weboffice.digital - Dokumentation
Branche Beauty Branche Gastro Branche Handel
PDF

Mahnung bearbeiten

Mahnung bearbeiten

Ansicht dieser Seite

Du öffnest eine Mahnung, um sie zu drucken, per E-Mail zu versenden oder zu löschen. Das Fenster zeigt dir drei Möglichkeiten, wie du damit umgehen kannst.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst Zugriff auf das Modul Aufträge.

Aufbau des Fensters

Das Fenster heißt nach dem Mahnungstyp und dem Datum der Mahnung (z. B. "1. Mahnung (27.04.2024)"). Es enthält drei Schaltflächen:

  • Drucken: Das Mahnschreiben ausdrucken
  • An E-Mail senden: Das Mahnschreiben per E-Mail an den Kunden versenden (diese Schaltfläche erscheint nur, wenn die Mahnung noch nicht versendet wurde)
  • Löschen: Die Mahnung entfernen (nur möglich, wenn keine Folge-Mahnung dazu existiert)

So gehst du vor

  1. Wähle eine der drei Schaltflächen:

    • Drucken: Das Mahnschreiben wird in der Druckvorschau angezeigt. Du kannst es von dort drucken oder als PDF speichern. Danach schließt sich das Fenster.

    • An E-Mail senden: Das Fenster schließt sich und ein neues Fenster öffnet, in dem du die E-Mail-Adresse und den Text eingeben kannst. Das Mahnschreiben wird als PDF-Datei angehängt. Nach dem Versand schließt sich das Fenster automatisch.

    • Löschen: Du wirst gefragt, ob du die Mahnung wirklich löschen möchtest. Bestätige die Frage oder brich ab. Existiert bereits eine Folge-Mahnung, kann die Mahnung nicht gelöscht werden – dann siehst du eine Fehlermeldung und das Fenster bleibt offen.

Was danach passiert

Nach dem Drucken oder Versenden wird die Mahnung in der Liste gespeichert. Beim Versand wird das Versanddatum eingetragen, sodass die Schaltfläche "An E-Mail senden" beim nächsten Öffnen nicht mehr angezeigt wird.

Wenn du die Mahnung löschst, wird sie aus der Liste entfernt.

Tipps und Hinweise

  • Wenn du versuchen solltest, die Mahnung per E-Mail zu versenden und siehst die Fehlermeldung "Kein Dokument hinterlegt", bedeutet das, dass zum Zeitpunkt der Mahnungserstellung kein PDF-Dokument erzeugt wurde. Wende dich in diesem Fall an deinen Administrator.

  • Das Löschen einer Mahnung ist nicht möglich, wenn bereits eine nachfolgende Mahnung (z. B. eine 2. Mahnung) für denselben Posten existiert. In diesem Fall musst du zuerst die Folge-Mahnung bearbeiten.

  • Das Mahnschreiben wird beim Druck mit den gleichen Einstellungen erstellt wie beim E-Mail-Versand – mit Kopfzeile, Fußzeile und Bankverbindung, je nachdem wie dein System konfiguriert ist.