Eine Mahnung per E-Mail versenden

Du hast eine Mahnung geschrieben und möchtest sie dem Kunden per E-Mail zuschicken. weboffice bereitet die E-Mail vor und versendet sie – die Mahnung wird dabei als gesendet markiert.

So kommst du hierher

Öffne das Modul Aufträge.
Wähle in der Seitenleiste Mahnwesen (unter dem Bereich Rechnungen).
Öffne die Mahnung, die du versenden möchtest.
Klicke auf die Schaltfläche E-Mail (das Umschlag-Symbol in der Symbolleiste).

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Rechnungen anzeigen". Außerdem muss die Mahnung bereits geschrieben sein.

So gehst du vor

Das Fenster „Mahnung versenden" öffnet sich. Es zeigt die E-Mail-Adresse des Kunden und ein Betreffzeile vor – diese ist standardmäßig der Name des Mahnzustands (z. B. „1. Mahnung" oder „2. Mahnung").
Betreff: Der Text ist vorausgefüllt. Du kannst ihn ändern, wenn du einen anderen Betreff verschicken möchtest.
E-Mail-Adresse: Prüfe, dass die richtige E-Mail-Adresse des Kunden eingetragen ist.
Nachricht: Gib hier den Text ein, den du mitversenden möchtest – oder lasse das Feld leer, wenn die Mahnung für sich spricht.
Klicke auf Versenden, um die E-Mail zu versenden. weboffice verschickt sie sofort und markiert die Mahnung als versendet.

Alternativ kannst du vor dem echten Versand Test wählen, um dir die E-Mail anzusehen – sie wird dann nicht versendet und die Mahnung nicht als gesendet markiert.

Was danach passiert

Die Mahnung ist jetzt als versendet gespeichert. Das Sendedatum wird automatisch eingetragen. Du kannst die Mahnung jederzeit erneut öffnen und weitere Maßnahmen ergreifen, zum Beispiel eine Folgemahnung schreiben.

Hinweise zu automatischen E-Mails findest du unter Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.

Tipps und Hinweise

Wenn die E-Mail-Adresse leer ist, prüfe, ob der Kunde eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat. Die wird hier automatisch übernommen.
Die Mahnung selbst ist eine PDF-Datei und wird als Anlage mitversendet – du musst sie nicht extra anhängen.