Im Steuerberater-Portal verwaltest du die Stammdaten für die Buchhaltungsanbindung: Kostenstellen, Steuersätze, Konten und ihre Zuordnungen zu Artikeln, Zahlungsmitteln und anderen Bereichen. So stellst du sicher, dass Ausgaben korrekt in die Buchhaltung übernommen werden.
Voraussetzungen
Du brauchst einen aktiven Steuerberaterzugang und das Recht, die Einstellungen zu bearbeiten.
So gehst du vor
Kostenstellen anlegen und bearbeiten
Melde dich mit deinem Passwort an.
Öffne die Registerkarte Stammdaten, dann Kostenstellen.
Klicke auf Neue Kostenstelle, um eine neue zu erstellen.
Fülle folgende Felder aus:
- Nummer: eine eindeutige Zahl, unter der du die Kostenstelle erkennst
- Bezeichnung: ein Name, unter dem die Stelle in Berichten erscheint
Klicke auf Speichern. Die Kostenstelle steht jetzt in Ausgaben zur Verfügung.
Um eine vorhandene Kostenstelle zu bearbeiten, klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten in der Zeile oder doppelklicke auf den Eintrag.
Steuersätze anlegen und bearbeiten
Öffne die Registerkarte Stammdaten, dann Steuersätze.
Klicke auf Neuer Steuersatz.
Fülle folgende Felder aus:
- Bezeichnung: ein Name wie „19 % Mehrwertsteuer"
- Steuersatz (%): der Prozentsatz, z. B. 19
Klicke auf Speichern. Der Satz steht jetzt zur Verfügung, wenn du Ausgaben buchen willst.
Um einen vorhandenen Satz zu bearbeiten, klicke auf Bearbeiten oder doppelklicke auf den Eintrag.
Konten für die Buchhaltung einrichten
Öffne die Registerkarte Kontenplan.
Klicke auf Neues Konto.
Fülle folgende Felder aus:
- Kontonummer: die Nummer des Kontos in deinem Kontenplan
- Bezeichnung: ein aussagekräftiger Name
- Kontenklasse: wähle aus, welche Art von Konto es ist (Aktiva, Passiva, Aufwendungen, Erträge)
- Standard-Steuer (optional): wenn bei den meisten Buchungen auf diesem Konto derselbe Steuersatz gilt, stelle ihn hier ein
- BMD Steuercode (optional): für den Export in die Steuerberater-Software
Klicke auf Speichern.
Um ein Konto zu bearbeiten, klicke auf Bearbeiten in der Zeile. Um es aus dem aktiven Bestand zu entfernen, klicke auf Archivieren – es wird nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Du kannst es jederzeit mit Reaktivieren wieder freigeben.
Konten Artikel und Zahlungsmitteln zuordnen
- Öffne die Registerkarte Kontenzuordnung.
Hier ordnest du verschiedene Elemente zu Buchhaltungskonten zu:
Artikelkategorien: Lege fest, auf welches Konto Verkäufe einer Kategorie buchen sollen – separat für Inland, EU-Länder und Drittländer. Du kannst auch einen Standard-Steuersatz für die Kategorie festlegen.
- Klicke auf eine Kategorie in der Liste, um sie zu bearbeiten.
- Wähle das entsprechende Konto und den Steuersatz aus den Auswahlfeldern.
- Die Änderung wird sofort gespeichert.
Zahlungsmittel: Ordne jedes Zahlungsmittel (Kasse, Kartenzahlung, etc.) einem Buchhaltungskonto zu – separat für Inland, EU und Drittländer.
- Klicke auf ein Zahlungsmittel, wähle die Konten aus und speichern erfolgt automatisch.
Manuelle Buchungen: Ordne Buchungsvorlagen zu Konten zu.
- Klicke auf eine Vorlage und wähle das Konto.
Kassen & Gutscheine: Ordne jede Kasse und Gutschein-Besteuerung zu einem Konto zu.
- Klicke auf eine Kasse, wähle das Buchhaltungskonto und den Steuersatz für Gutscheine.
Lieferanten: Ordne Lieferanten den Buchhaltungskonten zu, auf denen ihre Eingangsrechnungen landen sollen.
- Klicke auf einen Lieferanten und wähle das Konto aus.
Aufbau des Steuerberater-Portals
Das Portal hat oben mehrere Registerkarten, die nach Funktion gruppiert sind:
Belege
- Buchhaltungsexporte: Zeigt, welche Zeiträume bereits exportiert wurden und welcher Status vorliegt
- Eingangsrechnungen: Liste der Ausgaben mit Download-Möglichkeit
- Ausgangsrechnungen: Alle Verkaufsrechnungen
Finanzen
- Kassendaten: Tagesabschlüsse mit Bestandszahlen
- Bankbewegungen: Alle Kontoauszugsbuchungen
- Offene Posten: Rechnungen, deren Zahlung noch aussteht
- Mitarbeiterumsätze: Umsatz nach Mitarbeitern gruppiert
Einstellungen
- Kontenplan: Alle Buchhaltungskonten
- Kontenzuordnung: Zuordnungen von Verkaufs- und Zahlungsdaten zu Konten
- Export-Buchungsregeln: Erweiterte Einstellungen für die Buchhaltungsanbindung
- Stammdaten: Kostenstellen und Steuersätze
Was danach passiert
Sobald du die Einstellungen gespeichert hast, nutzt weboffice sie beim Erstellen und Exportieren von Buchhaltungsdaten. Bei Zahlungen, Ausgaben und anderen Transaktionen werden automatisch die richtigen Konten und Steuersätze verwendet.
Die Zuordnungen wirken sich auch auf die Rechnungserfassung aus: Wenn du eine Ausgabe oder einen Verkauf einträgst, pre-füllt weboffice die Felder anhand dieser Einstellungen.
Tipps und Hinweise
- Konten vor Zuordnungen anlegen: Richte zuerst die Konten ein, bevor du sie den Kategorien und Zahlungsmitteln zuordnest.
- Archivieren statt löschen: Archivierte Konten tauchen in neuen Buchungen nicht mehr auf, können aber nicht versehentlich gelöscht werden. Das ist sicherer für ältere Belege.
- Änderungen wirken sich nur auf neue Buchungen aus: Wenn du eine Zuordnung änderst, beeinträchtigt das keine bereits erfassten Transaktionen.
- Steuercode optional: Der BMD Steuercode wird nur beim Export in bestimmte Steuersoftware genutzt. Wenn du diesen Export nicht brauchst, kannst du das Feld leer lassen.