Hier fügst du Artikel zu einem Angebot oder einer Rechnung hinzu, passt Mengen und Preise an oder entfernst Positionen wieder. Du kannst auch Rabatte gewähren, Steuersätze anpassen und Zusatzinformationen wie Mitarbeiter oder Messwerte zuordnen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Angebote oder Rechnungen zu bearbeiten. Ein Angebot oder eine Rechnung muss bereits geöffnet sein.
So gehst du vor
Eine neue Position hinzufügen
Suche im Feld Artikel nach dem gewünschten Artikel oder wähle ihn aus der Liste.
- Tipp: Du kannst nach Bezeichnung oder Nummer suchen. Wenn du mehrere Artikel auf einmal hinzufügen möchtest, wähle sie nacheinander – weboffice erstellt automatisch eine neue Position für jeden.
- Wenn du einen eigenen Artikel eintragen möchtest, der nicht im System gespeichert ist, wähle Keine Zuweissung und fülle die Felder Mitarbeiter, Steuersatz und Preis Netto manuell aus.
Trage die Menge ein. Weboffice berechnet automatisch den Gesamtbetrag.
Passe bei Bedarf folgende Werte an:
- Mitarbeiter: Wenn die Position an eine bestimmte Person gebunden sein soll (zum Beispiel für Dienstleistungen), wähle sie hier.
- Messwert: Für Artikel, die nach Gewicht, Länge oder einer anderen Maßeinheit abgerechnet werden.
- Einheitstyp: Art der Maßeinheit (zum Beispiel Stück, Meter, Kilogramm).
- Preis Netto: Der Preis pro Einheit. Wenn du ihn änderst, wird automatisch die Steuer neu berechnet.
- Rabatt (%): Gewähre einen prozentualen Rabatt auf diese Position. Oder schalte um auf einen festen Betrag, indem du auf das Währungssymbol neben dem Rabattfeld klickst.
- Positionstext: Zusätzliche Informationen oder Notizen, die auf dem Beleg erscheinen sollen.
Speichere deine Änderungen, indem du die Schaltfläche Speichern unten im Fenster klickst.
Eine Position bearbeiten oder löschen
Jede Position hat eine Symbolleiste mit folgenden Möglichkeiten:
- Pfeil nach oben / Pfeil nach unten: Ändert die Reihenfolge der Positionen auf dem Beleg.
- Duplizieren: Erstellt eine Kopie der Position mit denselben Einstellungen.
- Optional: Setzt die Menge auf 0 – die Position wird auf dem Beleg grau angezeigt und zählt nicht zum Gesamtbetrag. Klicke erneut, um sie wieder zu aktivieren.
- Löschen: Entfernt die Position. Weboffice fragt zur Bestätigung nach.
Eine reine Textzeile hinzufügen
Wenn du eine Zeile einfügen möchtest, die nur aus Text besteht (zum Beispiel als Überschrift oder Erklärung), wähle beim Artikel Keine Zuweislung und lasse alle Zahlfelder leer. Trage deine Textzeile im Feld Text ein.
Aufbau einer Position
Jede Position wird in einem eigenen Bereich dargestellt:
- Auftragszeilen: Auf der linken Seite siehst du alle Positionen mit ihrer Gesamtsumme. Du klickst hier, um eine Position auszuwählen.
- Position-Editor: Der rechte Bereich zeigt alle Eingabefelder für die ausgewählte Position.
- Steuer: Wähle den Steuersatz, der für diese Position gilt. Weboffice berücksichtigt dabei die Einstellung für Brutto- oder Nettorechnung.
Was danach passiert
Sobald du eine Position speicherst, aktualisiert sich die Gesamtsumme des Angebots oder der Rechnung automatisch. Alle Änderungen werden gespeichert, sobald du die ganze Bestellung speicherst.
Rabatte und Steuern beeinflussen sich gegenseitig – weboffice rechnet alles neu durch. Wenn du eine Position als optional markierst, wird sie zwar gespeichert, aber nicht in den Gesamtbetrag eingerechnet.
Tipps und Hinweise
- Unterschiedliche Steuersätze pro Position: Jede Position kann einen anderen Steuersatz haben. Das ist praktisch, wenn du auf einer Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch steuerbefreite Artikel kombinierst.
- Rabattarten: Rabatte können entweder prozentual oder als fester Betrag eingegeben werden – wechsle zwischen beiden Arten mit dem Symbol neben dem Rabattfeld.
- Varianten: Wenn ein Artikel Varianten hat (zum Beispiel verschiedene Größen oder Farben), fragt dich weboffice, welche Variante du hinzufügen möchtest.
- Pakete: Artikel vom Typ „Paket" können Zusatzoptionen haben. Weboffice zeigt dir automatisch ein zusätzliches Fenster, in dem du diese Optionen auswählst.
- Kundeneigene Preise: Wenn dieser Kunde für einen Artikel einen besonderen Preis vereinbart hat, schlägt weboffice diesen automatisch vor – du kannst ihn aber ablehnen und den Standardpreis nutzen.