Eine Inventur durchführen

Mit einer Inventur zählst du deinen tatsächlichen Lagerbestand und vergleichst ihn mit dem Bestand im System. Das ist wichtig, um Schwund oder Überschüsse zu erkennen. Du kannst eine Komplettinventur machen, nur bestimmte Artikel oder Kategorien prüfen oder eine Stichprobeninventur durchführen.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste den Bereich Lager und wähle Inventur.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Anzeigen von Lagerbeständen. Außerdem muss mindestens ein Lager in deinem System vorhanden sein.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt dir eine Liste aller Inventuren. Jede Zeile enthält die Inventurnummer, das Erstellungsdatum, wann zuletzt bearbeitet wurde, wer sie erstellt hat, welche Positionen bereits erfasst sind, wie viele Artikel geprüft werden, den Lagernamen und den Status der Inventur.

So gehst du vor

Klicke auf die Schaltfläche Neu hinzufügen, um eine neue Inventur zu starten.

Ein Fenster öffnet sich mit der Registerkarte Informationen.
Wähle im Feld Lager das Lager aus, das du inventarisieren möchtest.
Wähle unter Art der Inventur aus, wie du vorgehen möchtest:
- Manuelle Inventur: Du fügst Artikel manuell hinzu und erfasst die gezählten Mengen.
Je nach Art der Inventur werden zusätzliche Felder sichtbar. Bei einer Teilinventur kannst du dort Kategorien auswählen, damit nur Artikel aus diesen Kategorien geprüft werden.
Klicke auf Weiter.

Die Inventur wird gespeichert. Jetzt siehst du die Seite zum Erfassen der Positionen. Die Tabelle zeigt Spalten für Artikelnummer, Artikelname, Ist-Lagerstand (was du gezählt hast), Soll-Lagerstand (was das System kennt), wer den Artikel hinzugefügt hat und den Status (OK, Lagerschwund oder Lagerüberschuss).
Füge die zu prüfenden Artikel hinzu. Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

Artikel manuell hinzufügen: Klicke auf Artikel hinzufügen, wähle die gewünschten Artikel aus und bestätige die Auswahl.

Mit Barcodescanner: Scanne den Barcode eines Artikels ein. Das System sucht den Artikel automatisch und fügt ihn zur Liste hinzu. Wenn der Artikel noch nicht erfasst ist und keine Bestandsverfolgung aktiviert hat, fragt das System nach, ob es diese aktivieren soll.
Trage in der Spalte Ist-Lagerstand die Menge ein, die du gezählt hast.

Das Feld ist leer, bis du hier einen Wert eingibst. Der Soll-Lagerstand wird automatisch angezeigt und ist nicht bearbeitbar. Der Status wird farbig markiert: grünes Häkchen = stimmt überein, rote Abwärtspfeil = Schwund (gezählte Menge kleiner als Systembestand), blauer Aufwärtspfeil = Überschuss (gezählte Menge größer als Systembestand), Fragezeichen = Lagermenge unbekannt.
Wiederhole Schritt 5 und 6, bis du alle Artikel gezählt hast.

Um eine Position wieder zu löschen, klicke auf das Papierkorb-Symbol in der entsprechenden Zeile und bestätige die Sicherheitsabfrage.
Klicke auf Inventur abschließen, wenn alle Positionen erfasst sind.

Das System fragt zur Bestätigung nach. Nach dem Abschluss werden die gezählten Mengen als neue Systembestände in das Lager übernommen.

Was danach passiert

Die Inventur ist jetzt abgeschlossen und die Bestände im System wurden angepasst. Du kannst die Inventur danach nicht mehr bearbeiten – sie dient nur noch als Dokumentation.

Alle Abweichungen (Schwund oder Überschuss) wurden damit ausgeglichen. Der Status der Inventur ist nun abgeschlossen.

Tipps und Hinweise

Artikel fehlt beim Scannen: Wenn du einen Artikel scannst, der noch nicht im System vorhanden ist, kannst du ihn direkt anlegen. Das neue Produkt wird dann sofort zur Inventur hinzugefügt.
Bestandsverfolgung: Manche Artikel haben die Bestandsverfolgung möglicherweise deaktiviert. Das System fragt nach, ob es sie aktivieren soll – das ist meist sinnvoll, um den Bestand in Zukunft zu verfolgen.
Positionen überprüfen: Schau dir vor dem Abschließen alle Positionen an und prüfe, ob Schwund- oder Überschussmeldungen plausibel sind. Nach dem Abschluss können diese nicht mehr korrigiert werden.
Stichprobeninventur: Wenn du eine Stichprobeninventur durchführen möchtest, wähle die entsprechende Art der Inventur und gib die Anzahl der zu prüfenden Artikel an.