Reservierung annehmen

Hier nimmst du eine neue Tischreservierung auf oder bearbeitest eine vorhandene. Du legst fest, für wann, wie viele Personen und an welchem Tisch der Gast reservieren möchte.

So kommst du hierher

Öffne das Menü und wähle Gastro-Reservierungen. Du siehst eine Kalenderansicht mit allen Reservierungen des ausgewählten Tages. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung, um eine neue Reservierung zu erfassen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul Gastro-Reservierungen. Im Restaurant müssen bereits Räume und Tische angelegt sein.

So gehst du vor

Wähle, ob es sich um eine Reservierung (geplante Buchung) oder einen Walk-In (spontaner Besuch ohne Voranmeldung) handelt.
- Bei einer Reservierung erfasst du Kundendaten; beim Walk-In entfällt dies.
Gib unter Personen an, wie viele Gäste kommen. Klicke die entsprechende Zahl (1–10), oder wähle 10+, um eine beliebige Anzahl einzugeben.
Trage das Datum ein – standardmäßig ist heute vorausgewählt. Du kannst maximal so weit in die Zukunft buchen, wie dein Restaurant es erlaubt.
Gib die Uhrzeit an. Wenn du heute buchst, wird die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen.
Wähle die geschätzte Aufenthaltsdauer: 30 min, 1 Std, 1,5 Std, 2 Std oder eine benutzerdefinierte Zeit mit Andere.
Das System prüft nun, ob Tische verfügbar sind:
- Sind Plätze vorhanden, werden verfügbare Tische und Kombinationen angezeigt.
- Ist kein Platz frei, siehst du die Meldung KEIN PLATZ VERFÜGBAR mit Schaltflächen, um zum Vorheriger Tag oder Nächster Tag zu wechseln.
Wähle einen oder mehrere Tische. Der System zeigt an:
- BENÖTIGTE PLÄTZE mit der Anzahl fehlender Plätze (rot: noch Plätze nötig)
- PLÄTZE REICHEN AUS (grün: passend oder mit Überschuss)
Tische werden mit ihrer Nummer und Sitzplatzanzahl angezeigt. Ein Stern kennzeichnet den empfohlenen Tisch.
Falls es sich um eine Reservierung handelt, erfasse die Kontaktdaten:
- Herkunft: Wähle, woher die Reservierung kommt (z. B. Telefon, E-Mail, Online, andere).
- Kunde: Suche einen bestehenden Kunden, oder trage Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail manuell ein. Das System schlägt automatisch einen passenden Kunden vor, wenn die Daten einem bekannten Kunden entsprechen.
- Notiz (optional): Besondere Wünsche oder Anmerkungen des Gastes.
Beim Walk-In entfällt die Kundenauswahl, es bleibt nur das Feld Notiz.
Klicke Speichern, um die Reservierung abzuschließen. Die Schaltfläche ist aktiv, sobald ein Tisch gewählt ist und die Verfügbarkeit bestätigt wurde.

Aufbau des Fensters

Reiter Wann & Wie viele: Hier legst du Datum, Uhrzeit, Anzahl der Personen und Dauer fest. Das System prüft nach jeder Eingabe die Verfügbarkeit.

Reiter Tischauswahl: Zeigt die verfügbaren Tische und Kombinationen des ausgewählten Raums. Mehrere Räume können über Schaltflächen oben gewechselt werden. Der empfohlene Tisch ist mit einem Stern gekennzeichnet.

Reiter Kontakt: Bei Reservierungen erfasst du hier die Kundendaten und wählst die Herkunftsquelle. Bei Walk-Ins gibt es nur das Feld Notiz.

Was danach passiert

Die Reservierung wird gespeichert und erscheint sofort in der Kalenderansicht und der Reservierungsliste. Der Status ist anfangs „Offen" (bei automatischer Bestätigung) oder „Anfrage" (wenn manuelle Bestätigung erforderlich ist).

Willst du die Reservierung später ändern, öffne sie aus der Liste – der Ablauf ist derselbe. Wenn der Gast eintrifft, siehe Gast eingetroffen.

Weitere Verwaltungsaufgaben findest du unter Gastro-Reservierungen – weitere Fenster und Dialoge.

Tipps und Hinweise

Automatische Kundenvorschläge: Gibst du Telefon, E-Mail oder Namen ein, schlägt das System automatisch einen bekannten Kunden vor – bestätige oder lehne ab.
Tisch nicht verfügbar: Ist der gewünschte Tisch besetzt, wechsle den Tag oder reduziere die Personenzahl.
Mehrere Tische kombinieren: Für große Gruppen können mehrere Tische zusammengefasst werden – das System zeigt Kombinationen an, falls vordefiniert.
Walk-In-Reservierungen: Walk-Ins für zukünftige Tage sind nicht erlaubt – das Eingabefeld für Walk-Ins ist auf heute begrenzt.