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Hotel-Verwaltung einrichten

Hier legst du Hotels, Zimmer und Kategorien an — alles, was zum Verkauf nötig ist. Du richtest dein Haus ein, ordnest die Zimmer in Kategorien, legst Verpflegungsarten und Zusatzleistungen fest und schaltest die Online-Buchung frei.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel-Verwaltung unter Web.Office.Hotel.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Hotelverwaltung verwalten. Die Verwaltung beginnt mit einem leeren Haus — alles Weitere entsteht Schritt für Schritt.

So gehst du vor

1. Lege dein Hotel an

Öffne die Registerkarte Hotels. Wenn noch kein Hotel vorhanden ist, erscheint eine Hinweismeldung mit der Schaltfläche Hotel anlegen.

Im Fenster trägst du ein:

Standort: Der Ort dieses Hotels (wird aus deinen Standorten vorgeschlagen)
Bezeichnung: Der Name des Hotels
Sterne (optional): Die Kategorisierung für die Buchungsportale
Website (optional): Die URL deines Hotels
Beschreibung (optional): Was Gäste über dein Haus lesen

Im Reiter Hausregeln legst du fest, wann Gäste einchecken dürfen, ob Haustiere willkommen sind, wie es mit Internet und Parken aussieht. Diese Angaben zeigen die Buchungsportale deinen Gästen.

Speichere das Hotel.

2. Lege Zimmerkategorien an

Öffne die Registerkarte Kategorien. Eine Kategorie fasst gleichwertige Zimmer zusammen (etwa alle Doppelzimmer). Sie trägt die Belegung und später den Preis.

Klick Hinzufügen und trage ein:

Hotel: Das Hotel aus Schritt 1
Bezeichnung: z. B. „Doppelzimmer"
Code: Ein kurzes Kürzel wie „DZ" (wird aus der Bezeichnung vorgeschlagen)
Standardbelegung: Die übliche Personenzahl, z. B. 2
Maximalbelegung: Mit Zustellbett z. B. 3
Artikel für die Übernachtung: Der Artikel, über den die Nacht abgerechnet wird (falls nicht vorhanden, legst du ihn hier an)

Speichere die Kategorie.

3. Lege Zimmer an

Öffne die Registerkarte Zimmer. Jedes Zimmer ist eine verkaufbare Einheit.

Klick Hinzufügen oder Serie für mehrere Zimmer auf einmal:

Hotel: Das Hotel
Zimmernummer: z. B. 101
Kategorie: Die Kategorie aus Schritt 2
Etage (optional): Die Stockwerknummer
Trakt oder Gebäude (optional): Wenn du mehrere Häuser an einem Ort hast

Für eine Serie gibst du statt einzelner Nummern eine Spanne an:

Von Nummer und Bis Nummer: z. B. 101 bis 120
Präfix (optional): z. B. „A" für A101–A120
Stellen auffüllen (optional): Führende Nullen, damit aus 1 eine 001 wird

Speichere die Zimmer.

4. Richte optional Verpflegung, Zusatzleistungen und Abgaben ein

Verpflegung (Registerkarte Verpflegung):

Lege fest, welche Mahlzeiten im Preis stecken (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Die Buchungsportale zeigen das so an.

Zusatzleistungen (Registerkarte Zusatzleistungen):

Alles neben dem Logis: Garage, Hund, Wellness, Leihrad. Sie landen auf dem Gastkonto.

Ortstaxe (Registerkarte Ortstaxe):

Die Gemeinde- oder Fremdenverkehrsabgabe. Du gibst einen Namen, einen Code, Sätze und Befreiungen an.

5. Schalte die Online-Buchung frei

Öffne die Registerkarte Online-Buchung. Hier siehst du all deine Hotels und ihren Status.

