Hier richtst du die Grundlagen für die Schichtplanung ein: welche Schichtvorlagen es gibt, welche Qualifikationen Mitarbeiter mitbringen müssen, wer welche wiederkehrenden Schichten hat, und wann Mitarbeiter nicht verfügbar sind.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Schichtplanung > Verwaltung.
- Die Seite zeigt vier Reiter: Regeln, Sperrzeiten, Vorlagen und Qualifikationen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Verwaltung der Schichtplanung.
So gehst du vor
Die vier Reiter funktionieren unabhängig voneinander. Welche Reihenfolge macht Sinn?
- Fang mit Vorlagen an – das sind die Schichten, die du immer wieder brauchst.
- Dann Qualifikationen – falls bestimmte Mitarbeiter spezielle Fähigkeiten mitbringen müssen.
- Dann Regeln – um wiederkehrende Schichten automatisch zu setzen.
- Und Sperrzeiten – um Mitarbeiter zu festen Zeiten freizuhalten.
Reiter „Vorlagen"
Eine Vorlage beschreibt eine wiederkehrende Schicht einmal: Beginn, Dauer, Pause, Standort und Abteilung.
- Klicke auf den Reiter Vorlagen.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Wähle einen Standort – das ist erforderlich.
- Trage einen Name ein, unter dem du die Vorlage wiederfindest.
- Kürzel (optional): Ein kurzes Zeichen, das in der Planung angezeigt wird – zum Beispiel „F" für Früh oder „S" für Spät.
- Abteilung (optional): Wenn diese Schicht nur von einer bestimmten Abteilung besetzt wird.
- Wähle eine Farbe – sie hilft dir später im Plan, die Schicht schnell zu erkennen.
- Trage Beginn (HH:mm) ein – zum Beispiel 08:00.
- Trage das Ende (HH:mm) ein – zum Beispiel 17:00. Die Dauer wird automatisch berechnet.
- Pause (Min, optional): Falls die Schicht eine bezahlte oder unbezahlte Pause enthält.
- Unter Soll-Besetzung pro Wochentag: Für jeden Tag, an dem diese Schicht anfällt, schalte ihn ein und gib ein, wie viele Mitarbeiter du brauchst. Ist ein Tag nicht aktiviert, fällt die Schicht an dem Tag aus.
- Unter Benötigte Qualifikationen (optional): Wenn nur Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten diese Schicht übernehmen dürfen, wähle sie hier. Die Qualifikationen musst du vorher anlegen.
- Klicke Speichern.
Die Vorlage ist jetzt verfügbar und wird sofort in Regeln und Dienstplan angeboten.
Reiter „Qualifikationen"
Eine Qualifikation ist eine Fähigkeit oder Berechtigung – zum Beispiel Ersthelfer, Kassenberechtigung oder Staplerschein.
- Klicke auf den Reiter Qualifikationen.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Trage einen Name ein, unter dem du die Qualifikation wiederfindest.
- Beschreibung (optional): Ein erklärende Text für deine Mitarbeiter.
- Klicke Speichern. Jetzt ist die Qualifikation angelegt.
- Öffne sie wieder mit einem Doppelklick oder über die Schaltfläche Bearbeiten, um Mitarbeiter hinzuzufügen.
- Klicke auf Mitarbeiter hinzufügen.
- Wähle einen oder mehrere Mitarbeiter.
- Gültig bis (optional): Wenn die Qualifikation eines Mitarbeiters ablaufen soll – zum Beispiel weil die Schulung verfällt – trage ein Datum ein. Ohne Datum gilt sie unbegrenzt.
- Klicke Speichern.
Jetzt wird diese Qualifikation automatisch angezeigt, wenn du eine Schichtvorlage bearbeitest.
Reiter „Regeln"
Eine Regel setzt eine Schichtvorlage für einen bestimmten Mitarbeiter automatisch auf einen Wochentag. Das spart Handarbeit im Plan.
- Klicke auf den Reiter Regeln.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Wähle einen Mitarbeiter.
- Wähle eine Vorlage – eine der Schichten, die du vorher angelegt hast.
- Wähle einen Wochentag – zum Beispiel jeden Montag.
- Gültig ab: Trage ein Datum ein, ab dem die Regel gilt – zum Beispiel den nächsten Montag.
- Gültig bis (optional): Ein Enddatum für die Regel. Ohne Datum gilt die Regel unbegrenzt.
