Du möchtest eine Kasse für deinen Betrieb einrichten und die erste Schicht starten? Diese Anleitung führt dich von der Kassenanlage bis zum ersten Verkauf.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Kassen zu erstellen und zu öffnen. Außerdem wird eine Lizenz für die Kasse benötigt – weboffice prüft das beim Speichern.
So gehst du vor
Erstelle eine neue Kasse. Gib einen Namen ein, unter dem du die Kasse später erkennst – zum Beispiel "Kasse Eingang" oder "Theke 1".
Wähle das Land aus. Dies legt die steuerlichen Regeln für deine Belege fest. Die Voreinstellung ist dein Heimatland.
Ordne die Kasse einem Standort zu. Wähle den Ort, an dem die Kasse steht. Wenn du nur einen Standort hast, wird dieser vorgeschlagen.
Speichere die Kasse. Weboffice prüft dabei, ob noch eine freie Lizenz verfügbar ist. Die Kasse ist nun angelegt.
Öffne einen Kassentag. Um Verkäufe zu buchen, brauchst du einen geöffneten Geschäftstag. Weboffice schlägt dir vor, den heutigen Tag zu eröffnen. Bestätige die Frage, ob du wirklich einen neuen Tag starten möchtest.
Arbeite an der Kasse. Jetzt kannst du mit der Kasse arbeiten. Der Bildschirm zeigt dir:
- Links: Die verfügbaren Artikel, gruppiert in Kategorien. Du kannst durch Kategorien navigieren oder mit dem Suchfeld einen Artikel suchen.
- Rechts: Den Warenkorb mit den gewählten Positionen. Hier siehst du auch den Gesamtbetrag und die Zahlungsschaltflächen.
Artikel hinzufügen. Tippe auf einen Artikel oder eine Kategorie. Wenn du eine Kategorie auswählst, siehst du die darin enthaltenen Artikel und Unterkategorien. Mit dem Pfeil zurück verlässt du die Kategorie wieder. Artikel landen im Warenkorb.
Warenkorb bearbeiten. Im Warenkorb kannst du:
- Die Menge eines Artikels mit den Plus- und Minusschaltflächen ändern.
- Eine Position anpassen – etwa den Preis ändern oder Optionen hinzufügen – mit dem Stift-Symbol.
- Eine Position entfernen mit dem Papierkorb-Symbol.
- Einen Kundenrabatt auf den ganzen Beleg geben mit "Rabatt hinzufügen".
Zahlungsmittel wählen und bezahlen. Klicke auf die Schaltfläche für dein Zahlungsmittel:
- ZAHLEN: Öffnet ein Fenster, in dem du das Zahlungsmittel, die Zahlweise und bei Kartenzahlung das Gerät auswählst.
- Sofort BAR oder Sofort Karte (falls aktiviert): Zahlt sofort bar oder per Karte ab, ohne Nachfrage.
- ZAHLUNG MIT LIEFERSCHEIN oder ANGEBOT ERSTELLEN (bei zugewiesenem Kunde): Erstellt statt einer Zahlung einen Lieferschein oder ein Angebot.
Beleg abschließen. Sobald die Zahlung bestätigt ist, ist der Beleg abgeschlossen. Der Warenkorb wird geleert und ist bereit für den nächsten Verkauf.
Aufbau der Kassenseite
Die Kassenseite teilt sich in zwei Bereiche auf dem Desktop, auf dem Handy wechselst du zwischen ihnen:
Artikel-Bereich (links):
- Zeigt die Artikel in Kategorien oder einer benutzerdefinierten Gitteransicht, abhängig von deinen Einstellungen.
- Eine Suchleiste oben hilft, schnell einen bestimmten Artikel zu finden.
- Kategorien können verschachtelt sein – du navigierst durch Auswahl und kannst mit einem Zurück-Pfeil wieder hinaufgehen.
Warenkorb und Funktionen (rechts / oben auf dem Handy):
- Zwei Registerkarten: "Positionen" zeigt den aktuellen Beleg, "Funktionen" bietet weitere Schaltflächen wie Tagesabschluss oder Berichte.
- Tabelle mit den hinzugefügten Artikeln, Mengen und Preisen.
- Summe und Rabatt werden darunter angezeigt.
- Zahlungs-Schaltflächen ganz unten.
Was danach passiert
Nach dem Abschluss eines Belegs wird dieser in deinem System gespeichert. Du findest ihn später in der Beleg-Übersicht wieder.
Die Kassenseite bleibt offen und ist sofort bereit für den nächsten Verkauf. Dein Kassentag läuft weiter, bis du ihn mit "Tagesabschluss" abschließt – das fasst alle Einnahmen und Ausgaben zusammen und ist rechtlich notwendig.
Tipps und Hinweise
- Erste Artikel anlegen: Bevor du an der Kasse arbeiten kannst, braucht dein Betrieb mindestens eine Artikel-Kategorie und einen Artikel. Falls noch nichts angelegt ist, erstelle zuerst die Kategorien und Artikel in der Verwaltung.
- Kasseneinstellungen anpassen: Viele Einstellungen der Kasse – Zahlungsarten, Aussehen, Funktionen – lassen sich später in den Kasseneinstellungen ändern.
- Mobile Nutzung: Auf einem kleineren Bildschirm siehst du nur einen Bereich gleichzeitig. Nutze die Karte-Schaltfläche, um zwischen Artikeln und Warenkorb zu wechseln.
- Hotkeys: Viele Funktionen haben Tastenkürzel. Diese findest du in den Hilfe-Hinweisen bei den Schaltflächen, wenn du mit der Maus darauf zeigst.