Im Bedarfsplan legst du fest, wie viele Mitarbeiter je Schicht und Wochentag besetzt sein sollen. Du kannst Schichten manuell zuweisen, von der künstlichen Intelligenz Vorschläge generieren lassen oder den Plan ausdrucken. Der Plan zeigt dir auf einen Blick, welche Schichten noch frei sind und welche Mitarbeiter bereits eingeplant sind.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste den Bereich Schichtplanung.
- Klicke auf Schichtplanung/Bedarf.
Wenn dein Betrieb mehrere Profitcenter hat, erscheinen diese als Registerkarten. Wähle das Profitcenter, für das du planen möchtest.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht Schichtplanung anzeigen.
So gehst du vor
Zeitraum und Ansicht wählen
- Oben in der Leiste kannst du zwischen Woche und Monat wechseln. Die Wochenansicht zeigt dir den Bedarfsplan mit allen Schichten und Mitarbeitern nebeneinander; die Monatsansicht einen Überblick pro Monat.
- Nutze die Pfeile neben den Ansicht-Schaltflächen, um zur vorherigen oder nächsten Woche/zum vorherigen oder nächsten Monat zu wechseln.
- Mit Heute springst du zum heutigen Datum zurück.
Schicht manuell zuweisen
In der Wochenansicht (Bedarfsplan)
Suche den freien Platz in der Schicht, die du besetzen möchtest. Jede Schicht ist eine Zeile (gekennzeichnet durch Anfangszeit), jeder Tag eine Spalte. Unter der Schicht siehst du:
- Badge (oben): Die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter und der Sollanzahl
- Mitarbeiter-Chips: Die Namen der bereits eingeplanten Mitarbeiter
- Leere Slots oder Plus-Schaltfläche: Freie Plätze zum Hinzufügen
Klicke auf einen leeren Slot oder die Plus-Schaltfläche, um einen Mitarbeiter hinzuzufügen.
Ein Fenster öffnet sich. Wähle einen Mitarbeiter aus der Liste Verfügbare Mitarbeiter und klicke Speichern.
Alternativ: Drag & Drop
- Du kannst einen Mitarbeiter aus der rechten Seitenleiste (Mitarbeiter) direkt in einen Slot ziehen.
- Du kannst auch einen bereits zugewiesenen Mitarbeiter-Chip in eine andere Schicht oder einen anderen Tag verschieben.
Eine Schicht bearbeiten oder löschen
- Klicke auf einen Mitarbeiter-Chip (Name in der Schicht), um die Zuweisung zu bearbeiten. Ein Fenster öffnet sich.
- Du kannst hier:
- Die Schichtvorlage ändern
- Start abweichend, Dauer abweichend oder Pause abweichend anpassen, wenn die Vorlage nicht passt
- Eine Notiz hinzufügen
- Die Schicht Absagen (wird archiviert und in Auswertungen ausgeblendet; du gibst einen Grund an)
- Die Schicht Löschen
- Klicke Speichern oder Absagen bzw. Löschen, um deine Änderung zu bestätigen.
Das System prüft dabei die Schichtregel – sind Verletzungen vorhanden, wird das angezeigt und du kannst nicht speichern, bis du diese behoben hast.
KI-Vorschläge generieren und übernehmen
Die künstliche Intelligenz kann dir automatisch Vorschläge für offene Schichten generieren. Das funktioniert nur in der Wochenansicht.
Klicke auf Vorschlag.
Das System verarbeitet und zeigt dir bald eine Leiste mit den Vorschlägen. Du siehst:
- Die Anzahl der erzeugten Vorschläge
- Die Anzahl der Vorschläge mit Warnungen (z. B. Arbeitszeitüberschreitungen)
- Die Anzahl der nicht besetzbaren Schichten (mit Grund)
Optional: Wähle oben in der Leiste ein anderes Profil (z. B. Wunsch-First oder Stabil), um andere Vorschläge zu generieren.
Akzeptiere Vorschläge einzeln oder in Gruppen:
- Einzeln: Klicke auf einen Vorschlag-Chip (erkennbar am Glitzer-Symbol) oder klicke auf Übernehmen im aufgehenden Fenster.
- Alle übernehmen: Speichert alle Vorschläge auf einmal.
- Nur ohne Warnung: Speichert nur Vorschläge, die keine Regelverstoße melden.
Nach dem Speichern werden die Vorschläge aus der Liste entfernt und sind jetzt echte Zuweisungen.
Verwerfene oder fehlgeschlagene Vorschläge: Mit Verwerfen räumst du die gesamte Vorschlagsliste weg.