- Aktiv: Ist die Schaltfläche aktiv, wird die Regel sofort im Plan angewendet. Deaktiviert man sie, wird die Regel ignoriert, bleibt aber erhalten.
- Klicke Speichern.
Die Regel ist jetzt aktiv und der Mitarbeiter erhält die Schicht automatisch an diesem Wochentag – solange die Regel gültig ist.
Reiter „Sperrzeiten"
Eine Sperrzeit hält einen Mitarbeiter jede Woche zu einer festen Zeit frei – zum Beispiel jeden Donnerstag ab 13:00 für eine Besprechung. Der Plan schlägt ihn dann nicht vor, und eine Schicht in dieser Zeit lässt sich ihm nicht zuweisen.
- Klicke auf den Reiter Sperrzeiten.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
- Wähle einen Mitarbeiter.
- Wähle einen Wochentag.
- Entscheide, ob die Sperrzeit ganztägig ist:
- Ja: Der Mitarbeiter ist an diesem Tag ganz nicht verfügbar.
- Nein: Gib ein Von und Bis in HH:mm an – zum Beispiel 13:00 bis 18:00. Ohne Beginn gilt die Sperre ab Tagesbeginn, ohne Ende bis Mitternacht.
- Gültig ab: Trage ein Datum ein, ab dem die Sperrzeit gilt.
- Gültig bis (optional): Ein Enddatum. Ohne Datum gilt die Sperrzeit unbegrenzt.
- Grund (optional): Eine Notiz für dich und deine Mitarbeiter – zum Beispiel „Teambesprechung".
- Klicke Speichern.
Die Sperrzeit ist jetzt aktiv und wird sofort im Plan berücksichtigt.
Aufbau der Verwaltungsseite
Die Seite besteht aus vier Reitern:
- Regeln: Liste der wiederkehrenden Schichten pro Mitarbeiter und Wochentag. Spalten: Standort, Mitarbeiter, Wochentag, Vorlage (mit Farbkennzeichen), Gültig ab, Gültig bis, Aktiv/Inaktiv.
- Sperrzeiten: Liste der Zeiten, in denen Mitarbeiter nicht verfügbar sind. Spalten: Mitarbeiter, Wochentag, Zeitfenster (ganztägig oder Uhrzeit), Grund, Gültig ab, Gültig bis.
- Vorlagen: Liste der Schichttypen. Spalten: Standort, Kürzel, Name, Abteilung, Farbe, Beginn, Dauer, Ende, Pause.
- Qualifikationen: Liste der erforderlichen Fähigkeiten. Spalten: Name, Mitarbeiteranzahl, Vorlagen, die sie verlangen, Beschreibung.
Jede Liste bietet die Schaltflächen Bearbeiten und Löschen pro Zeile, sowie oben eine Schaltfläche Hinzufügen zum Anlegen neuer Einträge.
Was danach passiert
Sobald du alle Angaben speicherst, werden sie sofort im Dienstplan und bei der Bedarfsplanung angewendet. Regeln erscheinen automatisch im Plan, Sperrzeiten verhindern Zuweisungen, Qualifikationen beeinflussen die Vorschläge.
Du kannst jederzeit zurückkommen und Vorlagen, Regeln oder Sperrzeiten ändern oder löschen. Gelöschte Qualifikationen werden archiviert und beeinflussen bestehende Schichten nicht mehr.
Tipps und Hinweise
- Mit Vorlagen starten: Lege alle Schichttypen an, bevor du Regeln oder Qualifikationen einsetzt. Das erspart dir Arbeit später.
- Qualifikationen sind optional: Du brauchst sie nur, wenn bestimmte Schichten spezielle Fähigkeiten erfordern. Einfache Schichten funktionieren auch ohne.
- Regeln vs. manueller Plan: Regeln setzen die Schichten automatisch, du kannst sie im Plan aber jederzeit manuell verschieben oder entfernen.
- Sperrzeiten überlagern Regeln: Eine Sperrzeit blockiert einen Mitarbeiter, auch wenn eine Regel ihn eintragen würde. Das ist beabsichtigt – feste Termine gehen vor.
- Gültig ab / Gültig bis: Mit diesen Feldern kannst du zeitlich begrenzte Regeln und Sperrzeiten setzen. Das ist nützlich für saisonale Schichten oder temporäre Freistellungen.