Mit einer Projektabrechnung fasst du Projektbuchungen zusammen und erstellst daraus eine Rechnung für deinen Kunden. Du wählst die Leistungen, Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen aus, die der Kunde bezahlen soll, und kannst die Abrechnung dann in eine Rechnung umwandeln oder ausdrucken.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Projekte in der Seitenleiste
- Wähle Projektabrechnungen
Voraussetzungen
Du brauchst das Modul Projekte. Außerdem müssen für den Kunden bereits Projektbuchungen erfasst sein, die du abrechnen möchtest.
So gehst du vor
Eine neue Abrechnung anlegen
- Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen
- Trage das Abrechnungsdatum ein – das ist der Tag, an dem die Abrechnung gilt
- Wähle den Kunden, dessen Projektbuchungen du abrechnen möchtest
- Es werden dir nur Kunden angezeigt, die offene Projektbuchungen haben
Projektbuchungen zur Abrechnung hinzufügen
- Klick auf die Registerkarte Leistungen
- Klick auf Projektbuchungen hinzufügen
- Es öffnet sich ein Fenster mit allen verfügbaren Projektbuchungen
- Projekt: Wähle ein Projekt, um die Liste zu filtern – oder lass das Feld leer, um alle Projekte zu sehen
- Markiere die Buchungen, die du abrechnen möchtest:
- Mit den einzelnen Kontrollkästchen wählst du einzelne Buchungen aus
- Mit dem Kontrollkästchen in der Kopfzeile wählst du alle sichtbaren Buchungen auf einmal aus
- Du kannst auch auf eine Buchung doppelklicken, um sie auszuwählen
- Klick auf Speichern – die Buchungen werden zur Abrechnung hinzugefügt
Die Tabelle zeigt dir für jede Buchung das Datum, Projekt, den Mitarbeiter, die Dauer, die Aufgabenbeschreibung, die Tätigkeit und den zugeordneten Artikel.
Positionen bearbeiten und ergänzen
In der Registerkarte Leistungen kannst du jetzt:
- Positionen zusammenfügen: Wähle zwei oder mehr Zeilen aus, klick auf Projektbuchungen zusammenfügen, um Buchungen zu einer Position zusammenzufassen
- Positionen aufteilen: Klick auf das Split-Symbol neben einer Buchung, um sie in mehrere Positionen zu teilen
- Positionen bearbeiten: Doppelklick auf eine Zeile oder klick auf das Stift-Symbol, um Dauer oder Beschreibung zu ändern
- Positionen löschen: Klick auf das Mülleimer-Symbol
- Verrechnen an-/ausschalten: Nutze das Kontrollkästchen in der Spalte Verrechnen, um einzelne Positionen ein- oder auszuschließen
Wenn der Kunde auch Material bezahlen soll, öffne die Registerkarte Material:
- Alle Materialien, die bei den Projektbuchungen erfasst wurden, werden automatisch aufgelistet
- Markiere mit dem Kontrollkästchen, welche Materialien der Kunde bezahlen soll
- Mit dem Stift-Symbol kannst du Menge oder Preis ändern
Für Fahrtzeiten öffne die Registerkarte Fahrzeit (falls aktiv):
- Sie zeigt dir Strecke, Kilometer und Dauer jeder erfassten Fahrt
- Markiere, welche Fahrten verrechnet werden sollen
Für Auslagen öffne die Registerkarte Auslagen (falls aktiv):
- Sie zeigt dir alle erfassten Auslagen mit Typ, Beschreibung und Betrag
- Markiere, welche Auslagen verrechnet werden sollen
Die Registerkarte Übersicht zeigt dir eine Zusammenfassung: für jeden Mitarbeiter die Arbeitszeit, Fahrzeit, Kilometerstand, Materialkosten und Auslagen.
Die Abrechnung speichern
- Klick auf Speichern – deine Abrechnung wird gespeichert
- Es wird überprüft, dass mindestens eine Leistungsposition vorhanden ist
- Nach dem Speichern kehrt das Fenster zurück zur Übersicht
Aufbau der Seite
Abrechnungsdatum: Der Tag, an dem die Abrechnung ausgestellt wird.
Kunde: Die Person oder das Unternehmen, das für die Leistungen bezahlt.
Übersicht: Zeigt dir pro Mitarbeiter, wie viele Stunden, Kilometer und welche Kosten für Material und Auslagen anfallen. So siehst du auf einen Blick, was du berechnen wirst.
Leistungen: Alle Projektbuchungen (Arbeitszeiten), die mit den Namen der Mitarbeiter, Projekte und Aufgaben aufgelistet sind. Die Spalte Verrechnen bestimmt, welche Leistungen in die Rechnung gehen.
Material: Materialien, die während der Projektarbeit verbraucht oder gekauft wurden. Du kannst entscheiden, welche Materialien der Kunde bezahlen soll.
Fahrzeit: Fahrten zwischen Standorten mit Strecke, Kilometer und Fahrzeit. Jede Fahrt kann einzeln verrechnet oder ausgeschlossen werden.
Auslagen: Zusätzliche Kosten wie Parkgebühren, Maut oder andere Nebenkosten.
Was danach passiert
Nach dem Speichern siehst du deine Abrechnung in der Abrechnungsliste mit Datum, Mitarbeiter, Kunde und Gesamtdauer.
Von hier aus kannst du:
- Leistungsnachweis drucken: Wähle eine Abrechnung und klick auf das Drucker-Symbol, um einen Nachweis mit allen Positionen auszudrucken
- Rechnung erstellen: Klick auf das Rechnungs-Symbol – die weboffice erstellt automatisch eine Rechnung aus der Abrechnung (erfordert das Modul Rechnungen)
- Abrechnung bearbeiten: Doppelklick auf eine Zeile oder klick auf das Stift-Symbol – solange die Abrechnung noch nicht in eine Rechnung umgewandelt wurde
- Abrechnung löschen: Klick auf das Mülleimer-Symbol – nur möglich, wenn die Abrechnung nicht verrechnet wurde
- Sammelabrechnung erstellen: Erstelle mehrere Abrechnungen für verschiedene Kunden oder Projekte auf einmal
Mehr über Abrechnungspositionen bearbeiten
Tipps und Hinweise
- Automatisches Laden von Material und Auslagen: Wenn du Projektbuchungen hinzufügst, werden Materialien, Fahrtzeiten und Auslagen, die zu diesen Buchungen gehören, automatisch mitgeladen.
- Nachträgliche Änderungen: Du kannst jede Position einzeln bearbeiten, ohne den ganzen Prozess zu wiederholen. Doppelklick auf die Zeile öffnet ein Bearbeitungsfenster.
- Verrechnung steuern: Nutze die Kontrollkästchen in der Spalte Verrechnen, um flexibel zu entscheiden, was der Kunde zahlt und was nicht – etwa wenn ein Material kostenlos zur Verfügung gestellt wurde.
- Nur verfügbare Buchungen: Es werden dir nur Projektbuchungen angezeigt, die noch keiner anderen Abrechnung zugeordnet sind.
- Nach Projekt filtern: Wenn ein Kunde an mehreren Projekten arbeitet, kannst du die Buchungen nach Projekt filtern, um die Abrechnung übersichtlicher zu halten.