Du nimmst eine neue Tischreservierung auf oder bearbeitest eine bestehende. Das Fenster zeigt dir, welche Tische verfügbar sind, und speichert alle wichtigen Daten – von Datum und Uhrzeit über Personenanzahl bis zum Kundenkontakt.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Gastro-Reservierungen.
- Wähle das Restaurant in der Registerkarte oben aus.
- Klicke auf Reservierung (grüne Schaltfläche oben links), um eine neue Reservierung zu erstellen – oder klicke auf eine bestehende Reservierung in der Liste, um sie zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Das Restaurant muss mindestens einen Raum und Tische haben. Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Gastro-Reservierungen.
So gehst du vor
Wähle Reservierungstyp: Entscheide, ob es eine normale Reservierung oder ein Walk-In (ungeplanter Besuch) ist.
- Bei Walk-In brauchst du nur Datum, Uhrzeit und Personenanzahl – Kundendaten sind optional.
- Bei einer normalen Reservierung kannst du einen Kunden hinterlegen.
Gib Personenanzahl ein: Klicke auf eine Schaltfläche von 1 bis 10, oder klicke 10+ für eine höhere Zahl. Wenn du 10+ gewählt hast, kannst du die genaue Anzahl in das Feld Anzahl eintragen.
Wähle Datum und Uhrzeit:
- Datum: Klicke auf das Datum-Feld. Du kannst Termine bis maximal zu dem Zeitraum auswählen, den dein Restaurant vorgibt.
- Uhrzeit: Gib die Ankunftszeit ein. Wenn du ein heutiges Datum wählst, darf die Zeit nicht vor der aktuellen Uhrzeit liegen.
Lege die geschätzte Aufenthaltsdauer fest: Klicke auf 30 min, 1 Std, 1,5 Std oder 2 Std – oder klicke Andere und trage eine eigene Dauer im Feld Geschätzte Aufenthaltsdauer ein.
Überprüfe die Verfügbarkeit: weboffice sucht automatisch nach freien Tischen und zeigt die Verfügbarkeit an.
- Grüner Hinweis (PLÄTZE REICHEN AUS): Es gibt einen passenden Tisch.
- Roter Hinweis (KEIN PLATZ VERFÜGBAR): An diesem Datum und Zeitpunkt kein freier Tisch. Du kannst dann Nächster Tag oder Vorheriger Tag wählen, um eine Alternative anzubieten.
Wähle einen Tisch oder eine Tischkombination: Sobald freie Tische verfügbar sind, erscheint ein Bereich mit den möglichen Tischen:
- Ein Tisch mit einem Stern ist empfohlen – er passt optimal zur Personenanzahl.
- Klicke auf einen Tisch oder mehrere Tische hintereinander, um sie auszuwählen.
- Du kannst auch eine vordefinierte Tischkombination (mehrere Tische als Gruppe) direkt anklicken.
- Der Hinweis zeigt dir die Differenz: ob noch Plätze fehlen oder Platzüberschuss besteht.
Gib Kundendaten ein (nur bei normalen Reservierungen, nicht bei Walk-In):
- Herkunft: Wähle aus, wie die Reservierung erfolgt ist (Telefonreservierung, E-Mail, Online, Sonstiges, KI-Assistent).
- Kunde: Suche einen bestehenden Kunden über die Auswahlbox, oder hinterlasse die Box leer und fülle stattdessen Name, Telefon und E-Mail manuell ein. Wenn weboffice einen Kunden mit übereinstimmender Telefonnummer, E-Mail oder Name findet, fragt dich das System, ob du diesen Kunden zuweisen möchtest.
- Sind Name, Telefon und E-Mail ausgefüllt, werden sie automatisch gelöscht, sobald du einen Kunden aus der Datenbank auswählst.
Ergänze optional eine Notiz: Im Feld Notiz kannst du zusätzliche Informationen eintragen (z. B. Allergie, Hochzeitstag, besondere Wünsche).
Speichere die Reservierung: Klicke die grüne Schaltfläche Speichern. Sie ist nur aktiv, wenn ein Tisch ausgewählt ist und Platz verfügbar ist.
- Wenn du eine bestehende Reservierung bearbeitest und die Tische/Uhrzeit änderst, kannst du hier auch auswählen, mit welcher anderen Reservierung du die Tische tauschen möchtest (falls diese Funktion aktiv ist).
Sobald du gespeichert hast, ist die Reservierung im System eingetragen und du siehst sie in der Tagesübersicht.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in mehreren Abschnitten organisiert:
Registerkarten oben
- Reservierung / Walk-In: Wechsel zwischen normaler Reservierung (mit Kundendaten) und Walk-In-Besuch.
Abschnitt „Wann & Wie viele"
- Tasten für Personenanzahl (1–10), Feld für höhere Zahlen
- Datum- und Zeitwähler
- Tasten für vordefinierte Aufenthaltsdauern oder eigene Eingabe
Abschnitt „Verfügbare Tische" (nur sichtbar, wenn Verfügbarkeit geprüft wurde)
- Übersicht der verfügbaren Tische und Kombinationen mit Sitzplatzanzahl
- Raum-Wechsler (falls mehrere Räume existieren)
Abschnitt „Kontakt" (bei normalen Reservierungen) oder Abschnitt „Walk-In"
- Kundenauswahl oder Eingabefelder für Name, Telefon, E-Mail
- Notizfeld
Was danach passiert
Die Reservierung wird gespeichert und erscheint sofort in der Tagesansicht. Du kannst sie von dort aus bearbeiten, den Status ändern (bestätigt, angekommen, erledigt, storniert) oder wieder öffnen.
Wenn du einen Gast als angekommen markierst, öffnet sich ein weiteres Fenster zur Tischzuweisung – siehe Gast eingetroffen.
Alle weiteren Funktionen rund um Reservierungen (Listen aller Reservierungen, offene Anfragen, grafischer Plan) sind unter Weitere Fenster und Dialoge beschrieben.
Tipps und Hinweise
- Automatische Kundenvorschläge: Wenn du einen Namen, eine Telefonnummer oder E-Mail eingibst, sucht weboffice in deinem Kundenbestand nach Übereinstimmungen und fragt dich, ob du diesen Kunden verwenden möchtest.
- Wechsel zwischen Reservierung und Walk-In: Du kannst den Typ während der Bearbeitung wechseln – bei Walk-In werden automatisch alle Kundendaten geleert.
- Tischkombinationen: Manche Restaurants definieren vorkonfigurierte Tischgruppen (z. B. „Großer Tisch"). Du kannst diese direkt auswählen, statt einzelne Tische zusammenzuklicken.
- Tausch von Reservierungen: Wenn du eine bestehende Reservierung bearbeitest und andere Tische brauchst, kann weboffice dir anbieten, mit einer anderen Reservierung zu tauschen – das erspart dir Verschiebereien.
- Mehrere Räume: Wenn dein Restaurant mehrere Räume hat, kannst du oben zwischen ihnen wechseln. Beim Wechsel werden automatisch die Tische der neuen Liste neu bewertet.