Ein Projekt anlegen
Du erstellst hier ein neues Projekt, um Arbeitsstunden, Materialkosten und Auslagen erfassen zu können. Du kannst dem Projekt ein Zeitbudget und ein Kostenbudget zuweisen und festlegen, welche Mitarbeiter und Tätigkeitsarten darin buchbar sind.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte > Verwaltung.
- Klicke auf die Registerkarte Projekt-Verwaltung.
- Klicke die Schaltfläche Hinzufügen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Projekten. Außerdem müssen Projekt-Tätigkeitsarten bereits angelegt sein, falls du diese dem Projekt zuordnen möchtest.
So gehst du vor
Projekt-Name: Trage einen aussagekräftigen Namen ein.
Standort: Wähle den Profit-Center (Standort) aus, dem das Projekt zugeordnet werden soll.
Kunde (nur bei externen Projekten): Wenn das Projekt für einen Kunden arbeitet, wähle den Kunden aus. Dieses Feld ist nicht sichtbar, wenn du das Projekt als intern kennzeichnest.
Zeit-Budget (Stunden): Gib die maximale Stundenzahl ein, die für dieses Projekt verfügbar ist. weboffice zeigt dir später an, wie viel Zeit noch verbleibt. Dieses Feld ist optional.
Internes Projekt: Aktiviere diese Option, wenn das Projekt nicht an einen Kunden verrechnet wird. Danach ist das Kundenfeld nicht mehr sichtbar.
Fahrzeiterfassung: Aktiviere dies, falls Fahrtzeiten erfasst werden sollen. Ein neues Feld Kilometergeld (€/km) erscheint – trage dort den Satz ein, zu dem Kilometer berechnet werden.
Materialerfassung: Aktiviere dies, wenn Materialkosten auf das Projekt gebucht werden sollen.
Auslagenerfassung: Aktiviere dies, wenn sonstige Auslagen (z.B. Reisekosten) erfasst werden sollen.
Kosten-Budget (€): Gib den Gesamtbetrag ein, der maximal für Material und Auslagen verfügbar ist. Optional.
Buchungs-Rundung (Minuten): Lege fest, auf wie viele Minuten Zeitbuchungen automatisch gerundet werden – z.B. auf 15 Minuten. Dies erleichtert die spätere Verrechnung.
Beschreibung: Trage Notizen oder Besonderheiten zum Projekt ein.
Unter Mitarbeiter-Verwaltung ergänze die Mitarbeiter, die auf diesem Projekt Zeiten buchen dürfen:
- Wähle im Auswahlfeld einen Mitarbeiter aus.
- Er wird automatisch hinzugefügt.
- Um einen Mitarbeiter zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche Entfernen neben seinem Namen.
Unter Tätigkeiten-Verwaltung ordne die Projekt-Tätigkeitsarten zu, die buchbar sein sollen:
- Wähle im Auswahlfeld Auswahl Tätigkeit eine Tätigkeit aus.
- Klicke die Schaltfläche Tätigkeit hinzufügen.
- Für jede Tätigkeit und jeden Mitarbeiter kannst du einen standardmäßigen Artikel zuweisen – dieser wird später beim Buchen automatisch vorgeschlagen.
- Um eine Tätigkeit wieder zu entfernen, klicke auf die Schaltfläche Tätigkeit entfernen neben der Tätigkeitsart.
Klicke die Schaltfläche Speichern.
Sobald du speicherst, wird das Projekt angelegt. Es erscheint sofort in der Projektliste und kann für Buchungen verwendet werden.
Aufbau des Fensters
Stammdaten: Hier definierst du Name, Standort und Kundenanbindung des Projekts sowie die grundlegenden Erfassungsoptionen.
Notizen: Ein Textfeld für Projektbeschreibungen oder besondere Hinweise.
Mitarbeiter-Verwaltung: Übersicht der Mitarbeiter, die Zeiten auf diesem Projekt buchen dürfen. Du kannst sie hier hinzufügen oder entfernen.
Tätigkeiten-Verwaltung: Übersicht der dem Projekt zugeordneten Tätigkeitsarten und der dafür geltenden Artikel pro Mitarbeiter.
Was danach passiert
Das neue Projekt wird gespeichert und ist sofort verfügbar. Es erscheint in der Projektliste der Projekt-Verwaltung und kann für Projektbuchungen verwendet werden.
Du kannst das Projekt jederzeit bearbeiten, indem du es in der Liste doppelklickst oder die Schaltfläche Bearbeiten nutzt.
Tipps und Hinweise
Tätigkeitsarten zuerst anlegen: Lege die benötigten Projekt-Tätigkeitsarten an, bevor du sie einem Projekt zuordnest – das spart Zeit bei der Projektanlage.
Standort wechseln sperrt Auswahl: Wenn du den Standort nach Auswahl von Mitarbeitern oder Tätigkeiten änderst, werden diese automatisch geleert – du musst sie erneut auswählen.
Internes Projekt: Bei internen Projekten fällt die Kundenabrechnung weg. Du kannst sie trotzdem verwenden, um Arbeitszeiten zu verwalten und Budgets zu überwachen.
Budget-Überwachung: Das Zeit- und Kostenbudget hilft dir, Projekte wirtschaftlich zu steuern. weboffice warnt dich, wenn Budgets aufgebraucht sind.