Positionen in Angeboten und Rechnungen bearbeiten

Hier fügst du Artikel, Dienstleistungen oder Textzeilen zu einem Angebot oder einer Rechnung hinzu und passt deren Menge, Preis und Rabatt an. Jede Position erscheint als eigene Zeile im Beleg.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung zum Bearbeiten von Aufträgen. Ein Angebot oder eine Rechnung muss bereits geöffnet sein.

So gehst du vor

1. Wähle den Positionstyp, indem du auf das Auswahlfeld unter Position klickst.

   • Artikel: Wähle einen vorhandenen Artikel aus deinem Katalog. Wenn der Artikel Varianten hat, fragt dich weboffice nach der gewünschten Variante.
   • Eigener Artikel: Gib eine Bezeichnung und einen Preis selbst ein, ohne einen Katalogartikel zu nutzen.
   • Textposition: Füge nur einen Textblock ohne Preis hinzu – für Überschriften, Hinweise oder Zwischentexte.

2. Gib die Menge ein im Feld Menge. Wenn du die Menge auf 0 setzt, wird die Position als optional gekennzeichnet und erscheint im Beleg, zählt aber nicht zur Gesamtsumme.

3. Falls der Artikel eine Maßeinheit hat (wie Stück, Meter oder Stunden), kannst du diese wählen und einen Wert eintragen.

4. Weise einen Mitarbeiter zu im Feld für Mitarbeiter, falls dieser Beleg oder diese Position personengebunden sein soll.

5. Lege den Preis fest:

   • Standardmäßig wird der Verkaufspreis des Artikels verwendet.
   • Wenn für diesen Kunden ein abweichender Preis hinterlegt ist, siehst du einen Schalter, um zwischen Standard- und Kundenpreis zu wechseln.
   • Du kannst den Preis jederzeit manuell ändern im Feld Preis.

6. Wähle den Steuersatz aus. Der Steuersatz des Artikels wird automatisch vorgeschlagen. Bei manuellem Artikel oder Textposition musst du selbst entscheiden, ob und welcher Steuersatz gilt.

7. Falls die Position einen Rabatt erlaubt:

   • Wähle, ob du einen Rabatt in Prozent oder als fester Betrag angeben möchtest.
   • Der maximale Rabatt ist auf den Gesamtwert der Position (Preis × Menge) begrenzt.

8. Ergänze einen Positionstext im Feld Positionstext, falls du Hinweise oder Besonderheiten vermerken möchtest – zum Beispiel Liefer- oder Lizenzbedingungen.

9. Speichere deine Eingaben, indem du die Schaltfläche Speichern am unteren Rand betätigst.

Position anpassen

• Nach oben/Nach unten: Verschiebe die Position innerhalb des Belegs mit den Pfeilen.
• Duplizieren: Erstelle eine Kopie der Position mit denselben Einstellungen.
• Optional: Setze die Menge auf 0, um die Position als optional zu kennzeichnen. Ein Häkchen zeigt den Status an.
• Löschen: Entferne die Position aus dem Beleg. Du wirst um Bestätigung gebeten.

Aufbau des Bearbeitungsfensters

Position Der Bereich für Artikel- oder Textauswahl. Wenn es kein Katalogartikel ist, kannst du hier eine freie Bezeichnung eingeben.

Menge Die Anzahl oder Menge der Position. Eine Menge von 0 markiert die Position als optional.

Maßeinheit (falls vorhanden) Einheit und Wert, zum Beispiel 5 Meter oder 10 Stunden.

Mitarbeiter Persönlicher Bezug, falls die Position einer bestimmten Person zugeordnet werden soll.

Preis Der Einzelpreis je Menge – netto oder brutto, je nachdem wie der Beleg eingestellt ist.

Steuersatz Der auf diese Position angewendete Steuersatz. Bestimmt die Mehrwertsteuer.

Rabatt Optional: Rabatt in Prozent oder als fester Betrag. Nur möglich, wenn der Artikel Rabatte erlaubt.

Positionstext Zusätzliche Notizen oder Bedingungen für diese Position.

Paketartikel (falls zutreffend) Wenn dieser Artikel ein Paket aus mehreren Unterartikeln ist, siehst du hier eine Tabelle, in der du die Unterartikel und deren Optionen auswählst.

Was danach passiert

Die Position wird in den Beleg aufgenommen und erscheint in der Positionsliste. Alle Preise und Steuern werden automatisch neu berechnet. Du kannst jederzeit weitere Positionen hinzufügen oder bestehende ändern, bis du den Beleg speicherst und versendest.

Tipps und Hinweise

• Wenn ein Artikel Varianten hat (zum Beispiel Farben oder Größen), wird die Variantenabfrage automatisch geöffnet.
• Kundeneigene Preise überschreiben den Katalogpreis – wenn ein Kundenpreis hinterlegt ist, wirst du darauf hingewiesen.
• Bei Selbstbehalt-Artikeln (medizinische Leistungen): Wenn du Selbstbehalt aktivierst, wird der Steuersatz automatisch auf steuerfrei gesetzt, und das Rabattfeld wird durch die Selbstbehaltsberechnung ersetzt.
• Du kannst mehrere Artikel gleichzeitig hinzufügen, indem du die Suchfunktion nutzt – jeder zusätzlich gefundene Artikel wird als neue Position angelegt.