Klick auf ein Hotel, um es zu bearbeiten:

Online-Buchung aktiv: Schalte den Schalter ein, damit Gäste buchen können
Ratenplan: Wähle, welche Ratenplan Gäste sehen (oder „Alle für die Online-Buchung freigegebenen")
Mindestaufenthalt und Maximalaufenthalt: Grenzen für Buchungen
Zahlungsart: Zahlung im Haus, Anzahlung oder Kartengarantie
Was buchbar ist: Einstellungen wie Vorlaufzeit und Dauer

Das Fenster zeigt dir rot, was noch fehlt — etwa weil kein Zimmer angelegt ist oder keine Kategorie für die Online-Buchung freigegeben wurde.

Speichere die Einstellungen.

6. Konfiguriere optional Sperren und Kontingente

Sperren (Registerkarte Sperren):

Nimm Zimmer aus dem Bestand, wenn sie gerade nicht bewohnbar sind (Renovierung, Wasserschaden). Klick Hinzufügen und wähle ein Zimmer oder eine Kategorie sowie die Daten.

Kontingente (Registerkarte Kontingente):

Halte Zimmer einer Kategorie je Nacht zurück, etwa für einen Reiseveranstalter. Klick Hinzufügen, wähle die Kategorie, den Zeitraum und die Menge.

Aufbau der Verwaltung

Die Verwaltung hat 9 Registerkarten, gruppiert in drei Bereiche:

Stammdaten — Das Haus und seine Zimmer:

Hotels: Liste aller Häuser am Standort
Zimmer: Alle Zimmer, gefiltert nach Kategorie möglich
Kategorien: Zimmerkategorien mit Belegung und Preis

Leistungen — Was du verkaufst:

Verpflegung: Mahlzeitenkombinationen (Übernachtung mit Frühstück usw.)
Zusatzleistungen: Nebenleistungen wie Garage oder Hund

Betrieb — Verkauf und Preise:

Online-Buchung: Einstellungen für die Direktbuchung durch Gäste
Ortstaxe: Gemeinde- oder Fremdenverkehrsabgaben
Sperren: Zimmer zeitweise aus dem Verkauf nehmen
Kontingente: Zimmer für Partner zurückhalten

Jede Registerkarte zeigt eine Liste mit Filter, Archiv und Aktionsschaltflächen. Doppelklick öffnet einen Eintrag zur Bearbeitung.

Was danach passiert

Sobald du ein Hotel mit Zimmern, einer Kategorie und einem Ratenplan hast, kannst du Preise und Raten festlegen. Danach öffnet sich der Belegungsplan, in dem du Buchungen machst und die tägliche Belegung überblickst.

Wenn die Online-Buchung aktiv ist, können Gäste direkt über deine Buchungsseite reservieren — ohne Provision an ein Portal.

Tipps und Hinweise

Mehrere Hotels an einem Ort: Du kannst mehrere Hotels einrichten (z. B. Haupthaus und Dependance). Jedes bekommt seinen eigenen Reiter im Belegungsplan und in der Zimmerreinigung. Rechnung und Kasse bleiben beim Standort.
Kategorien und Zimmer sind voneinander abhängig: Ein Zimmer braucht eine Kategorie, eine Kategorie braucht einen Artikel. Die Verwaltung hilft dir: Legst du ein Zimmer an, kannst du eine fehlende Kategorie direkt aus dem Fenster anlegen.
Online-Buchung erfordert Vorbereitung: Wenn das Fenster rot ist, schau, was fehlt. Typisch: keine Kategorie ist für Online buchbar, keine Ratenplan ist freigegeben, oder der Preis ist nicht hinterlegt. Das Fenster nennt dir jedes Problem.
Code ist nicht Nummer: Der Code ist ein kurzes Kürzel für Listen und Portale (z. B. „DZ"). Die Zimmernummer ist die physische Nummer an der Tür (z. B. 101). Verwechsle sie nicht.
Archivieren statt Löschen: Du kannst Hotels, Kategorien und Zimmer archivieren, nicht löschen. Archivierte Einträge zählen nicht in die aktive Liste. Mit dem Schalter oben rechts siehst du auch die archivierten Einträge wieder.