Ein Projekt anlegen

Du erstellst hier ein neues Projekt, vergibst einen Namen, wählst den Standort und optional einen Kunden. Du kannst ein Zeitbudget und Kostenbudget festlegen, um die Ausgaben zu überwachen, und bereits hier Mitarbeiter und Tätigkeiten zuordnen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Projekte
Wähle Verwaltung
Klicke auf die Registerkarte Projekt-Verwaltung (falls nicht bereits aktiv)
Klicke auf die grüne Schaltfläche Hinzufügen

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Projekten. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

So gehst du vor

Projekt-Name: Trage eine aussagekräftige Bezeichnung ein, unter der du das Projekt später wiedererkennst – erforderlich.
Standort: Wähle den Profit-Center aus, dem das Projekt zugeordnet sein soll – erforderlich.
Kunde (optional): Wenn das Projekt für einen externen Kunden ist, wähle ihn hier aus. Dieses Feld erscheint nicht, wenn du das Projekt als intern markierst (siehe unten).
Zeit-Budget (Stunden) (optional): Gib ein, wie viele Arbeitsstunden das Projekt umfassen soll. weboffice nutzt diesen Wert, um zu zeigen, wie viele Stunden noch verfügbar sind. Leer lassen, wenn kein Zeitbudget nötig ist.
Internes Projekt (optional): Aktiviere diese Option, wenn das Projekt nur intern läuft und nicht an einen Kunden verrechnet wird. Der Kunde-Bereich verschwindet dann.
Fahrzeiterfassung (optional): Aktiviere dies, wenn Fahrtzeiten erfasst werden sollen. Dann erscheint zusätzlich ein Feld für das Kilometergeld.
Fahrtkosten (€/km) (nur sichtbar wenn Fahrzeiterfassung aktiv): Gib ein, wie viel Euro pro Kilometer vergütet werden.
Materialerfassung (optional): Aktiviere dies, wenn Material für das Projekt verwendet wird.
Auslagenerfassung (optional): Aktiviere dies, wenn zusätzliche Ausgaben (z.B. Fahrtkosten, Porto) erfasst werden sollen.
Kosten-Budget (€) (optional): Gib ein, wie viel Euro das Projekt kosten darf. weboffice zeigt dann den verbrauchten Betrag und Restbetrag.
Buchungs-Rundung (Minuten) (optional): Gib ein, auf welche Minutenzahl Zeiteinträge gerundet werden sollen – z.B. 15 für Viertelstunden. Leer lassen für exakte Erfassung.
Beschreibung: Notiere hier zusätzliche Informationen zum Projekt – wird nicht verrechnet.
Unter Mitarbeiter-Verwaltung kannst du Mitarbeiter hinzufügen, die auf diesem Projekt arbeiten sollen: Klicke auf das Auswahlfeld und wähle einen Namen. Der Mitarbeiter wird der Liste hinzugefügt. Mit der Schaltfläche Entfernen (Papierkorb-Symbol) nimmst du einen Mitarbeiter wieder heraus.
Unter Tätigkeiten-Verwaltung weist du dem Projekt Tätigkeitsarten zu (z.B. Beratung, Entwicklung), damit Mitarbeiter ihre Zeit später auf diese Tätigkeiten buchen können:
- Wähle aus dem Auswahlfeld eine noch nicht zugeordnete Tätigkeit
- Klicke die grüne Schaltfläche mit dem Plus-Symbol
- Die Tätigkeit erscheint jetzt in der Liste
- Für jeden hinzugefügten Mitarbeiter wird eine Zeile angezeigt: hier kannst du einen Standardartikel zuordnen, der diese Tätigkeit abrechnet
- Mit der Schaltfläche Entfernen (Papierkorb-Symbol) nimmst du eine Tätigkeit wieder heraus
Klicke die Schaltfläche Speichern, um das Projekt anzulegen.

Sobald du speicherst, wird das Projekt erstellt und das Fenster schließt sich. Du kehrst zur Projektliste zurück.

Aufbau des Fensters

Das Fenster ist in mehrere Abschnitte gegliedert:

Stammdaten: Hier trägst du Projekt-Name, Standort, Kunde und Budgets ein. Mit den Schaltern aktivierst du zusätzliche Funktionen wie Fahrtzeit- oder Materialerfassung.

Notizen: Ein Text-Feld für projektbezogene Informationen.

Mitarbeiter-Verwaltung: Du ergänzt die Mitarbeiter, die an diesem Projekt arbeiten.

Tätigkeiten-Verwaltung: Du wählst Tätigkeitsarten aus, für die Mitarbeiter Zeit buchen können, und ordnest ihnen Artikel für die Abrechnung zu.

Was danach passiert

Das Projekt ist jetzt in der Projektliste sichtbar. Du kannst es doppelt anklicken, um es später zu bearbeiten. Die eingetragenen Mitarbeiter und Tätigkeitsarten stehen ab sofort zur Verfügung, wenn Zeiteinträge erfasst werden.

Möchtest du vorher noch Tätigkeitsarten für dein Projekt-Portfolio einrichten, die nicht nur für dieses, sondern mehrere Projekte gelten, erledige das in der Verwaltung unter Tätigkeiten-Verwaltung.

Tipps und Hinweise

Standort wechseln: Wenn du den Profit-Center änderst, werden alle Mitarbeiter und Tätigkeitsarten aus der Liste gelöscht – du musst sie für den neuen Standort neu hinzufügen.
Kunde nur bei externen Projekten: Interne Projekte haben keinen Kunden und werden nicht verrechnet.
Zeitbudget überwachen: In der Projektliste siehst du später, wie viel Zeit verbraucht wurde und wie viel noch verfügbar ist. weboffice warnt, wenn das Budget zu Neige geht.
Mitarbeiter und Tätigkeiten kombinieren: Wenn du einen Mitarbeiter hinzufügst, wird er automatisch allen bereits zugeordneten Tätigkeitsarten hinzugefügt. Umgekehrt: Wenn du eine Tätigkeitsart hinzufügst, wird sie allen bereits erfassten Mitarbeitern zugeordnet. So stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter jede Tätigkeit buchen kann.