Mit SMS-Nachrichten informierst du deine Kunden automatisch über Termine, Verkäufe oder Erinnerungen. Du legst hier fest, welche Nachrichten versendet werden, was darin stehen soll und von wem sie kommen.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Web.Office.Administration und dann auf Standorte.
- Wähle den Standort, für den du SMS einrichten möchtest.
- Scrolle zu SMS-Benachrichtigung und dann zu SMS-Nachrichten.
Voraussetzungen
- Du benötigst die Module Kalender und/oder Kassenpunkt, je nachdem, welche SMS-Nachrichten du nutzen möchtest.
- SMS-Versand ist nur möglich, wenn ein Zahlungsmittel hinterlegt ist.
So gehst du vor
SMS-Versand aktivieren
- Schalte SMS-Benachrichtigung aktivieren ein.
- Wenn noch kein Zahlungsmittel eingerichtet ist, erscheint eine Meldung. Richte dein Zahlungsmittel ein und versuche es erneut.
- Trage unter SMS-Absender einen Namen ein (höchstens 11 Zeichen).
- Der Name wird am Anfang jeder SMS angezeigt, damit der Empfänger sieht, von wem die Nachricht kommt.
SMS-Bestätigungsnachricht für Termine (wenn Kalender-Modul vorhanden)
- Schalte SMS-Bestätigungsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einer Terminbuchung sofort eine Bestätigung erhalten sollen.
- Trage unter SMS-Bestätigungsnachricht den Text ein, den der Kunde erhält.
- Du kannst Platzhalter einfügen: [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER].
- Die Platzhalter werden automatisch mit den aktuellen Daten gefüllt.
- Klicke Test-SMS senden, um die Nachricht an deine eigene Nummer zu schicken und zu prüfen.
SMS-Verkaufsnachricht (wenn Kassenpunkt-Modul vorhanden)
- Schalte SMS-Verkaufsnachricht senden ein, wenn Kunden nach einem Kauf eine Bestätigung erhalten sollen.
- Trage unter SMS-Verkaufsnachricht den Text ein.
- Auch hier funktionieren die Platzhalter [VORNAME], [NACHNAME], [DATUM], [UHRZEIT], [WOCHENTAG], [MITARBEITER].
- Klicke Test-SMS senden, um die Nachricht zu testen.
SMS-Erinnerungsnachricht für Termine (wenn Kalender-Modul vorhanden)
Schalte SMS-Erinnerungsnachricht senden ein, wenn Kunden automatisch an ihre Termine erinnert werden sollen.
Trage unter SMS-Erinnerungsnachricht den Text ein.
- Nutze wieder die verfügbaren Platzhalter.
Klicke Test-SMS senden, um die Nachricht zu testen.
Speichere deine Einstellungen (dein Standort wird automatisch gespeichert, wenn du die Seite verlässt).
Aufbau der SMS-Einstellungen
SMS-Benachrichtigung (oben)
- SMS-Benachrichtigung aktivieren: Schalter, der alle SMS-Funktionen ein- oder ausschaltet.
- SMS-Absender: Name, der auf jeder SMS angezeigt wird (maximal 11 Zeichen).
SMS-Nachrichten (darunter) Jede Nachrichtenart hat drei Felder:
- Schalter: Aktiviert oder deaktiviert diese Nachrichtenart.
- Nachrichtentext: Hier schreibst du, was der Kunde erhalten soll. Du kannst Platzhalter einfügen, indem du sie tippst oder aus der Liste auswählst.
- Test-SMS senden: Schaltfläche, um eine Probe an deine Telefonnummer zu versenden.
Was danach passiert
Deine SMS-Einstellungen sind gespeichert. Sobald die Bedingungen erfüllt sind (ein Termin wird bestätigt, ein Verkauf erfolgt oder eine Erinnerung ist fällig), versendet weboffice automatisch die SMS mit deinen Texten.
Vor dem ersten echten Versand solltest du jede Nachricht mit Test-SMS senden prüfen – so merkst du noch, wenn ein Platzhalter nicht passt oder der Text zu lang ist.
Tipps und Hinweise
- Platzhalter prüfen: Trage alle Platzhalter korrekt ein (mit eckigen Klammern). Tippfehler führen dazu, dass sie nicht ersetzt werden und im Text stehen bleiben.
- Zeichenlimit: SMS sind auf 160 Zeichen begrenzt. Schreibe prägnant und knapp. Längere Nachrichten werden in mehreren SMS versendet und kosten mehr.
- Test vor Freischaltung: Nutze Test-SMS senden, um sicherzustellen, dass deine Nachricht auf dem Handy richtig ankommt.
- Zahlungsmittel: Ohne hinterlegtes Zahlungsmittel kannst du SMS nicht aktivieren. Kümmere dich zuerst darum.
- Weitere Einstellungen für diesen Standort findest du unter Standortverwaltung.