Projektabrechnung erstellen

Du erstellst eine Abrechnung aus deinen Projektbuchungen und stellst darin alle geleisteten Stunden, Materialkosten, Fahrtzeiten und Auslagen des Kunden zusammen. Die Abrechnung kannst du danach als Rechnung fakturieren oder als Leistungsnachweis ausdrucken.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Projekte und wähle Projektabrechnungen.

Voraussetzungen

Es müssen mindestens eine Projektbuchung für einen Kunden erfasst sein. Wenn du eine neue Abrechnung erstellst, werden nur Buchungen angezeigt, die noch keiner Abrechnung zugeordnet sind.

Aufbau der Übersicht

Die Tabelle zeigt dir alle bisherigen Projektabrechnungen mit dem Abrechnungsdatum, dem betreffenden Mitarbeiter, dem Kunden, den beteiligten Projekten und der Gesamtdauer. Mit einem Doppelklick auf eine Zeile öffnest du eine bestehende Abrechnung zur Bearbeitung.

Mit Hinzufügen erstellst du eine neue Abrechnung. Sammelabrechnung fasst mehrere Buchungen auf einmal zusammen.

So gehst du vor

Klicke Hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich mit der Registerkarte „Positionen auswählen".
Filtere die Projektbuchungen nach Projekt, wenn nötig: Öffne das Auswahlfeld Projekt und wähle einen Projektnamen. Die Liste zeigt dann nur noch Buchungen dieses Projekts.
Markiere die Buchungen, die in die Abrechnung sollen: Klicke die Checkbox jeder Zeile an. Mit der Checkbox in der Kopfzeile markierst du alle sichtbaren Buchungen auf einmal.
Klicke Speichern. Die ausgewählten Buchungen werden zur Abrechnung hinzugefügt, und du wechselst zur Registerkarte „Projektabrechnung".
Wähle das Abrechnungsdatum – das Datum der Rechnung. Der Standardwert ist heute.
Wähle einen Kunde aus. Das Auswahlfeld zeigt nur Kunden mit Projektbuchungen.
Überprüfe auf der Registerkarte Übersicht, wie viele Stunden jeder Mitarbeiter geleistet hat, und schau dir die anfallenden Materialkosten, Fahrtzeiten und Auslagen an.
Wechsle zur Registerkarte Leistungen und kontrolliere die einzelnen Buchungen:
- Jede Zeile zeigt Datum, Projekt, Mitarbeiter, Aufgabenbeschreibung und Dauer einer Buchung
- Mit Projektbuchungen hinzufügen kannst du mehr Buchungen nachträglich einpflegen
- Mit der Checkbox in der Spalte Verrechnen legst du fest, welche Positionen dem Kunden berechnet werden sollen
- Mit dem Stiftsymbol bearbeitest du eine einzelne Position, mit dem Papierkorbsymbol löschst du sie
- Mit dem Pfeilsymbol teilst du eine Position in mehrere auf
Wenn Materialbuchungen, Fahrtzeiten oder Auslagen für diese Abrechnung vorliegen, erscheinen zusätzliche Registerkarten Material, Fahrzeit und Auslagen. Überprüfe dort ebenfalls, welche Positionen verrechnet werden sollen.
Klicke Speichern. Die Abrechnung wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

Was danach passiert

Die neue Abrechnung erscheint in der Übersicht. In der Spalte Aktionen kannst du nun:

Rechnung erstellen (nur wenn das Rechnungsmodul aktiviert ist): Erzeugt aus dieser Abrechnung eine Rechnung, die du dem Kunden schickst. Danach ist die Abrechnung gesperrt – nur noch der Hinweis „Zur Rechnung springen" ist sichtbar.
Leistungsnachweis drucken: Gibt die Abrechnung als Übersicht aus.
Bearbeiten: Öffnet die Abrechnung wieder (nur möglich, solange noch keine Rechnung erstellt wurde).
Projektabrechnung löschen: Entfernt die Abrechnung (nur möglich, solange noch keine Rechnung erstellt wurde).

Nach dem Erstellen einer Rechnung kannst du dich an die Abrechnung der Positionen machen und diese für die Weiterverarbeitung vorbereiten.

Tipps und Hinweise

Mehrere Buchungen zusammenfassen: Sind mehrere Buchungen einzeln erfasst und gehören fachlich zusammen, nutze auf der Registerkarte Leistungen die Schaltfläche Projektbuchungen zusammenfügen, um sie zu einer Zeile zu vereinen.
Buchungen splitten: Soll eine Buchung teilweise berechnet und teils nicht, wähle diese Zeile und klicke das Pfeilsymbol – du kannst dann neue Zeilen mit unterschiedlichen Einstellungen erzeugen.
Verrechnen steuern: Nicht jede Buchung muss dem Kunden berechnet werden. Mit der Checkbox Verrechnen legst du fest, welche Positionen in die Rechnung gehen – bei Material, Fahrtzeiten und Auslagen genauso.