Hier siehst du die Arbeitszeiten eines bestimmten Mitarbeiters Monat für Monat: Soll- und Ist-Stunden, Pausen, Saldo und Abwesenheiten. Du kannst einzelne Tage oder Buchungen bearbeiten, Urlaub, Krankmeldungen und andere Abwesenheiten eintragen, Überstunden ausbezahlen oder den Zeitnachweis drucken.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung
- Wähle einen Mitarbeiter aus der Übersicht – seine Zeiterfassung öffnet sich
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Manche Funktionen – wie das Eintragen von Urlaub oder die Bearbeitung einzelner Tage – sind deaktiviert, wenn für den Mitarbeiter kein Arbeitszeitmodell oder kein Eintrittsdatum hinterlegt ist.
So gehst du vor
Arbeitszeiten anschauen
Oben rechts siehst du den aktuellen Monat. Mit den Pfeilen vor und nach dem Monatsnamen springst du zu anderen Monaten – oder klick auf Heute, um zum aktuellen Monat zurückzukehren.
Die Tabelle zeigt dir für jeden Tag:
- Soll: Die Arbeitsstunden, die an diesem Tag fällig sind
- Ist: Die tatsächlich erfassten Stunden
- Pause: Pausenzeit
- Saldo: Wie viel Stunden Überschuss oder Fehlzeit sich an diesem Tag aufbauen
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankmeldungen und andere Ausfallzeiten
Oben links siehst du eine Zusammenfassung: Gesamtsaldo, offene Urlaubstage, Kranktage und mehr.
Einen einzelnen Tag bearbeiten
- Klick in der Tabelle auf einen Tag – eine Schaltfläche mit Stift-Symbol erscheint in der Aktionen-Spalte
- Klick die Schaltfläche, oder doppelklick direkt auf die Tageszeile
- Ein Fenster öffnet sich, in dem du Ankunfts- und Abfahrtszeiten sowie Pausen erfasst
Eine einzelne Buchung bearbeiten
- In der Tabelle werden unter jedem Tag auch einzelne Zeitbuchungen aufgelistet – etwa Urlaubstage oder Krankmeldungen
- Klick auf die Schaltfläche mit Stift-Symbol in der Aktionen-Spalte
- Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Buchung ändern kannst
Abwesenheiten eintragen (Urlaub, Krankmeldung, unbezahlte Abwesenheit)
Klick oben auf die Schaltfläche Drucken, um zur Verwaltungsansicht zu wechseln – oder nutze die Schaltfläche Eintragen in der linken Seitenleiste, falls du sie dort siehst
Es erscheint eine Karte mit mehreren Optionen:
- Urlaubstage gutschreiben: Zusätzliche Urlaubstage auf das Konto buchen
- Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen, Betriebsausfall eintragen und weitere: Abwesenheitszeiten erfassen
- Unbezahlte Abwesenheit eintragen: Bezahlte oder unbezahlte Fehlzeiten an einem bestimmten Tag mit Uhrzeiten
Klick auf die gewünschte Karte
Für Urlaub, Krankmeldung oder Betriebsausfall:
- Wähle im Fenster die Art – etwa „Urlaub", „Krankmeldung" oder eine andere Kategorie
- Gib den Zeitraum ein: Start- und Enddatum der Abwesenheit
- Klick Übernehmen
Für unbezahlte Abwesenheit:
- Wähle die Art
- Gib Datum, Von und Bis (Uhrzeit) ein
- Nutze die Schnellauswahl-Schaltflächen (1/4 Tag, 1/2 Tag, Ganzer Tag), um die Endzeit automatisch zu berechnen – oder trage die Zeiten manuell ein
- Klick Übernehmen
Für bezahlte Abwesenheit (Betriebsausfall, Weiterbildung):
- Wähle die Art
- Schalte Ganzen Tag um, wenn die Abwesenheit den ganzen Tag dauert, oder lass es aus für einzelne Stunden
- Gib je nach Auswahl den Zeitraum (Datumsbereich) oder Datum mit Uhrzeiten ein
- Klick Übernehmen
Die Abwesenheit wird sofort in die Übersicht übernommen
Urlaubsanspruch bearbeiten
- Klick auf die Karte Urlaubsanspruch bearbeiten
- Dies ist nur möglich, wenn der Mitarbeiter bereits Zeiten erfasst hat
- Ein Fenster öffnet sich, in dem du den Urlaub für einzelne Jahre anpassen kannst
Überstunden ausbezahlen
Siehe Überstunden ausbezahlen.
Zeitnachweis drucken
Siehe Zeitnachweis drucken.
Aufbau der Seite
Die Seite hat drei Bereiche:
Kopfzeile mit Werkzeugen
- Monatswechsel: Pfeile, um zum vorherigen oder nächsten Monat zu springen; Heute, um zum aktuellen Monat zurückzukehren
- Drucken: Öffnet die Verwaltungsansicht mit Optionen zum Eintragen von Abwesenheiten, Ausbezahlen und Drucken
- Anzeige des Monats und des Mitarbeiternamens
Statistik-Bereich
- Zeigt das Gesamtsaldo, verfügbare und verbrauchte Urlaubstage, Kranktage und weitere Kennzahlen für den gewählten Monat
Tabelle mit Zeitbuchungen
- Jede Reihe ist entweder ein Tag oder eine Buchung (Urlaub, Krankmeldung, etc.)
- Aktionen: Bearbeitungs- und Änderungsschaltflächen für Tage und Buchungen
- Ein Klick auf eine Tagesreihe zeigt oder verbirgt die Buchungen dieses Tages
Was danach passiert
Änderungen werden sofort in weboffice gespeichert. Die Übersicht aktualisiert sich automatisch. Du kannst zu jedem Zeitpunkt zurück in die Monatsansicht und einen anderen Monat oder Mitarbeiter wählen.
Willst du für denselben Mitarbeiter Urlaub beantragen statt zu genehmigen, siehe Urlaubsanträge.
Tipps und Hinweise
- Monatsgrenze überschreiten: Wenn du einen Urlaub eintragst, der über zwei Monate läuft, werden die Tage in beiden Monaten angerechnet
- Bearbeitungen rückgängig machen: Gebuchte Zeiten kannst du später jederzeit bearbeiten – öffne den Tag oder die Buchung erneut
- Keine Berechtigung: Wenn die Verwaltungskarten deaktiviert sind (grau), hat dein Benutzer möglicherweise nicht die nötige Berechtigung zum Eintragen von Abwesenheiten
- Saldo im Zeitnachweis: Das Gesamtsaldo wird im gedruckten Zeitnachweis mitgeführt – jede Abwesenheit und Überstunde wirkt sich darauf aus