Mitarbeiter-Auswahl in der Seitenleiste nutzen
Rechts siehst du eine Liste aller Mitarbeiter mit:
- Name und optional Abteilung
- Stunden und Schichten: Wie viele Stunden und wie viele Schichten der Mitarbeiter im sichtbaren Zeitraum bereits hat
- Abwesenheiten: Tage, an denen der Mitarbeiter abwesend ist oder Zeitfenster, in denen er gesperrt ist
Mit dem Suchfeld kannst du Mitarbeiter nach Namen oder Abteilung filtern. Du kannst jeden Mitarbeiter von hier aus in einen Slot ziehen.
Plankennziffern anpassen
Um die Sollanzahl pro Schicht und Wochentag anzupassen, öffne Schichtplanung/Verwaltung.
- Klicke auf Drucken (Drucker-Symbol oben rechts).
- Wähle:
- Gesamtübersicht: Zeigt alle Schichten und alle Mitarbeiter im gewählten Zeitraum
- Für einen Mitarbeiter: Zeigt nur den Plan eines Mitarbeiters; wähle ihn aus der Liste
- Stelle den Zeitraum ein (Anfangs- und Enddatum).
- Klicke Drucken.
Die Datei öffnet sich im Browser zum Ausdrucken oder Speichern.
Aufbau der Bedarfsplan-Ansicht
Kopfzeile (oben)
- Navigationsschaltflächen (Pfeil zurück/vor, Heute) und Ansicht-Wahlschalter (Woche/Monat)
- Aktions-Schaltflächen: Aktionen (für Verwaltungsaufgaben), Vorschlag (KI-Vorschläge), Drucken
- Datumsbereich zum Schnellsprung auf einen Tag
Hauptbereich (Mitte)
- Spalten: Jeder Tag ist eine Spalte mit Wochentag und Datum
- Zeilen: Jede Schichtvorlage ist eine Zeile, nach Abteilung gruppiert
- Zellinhalt: Badge (Ist/Soll), Mitarbeiter-Chips, Suggestions-Chips, leere Slots
- Farben: Jede Schicht hat eine Farbe (aus der Vorlage), heute ist hervorgehoben, Wochenenden sind grau
Seitenleiste (rechts)
- Kopf: "Mitarbeiter", Hinweis "Ziehen zum Zuweisen"
- Links (falls Recht vorhanden): Schnelllinks zu Mitarbeiter- und Abteilungsverwaltung
- Suchfeld: Nach Namen oder Abteilung filtern
- Mitarbeiterliste: Jeder Mitarbeiter mit Statistik und Abwesenheitsmarkierungen
Vorschlagsleiste (wenn Vorschläge aktiv, unter der Kopfzeile)
- Profil-Auswahlfeld: Wechsel zwischen Standard, Wunsch-First, Stabil
- Statistik: Vorschlagsanzahl, Warnungen, nicht besetzbar
- Aktionsschaltflächen: Alle übernehmen, Nur ohne Warnung, Verwerfen
Was danach passiert
Jede Schicht, die du zuweist oder änderst, wird sofort gespeichert. Der Plan zeigt dein Update direkt an.
- Wenn Regelverstoße auftreten (z. B. Überstunden), erhältst du eine Warnung – die Speicherung wird blockiert, bis du das Problem behoben hast.
- Akzeptierte Vorschläge werden zu echten Zuweisungen und erscheinen von nun an wie manuell zugewiesene Schichten.
- Absagte Schichten werden archiviert und verschwinden aus der Ansicht und aus statistischen Auswertungen.
Im nächsten Schritt kannst du:
- Schichten für einzelne Mitarbeiter ansehen und bearbeiten
- Schichtvorlagen, Abteilungen und Regeln verwalten
Tipps und Hinweise
- Farben verstehen: Grüne Zellen = vollbesetzt, gelbe = teilweise besetzt, rote = nicht besetzt, grau = Wochenende oder Wochentag mit Sollzahl 0.
- Warnsymbole bei Mitarbeitern: Ein Warnicon auf einem Mitarbeiter-Chip oder Vorschlag bedeutet eine regelwidrige Konstellation (z. B. zu lange Arbeitszeit). Du kannst trotzdem speichern, wenn die Warnung nicht in der roten Zone liegt.
- Absenznizotizen: Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag abwesend ist, wird das mit einem Icon markiert – trotzdem kannst du ihn eintragen, musst dann aber eventuell eine Warnung akzeptieren.
- Schnelle Anpassung: Nutze Drag & Drop, um bereits zugewiesene Mitarbeiter blitzschnell in andere Schichten zu verschieben.
- Profile für KI: Standard nutzt eine ausgewogene Heuristik, Wunsch-First versucht Mitarbeiterwünsche zu berücksichtigen, Stabil erzeugt stabile, wiederholbare Muster. Probiere alle drei aus, um den besten Fit zu finden.