Abrechnungspositionen bearbeiten und zusammenfassen

Du kannst einzelne Zeitbuchungen in der Projektabrechnung anpassen, mehrere Buchungen zusammenfassen oder eine große Position in mehrere kleinere aufteilen. Das ist sinnvoll, wenn sich die erfassten Daten nachträglich ändern oder wenn du Buchungen unterschiedlicher Tätigkeiten zusammenführen möchtest.

So kommst du hierher

1. Öffne im Menü Projekte > Projektabrechnungen.
2. Wähle in der Tabelle eine Position aus oder öffne eine bestehende Abrechnung.
3. Klicke auf eine Position in der Liste, um sie zu bearbeiten, oder nutze die Funktionen zum Zusammenfassen oder Aufteilen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Projekte verwalten. Die Abrechnungsposition muss bereits erfasst sein.

Aufbau der Übersicht

Die Projektabrechnung zeigt eine Tabelle mit allen erfassten Zeitbuchungen. Jede Zeile enthält:

• Datum: Das Datum der Buchung
• Projekt: Name des Projekts
• Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der die Zeit gebucht hat
• Aufgabe: Beschreibung der durchgeführten Arbeit (falls vorhanden)
• Tätigkeit: Die zugeordnete Tätigkeitsart
• Artikel: Zugeordneter Artikel mit Nummer und Name
• Dauer: Die gebuchte Zeit in Stunden und Minuten
• Verrechnen: Kontrollkästchen, ob die Position abgerechnet werden soll

So gehst du vor

Eine Position bearbeiten

1. Klicke doppelt auf eine Zeile in der Tabelle oder nutze die Schaltfläche Bearbeiten (Stiftsymbol). Das Fenster Projektbuchung öffnet sich.

2. Datum: Ändere das Datum, falls nötig.

3. Tätigkeit: Wähle eine andere Tätigkeitsart aus dem Auswahlfeld, um die Art der Arbeit zu ändern. Wählst du Keine Zuweisung, wird die Tätigkeit gelöscht.

4. Mitarbeiter: Ändere den Mitarbeiter, falls die Buchung dem falschen Nutzer zugeordnet wurde. Auch hier ist Keine Zuweisung möglich.

5. Zeitauswahl – Passe die Dauer an:

   • Klicke Reset, um die Zeit auf 0 Minuten zurückzusetzen.
   • Nutze die schnellen Schaltflächen (15 min, 30 min, 1 std, 2 std, 4 std), um Zeit hinzuzufügen. Jeder Klick addiert die angegebene Dauer.
   • Oder trage direkt einen Wert in das Feld Dauer in Minuten ein.

6. Notizen – Beschreibung: Bearbeite die Notiz zur Aufgabe.

7. Klicke Speichern. Die Position wird aktualisiert und das Fenster schließt sich.

Mehrere Positionen zusammenfassen

Diese Funktion fasst mehrere Einzelbuchungen eines Mitarbeiters zu einer Position zusammen, wenn diese die gleiche Tätigkeit haben.

1. Im Fenster findest du die Registerkarte Projektbuchungen zusammenfügen (grüne Schaltfläche).

2. Wähle einen Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld.

3. Wähle dann ein Projekt aus der Liste der verfügbaren Projekte für diesen Mitarbeiter.

4. Die Tabelle zeigt alle erfassten Positionen für diese Kombination. Markiere die Positionen, die du zusammenfassen möchtest, durch Anklicken der Kontrollkästchen in der linken Spalte.

   • Mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile markierst du alle Positionen auf einmal.

5. Du kannst die Schaltfläche Datum auf heute setzen nutzen, um allen ausgewählten Positionen das aktuelle Datum zu geben.

6. Klicke Zusammenfügen. Das System prüft, ob alle markierten Positionen die gleiche Tätigkeit haben:

   • Wenn ja: Ein Bestätigungsfenster erscheint. Bestätige mit Ja.
   • Die Positionen werden zu einer Position zusammengefasst. Die Dauer wird addiert, die Beschreibungen werden kombiniert.
   • Wenn nein: Eine Fehlermeldung zeigt, dass die Tätigkeiten unterschiedlich sind. Markiere nur Positionen mit derselben Tätigkeit.

7. Alternativ klickst du Automatisch zusammenfassen, um alle Positionen mit identischer Beschreibung automatisch zu einem Vorgang zusammenzufassen – unabhängig von der Tätigkeit.

Eine Position aufteilen

Diese Funktion zerlegt eine große Buchung in mehrere kleinere Positionen.

1. Im Fenster findest du die Registerkarte Projektabrechnung (mit Splittersymbol).

2. Gib im Feld Auf wie viele Positionen aufteilen? an, in wie viele Teile die Position zerlegt werden soll (mindestens 2, höchstens 10).

3. Die Tabelle zeigt die erzeugten Positionen. Die Dauer wird gleichmäßig auf alle Teile verteilt und auf die nächste Viertelstunde aufgerundet.

4. Du kannst jede Teilposition einzeln bearbeiten:

   • Klicke auf eine Zeile, um das Bearbeitungsfenster zu öffnen und die Dauer, Beschreibung oder andere Felder anzupassen.
   • Nutze das Löschen-Symbol (Mülleimer), um eine Teilposition zu entfernen.

5. Nach der Bearbeitung klickst du Aufteilen. Ein Bestätigungsfenster fragt nach. Bestätige mit Ja. Die ursprüngliche Position wird gelöscht und durch die neuen Teilpositionen ersetzt.

Was danach passiert

Die geänderten, zusammengefassten oder aufgeteilten Positionen sind sofort in der Abrechnungsliste sichtbar. Du kannst sie jederzeit erneut bearbeiten. Die Änderungen werden gespeichert, sobald du auf Speichern klickst.

Wenn du alle Positionen der Abrechnung fertig bearbeitet hast, kannst du die Abrechnung buchen oder weiterverarbeiten. Mehr dazu erfährst du unter Projektabrechnung durchführen.

Tipps und Hinweise

• Tätigkeit ist das Kriterium zum Zusammenfassen: Nur Positionen mit derselben Tätigkeit können manuell zusammengefasst werden. Die automatische Zusammenfassung berücksichtigt stattdessen die Beschreibung.

• Dauer in Viertelstunden: Die Dauer wird in 15-Minuten-Schritten erfasst. Wenn du eine Position aufteilst, werden die Dauern automatisch entsprechend angepasst.

• Beschreibungen beim Zusammenfassen: Mehrere Beschreibungen werden untereinander eingefügt. Prüfe danach, ob der Text noch aussagekräftig ist.

• Bearbeitete Positionen lassen sich wieder ändern: Solange die Abrechnung nicht abgeschlossen ist, kannst du alle Änderungen rückgängig machen und erneut anpassen.