwa Adresse, Öffnungszeiten oder eine Willkommensnachricht.
Unter Bedingungen bei Onlinebuchung trägst du optional Text ein, dem der Kunde zustimmen muss, bevor er bucht – etwa Stornobedingungen oder Datenschutzhinweise.
Aktiviere Registrierung mit SMS-Code bestätigen, wenn Kunden ihre Handynummer mit einem SMS-Code verifizieren sollen, bevor sie buchen.
Aktiviere Online-Terminbuchung aktivieren. Danach werden zusätzliche Optionen sichtbar:
- Paralleles Buchen verhindern: Wenn aktiviert, kann ein Mitarbeiter keinen neuen Termin haben, wenn der vorherige noch läuft.
- Minimale Vorlaufzeit für Buchungen: Wie lange vor dem Termin muss der Kunde spätestens buchen? Beispiel: 24 Stunden bedeutet, dass Kunden nur Termine buchen können, die mindestens ein Tag in der Zukunft liegen.
- KI-Beratung anbieten: Wenn du eine Lizenz für einen KI-Assistenten hast, kann der Kunde vor der Buchung ein KI-Gespräch führen.
Terminerinnerung (etwa 24 Stunden vorher): Der Kunde erhält automatisch eine Erinnerung vor seinem Termin. Gib die Zeitspanne an.
Verkaufsnachricht (etwa 1 Stunde danach): Der Kunde erhält automatisch eine Nachricht nach dem Termin. Gib die Zeitspanne an.
Falls Online-Terminbuchung aktivieren aktiv ist: Aktiviere Anzahlung bei Onlinebuchung erforderlich, wenn Kunden beim Buchen sofort zahlen sollen.
- Wähle, ob die Anzahlung Prozentual oder als Fixbetrag berechnet wird.
- Gib den Wert ein (Prozentsatz oder Betrag in deiner Währung).
- Mindestbestellwert für Anzahlung: Nur wenn der Gesamttermin diesen Betrag übersteigt, wird die Anzahlung fällig. Bei kleineren Terminen zahlt der Kunde nicht im Voraus.

Wochentage für Dienstleistungen freigeben

Im Bereich Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen siehst du eine Tabelle: jede Zeile ist eine Dienstleistung, jede Spalte ein Wochentag.

Aktiviere ein Kästchen, um diese Dienstleistung an diesem Wochentag buchbar zu machen.
Um alle Wochentage einer Dienstleistung auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren, klick auf das Kästchen ganz links in der Zeile.
Um alle Dienstleistungen eines Wochentags auf einmal freizugeben oder zu sperren, klick auf das Kästchen oben in der Spalte (unter dem Wochentag-Kürzel wie Mo, Di, Mi).

Was danach passiert

Sobald du die Seite speicherst, werden alle Einstellungen gespeichert.

Wenn Online-Terminbuchung aktivieren aktiv ist, ist deine Buchungsseite sofort verfügbar unter der im Bereich Online-Terminbuchung angezeigten URL. Kunden können dort Termine buchen.
E-Mail-Empfänger bekommen sofort eine Benachrichtigung, wenn ein Termin gebucht wird.
Die Freigaben für Mitarbeiter und Wochentage werden unmittelbar wirksam – Kunden können nur noch Termine bei freigegebenen Mitarbeitern und an freigegebenen Wochentagen buchen.

Tipps und Hinweise

Vorlaufzeit und Vorlaufeinstellung: Die Vorlaufzeit verhindert, dass jemand beispielsweise einen Termin morgen früh bucht, wenn dafür mindestens 24 Stunden Vorbereitung nötig sind. Prüf diese Einstellung besonders sorgfältig.
Anzahlung testen: Wenn du eine Anzahlung forderst, muss dein Zahlungsanbieter eingerichtet sein. Tritt kein Text für die Zahlung auf der Buchungsseite auf, überprüfe deine Zahlungseinstellungen.
Links teilen: Wenn du einen Buchungslink mit vordefinierten Angaben erzeugst (etwa für einen bestimmten Mitarbeiter), kann der Kunde trotzdem alles ändern. Der Link ist nur eine Vorauswahl.
SMS-Verifizierung: Diese Funktion erfordert, dass SMS-Versand für deinen Standort eingerichtet ist. Weitere Informationen findest du unter Standort-SMS.