Eine Mahnung verwalten
Hier druckst du eine Mahnung, verschickst sie per E-Mail an den Kunden oder löschst sie wieder. Du öffnest diese Ansicht, wenn du eine Mahnung aus der Liste ausgewählt hast.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Aufträge und Rechnungen sowie Zugriff auf das Mahnwesen.
So gehst du vor
Drucken: Klicke auf die Karte „Drucken", um das Mahnschreiben auszudrucken. Ein Druckdialog öffnet sich, in dem du Optionen wie Briefkopf, Hintergrund und Bankdaten einstellen kannst. Nach dem Druck schließt sich die Ansicht automatisch.
Per E-Mail versenden (falls noch nicht geschehen): Ist die Mahnung noch nicht per E-Mail versendet worden, wird die Karte „An E-Mail senden" angezeigt. Klicke darauf. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem du die E-Mail-Adresse des Kunden überprüfen und die Mahnung absenden kannst. Sobald du versendet hast, schließt sich die Ansicht.
Löschen: Klicke auf die rote Karte „Löschen", um die Mahnung zu löschen. Das System fragt dich zur Bestätigung. Du kannst die Mahnung nur löschen, wenn es keine Folge-Mahnung gibt – sollte es eine geben, erhältst du eine Fehlermeldung.
Aufbau der Ansicht
Die Aktionen werden als Karten dargestellt:
- Drucken: Mahnschreiben als PDF ausgeben
- An E-Mail senden: Erscheint nur, wenn die Mahnung noch nicht versendet wurde
- Löschen: Mahnung aus dem System entfernen (rote Karte für kritische Aktionen)
Die Überschrift zeigt den Namen der Mahnstufe und das Datum.
Was danach passiert
Nach dem Druck oder Versand schließt sich das Fenster und du kehrst zur Mahnliste zurück. Gelöschte Mahnungen sind sofort weg. Wenn du eine Mahnung per E-Mail versendest, wird das Versanddatum gespeichert und die Option „An E-Mail senden" wird nicht mehr angezeigt.
Zum Versenden einer Mahnung per E-Mail siehe auch: auftraege-mahnung-versenden
Tipps und Hinweise
- Wenn du „Kein Dokument hinterlegt" siehst, bedeutet das, dass die Mahnung noch nicht als PDF erzeugt wurde. Drucke sie zunächst aus, bevor du sie versendest.
- Folge-Mahnungen sind Mahnungen einer höheren Stufe (z. B. zweite Mahnung). Sie lassen sich nicht löschen, solange es dazu noch Folge-Mahnungen gibt – das schützt die Dokumentation deiner Mahnkette.